L’entretien d’évaluation, souvent appelé « entretien annuel » ou « entretien de performance », est une pratique courante au sein des entreprises. Il joue un rôle crucial dans l’amélioration de la performance des salariés, le renforcement de leur engagement et la réalisation de leurs objectifs. Dans cet article, nous allons explorer en détail les entretiens d’évaluation et leurs principaux enjeux. Nous vous donnerons les principales étapes pour mener un entretien d’évaluation en tant que Manager. En bonus, vous trouverez dans cet article une trame d’entretien personnalisable à télécharger gratuitement !
1. Qu’est-ce qu’un Entretien d’Évaluation ?
Les entretiens d’évaluation sont des rencontres périodiques entre les collaborateurs et leurs managers pour discuter des performances de l’année, établir des objectifs futurs et favoriser le développement professionnel. Ce sont des temps d’échanges privilégiés qui doivent être préparés avec soin par les différentes parties prenantes.
L’entretien d’évaluation est facultatif. En principe, il a lieu tous les ans, mais l’employeur peut prévoir une autre périodicité. L’entretien d’évaluation diffère de l’entretien professionnel qui doit quant à lui être organisé tous les 2 ans de façon obligatoire. Leur finalité est également bien distincte. En effet, l’entretien professionnel permet de faire le point sur l’évolution professionnelle du salarié.
Comme son nom l’indique, l’entretien d’évaluation a pour finalité d’évaluer les performances du salarié. Il permet notamment de reconnaître les réalisations et les points forts du collaborateur, et d’identifier des axes de progression. Enfin, l’entretien d’évaluation est l’occasion d’établir les objectifs professionnels pour le collaborateur.
2. Les enjeux de l’entretien d’évaluation
Les entretiens d’évaluation sont chargés d’enjeux importants pour les salariés, les managers et l’entreprise dans son ensemble. Si leur organisation n’est pas obligatoire, il est fortement recommandé de les mettre en place au sein de l’entreprise.
Motivation et engagement
Les entretiens d’évaluation bien menés renforcent la motivation des collaborateurs en reconnaissant leurs réalisations et en fixant des objectifs clairs. Cela se traduit par un plus grand engagement envers leur travail et l’entreprise.
Développement professionnel
Dans le cadre de la GEPP, les entretiens d’évaluation permettent d’identifier les besoins de développement des compétences des collaborateurs. Cela peut conduire à la mise en place de formations et favorise la mobilité interne au sein de l’entreprise.
Rétention des talents
En favorisant l’écoute et l’échange au sein de l’entreprise, les entretiens d’évaluation contribuent à la rétention des talents. Les collaborateurs se sentent valorisés et sont plus susceptibles de rester au sein de l’entreprise.
Alignement des objectifs
Les entretiens d’évaluation annuels assurent que les objectifs individuels des salariés sont alignés sur les objectifs globaux de l’organisation, ce qui favorise la cohérence et l’efficacité.
3. Les étapes à suivre pour mener l’entretien d’évaluation en tant que Manager
L’entretien d’évaluation n’étant pas règlementé, sa forme est libre. Cependant, il est essentiel de préparer l’entretien en amont, afin de garantir des échanges constructifs et structurés. Une grille d’appréciation peut notamment servir de support à l’entretien afin de mesurer l’adéquation des aptitudes professionnelles du salarié aux exigences du poste.
Voici les grandes étapes à suivre pour bien mener un entretien d’évaluation en tant que Manager :
Etape 1 : Préparation approfondie
La préparation est la clé d’un entretien d’évaluation réussi. Avant la réunion, prenez le temps de rassembler toutes les informations pertinentes sur le salarié, y compris son CV, son historique de performance, ses objectifs précédents et ses réalisations notables. Examinez également les commentaires antérieurs et les évaluations de ses pairs, s’ils sont disponibles. Plus vous serez informé, plus l’entretien sera productif.
Etape 2 : Utilisation d’une trame d’entretien
L’utilisation d’une trame d’entretien structurée est une pratique recommandée pour assurer que l’entretien reste organisé et cohérent. Une trame d’entretien peut inclure les points clés à aborder, la grille d’évaluation, les questions spécifiques à poser et les objectifs à atteindre. Cela garantit une structure claire, une égalité de traitement entre les salariés et une certaine uniformité dans le déroulement des entretiens. De plus, une trame d’entretien permet aux managers de se préparer plus efficacement en se concentrant sur les points clés à discuter avec chaque salarié. Enfin, la trame sert également de document de référence pour noter les commentaires, les objectifs et les plans d’action discutés pendant l’entretien. Cela facilite la rédaction des comptes rendus et le suivi ultérieur.
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Etape 3 : Etablissement d’un cadre propice aux échanges
Il est primordial d’instaurer un cadre convivial, qui permettra au salarié de se sentir à l’aise pour s’exprimer. L’accueil de votre collaborateur est à soigner tout particulièrement. Dès le départ, vous devez instaurer un climat de confiance et une atmosphère agréable pour que le salarié se sente en confiance. Assurez-vous que la salle de réunion est calme et privée pour que les échanges restent confidentiels. Pensez également à désactiver les notifications de votre smartphone pour éviter les interruptions. Prévoyez suffisamment de temps pour la discussion afin d’éviter de vous précipiter. Il est également important de démarrer l’entretien en rappelant l’objectif de l’a réunion ainsi que son déroulement. Tous ces éléments favorisent une atmosphère rassurante. Ainsi, le salarié se sentira plus à l’aise, plus ouvert au partage, ce qui facilitera la communication.
Etape 4 : Bilan de l’année écoulée
L’entretien annuel est l’occasion d’effectuer un bilan pour évaluer la réalisation des objectifs par le collaborateur, identifier les éventuels problèmes et échanger sur des pistes d’amélioration. L’idéal est d’utiliser une grille préétablie que les deux parties (l’évaluateur et l’évalué) examinent et remplissent de la manière la plus objective possible.
L’évaluation du collaborateur dans son poste vise à vérifier que ce dernier effectue son travail correctement, dans les meilleures conditions possibles, et qu’il répond aux attentes du poste qu’il occupe. Elle permet également de mettre en lumière d’éventuelles difficultés et axes d’amélioration.
Cette évaluation comprend les éléments suivants :
- Mesure des résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés lors du dernier entretien d’évaluation : Le collaborateur présente son auto-évaluation à son supérieur, qui lui donne l’occasion de s’exprimer avant de partager sa propre perception. En cas de désaccord, les deux parties examinent la situation dans son contexte et analysent les faits précis, évitant ainsi tout jugement subjectif.
- Mesure des compétences nécessaires pour le poste occupé : Le Manager détermine le niveau de compétence de son collaborateur par rapport aux missions qui lui sont assignées (par exemple : expert / autonome / non maîtrisé)
Pour clôturer l’évaluation, il est essentiel de fournir un feedback constructif à votre collaborateur. Cela signifie valoriser ses points forts et célébrer ses succès, mais aussi aborder de manière constructive les domaines où des améliorations sont nécessaires. Utilisez toujours des exemples concrets pour illustrer vos propos, ce qui rendra le feedback plus compréhensible.
Etape 5 : Définition d’objectifs clairs
Lors de l’entretien individuel, il est capital d’établir des objectifs clairs et mesurables pour l’année à venir. En fonction des différents échanges, le manager définit avec l’aide de son collaborateur, les prochains objectifs. Voici quelques principes à suivre pour définir les objectifs :
- Limiter le nombre d’objectifs : Il est préférable de se concentrer sur un nombre limité d’objectifs, en mettant l’accent sur les plus importants et les plus motivants. Cela évite la dispersion et permet de maintenir la motivation sans être découragé par une liste trop longue d’objectifs.
- Utiliser le modèle SMART : Les objectifs doivent être spécifiques, mesurables, ambitieux, réalistes et temporels (SMART). Ils doivent être clairs, précis, adaptés au poste et aux compétences du collaborateur.
- Fixer des objectifs quantifiables : L’évaluation de la performance doit reposer sur des résultats mesurables et objectifs. L’accent doit être mis sur les résultats obtenus plutôt que sur les moyens mis en œuvre pour les atteindre.
En suivant ces principes, les managers et les collaborateurs peuvent collaborer de manière efficace pour définir des objectifs pertinents qui contribuent à l’amélioration continue de la performance et du développement professionnel.
Etape 6 : Pratique de l’écoute active
Pendant l’entretien, il est capital de faire preuve d’écoute active. Cela signifie écouter attentivement votre collaborateur, lui poser des questions pour approfondir sa réflexion et éviter de l’interrompre. L’écoute active montre que vous êtes attentif à ses préoccupations et que vous prenez au sérieux son point de vue. Elle repose également sur une observation fine des éléments du langage non verbal : ton utilisé, posture, gestuelle, position des bras, etc. Ces éléments sont de précieux indicateurs sur le ressenti de votre collaborateur. Il est important de faire preuve de bienveillance et d’empathie tout au long de l’entretien, et ne pas hésiter à reformuler certains points en cas d’incompréhension.
Etape 7 : Réaliser la synthèse de l’entretien
Même si ce n’est pas obligatoire pour l’entretien d’évaluation, il est fortement recommandé de rédiger une synthèse, qui récapitule l’ensemble des éléments discutés et des décisions prises au cours de la réunion. Cette synthèse inclut une évaluation, les aspects positifs, les domaines à améliorer, les engagements mutuels, et éventuellement la planification de prochaines rencontres. En outre, d’autres sujets peuvent être abordés, tels que le projet professionnel du collaborateur, les formations souhaitées, et les opportunités d’évolution, bien que ces aspects soient généralement traités lors de l’entretien professionnel.
L’entretien d’évaluation en bref :
En conclusion, les entretiens d’évaluation sont un outil puissant pour améliorer la performance des salariés et valoriser l’expérience collaborateurs. Les Managers doivent suivre des bonnes pratiques pour garantir que ces entretiens sont productifs et bénéfiques pour toutes les parties concernées. L’utilisation d’un SIRH pour la gestion des entretiens peut également simplifier le processus et contribuer à une gestion plus efficace des entretiens d’évaluation. En intégrant ces pratiques, les entreprises peuvent favoriser la croissance et la réussite de leurs collaborateurs, ainsi que la leur.
