La gestion des temps dans les PME : Pourquoi s'équiper d'un logiciel RH ?

Votre PME est en pleine croissance mais votre gestion RH est-elle adaptée? Vos fichiers Excel atteignent leurs limites ?
Vous voulez en finir avec les demandes de congés sur papier ? Vous perdez trop de temps dans les ressaisies de données ? Les fiches de paies ne sont pas toujours justes ?

Que vous soyez manager, responsable RH ou salarié, de nombreuses questions se posent aujourd’hui sur la gestion des temps pour les PME. Une PME a les mêmes besoins que les grandes organisations en terme de gestion des temps et des plannings.

Qu’est-ce que la gestion des temps de travail?

La gestion des temps entre dans le champ de la gestion administrative du personnel pour le contrôle des temps de travail, le suivi des présences, des absences et des activités des salariés. La gestion des temps est primordiale pour mesurer la rentabilité d’une entreprise. Elle est pourtant chronophage mais peut facilement être automatisée par un logiciel de gestion RH dédié. Les activités de gestion des temps englobent de nombreuses tâches :

Le suivi des temps de travail, des heures supplémentaires, des heures de délégation, …
La gestion des temps de présence et des pauses
La gestion des absences : congés, RTT, récupération, congés spéciaux
Le suivi analytique des activités et heures passées par tâches
Le calcul des compteurs individuels pour chaque salarié
Le calcul et l’intégration des éléments variables de paie
L’organisation des plannings et des équipes
Etc.

Les enjeux de la gestion des temps pour les PME

L’installation d’un logiciel RH aide les PME à respecter la règlementation en matière de temps de travail. Il permet d’appliquer et de contrôler les règles du droit du travail, de la convention collective ou encore des accords d’entreprise. Il permet également d’automatiser un certain nombre de tâches récurrentes. Il libère ainsi du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. Ces enjeux sont très concrets pour des entreprises de petite taille ou taille moyenne : la personne en charge des RH dans une PME occupe souvent bien d’autres fonctions.

Fiabiliser les données

Supprimer les doubles saisies, les risques d’erreur, la perte de temps. Automatiser le calcul des éléments variables de paie avec des règles fiables. Tracer les données RH et produire des données opposables en cas de contrôle des organismes.

Gagner du temps

Décentraliser certaines tâches de plannings auprès des managers de terrain. Donner accès aux informations RH de leur équipe. Supprimer les formulaires papiers, dématérialiser la gestion des absences. Accéder aux portails salarié ou manager sur smartphone.

Améliorer la productivité

Automatiser les liens avec la paie ou avec tout autres logiciels ou applications professionnelles. Trouver l’information rapidement, la partager simplement. Eviter les échanges d’e-mail ou appels téléphoniques inutiles

Maîtriser les coûts

Créer des plannings en lien avec la charge de travail. Réaliser un suivi analytique des temps de travail. Assurer la légalité des plannings et des heures travaillées. Suivre facilement les heures supplémentaires, astreintes, heures majorées, …

Logiciel SIRH en PME, quand dois-je m’équiper ?

Petite, moyenne ou grande entreprise, lorsqu’une organisation évolue, elle ressent le besoin de structurer ses processus RH. L’installation d’une solution SIRH est alors nécessaire pour piloter efficacement ses ressources humaines. Pour une PME, quand doit-elle s’équiper d’un logiciel de gestion des temps ?

Dans les phases de croissance des effectifs : pour rendre les processus RH plus efficaces et gagner du temps.
Lors de la mise en place d’un nouvel accord d’entreprise ou de la modification importante de la législation du droit du travail (nouveaux aménagements de temps de travail, nouveau règlement pour les heures supplémentaires…).
Pour améliorer le contrôle de gestion RH : suivi analytique des temps de travail, maîtrise des heures supplémentaires, réduction de l’intérim, …
Pour moderniser sa gestion RH : dématérialiser les demandes de congés sur mobile, mettre en place un portail RH en self-service pour les salariés, accès mobile pour les managers aux informations de gestion des temps et planning, etc.
Pour compléter son SIRH : par exemple son logiciel de paie, qui ne couvre plus les besoins de l’entreprise.

Les logiciels de gestion des temps et des activités sont destinés à tous les acteurs de l’entreprise : salariés, managers, DRH, gestionnaire de paie, contrôle de gestion. Pour favoriser l’adoption du logiciel et accompagner le changement, il est impératif d’opter pour un logiciel RH ergonomique, facile à utiliser et mobile.