Aujourd’hui, la transformation digitale est omniprésente dans le monde des entreprises. Elle redéfinit la façon dont les organisations gèrent leurs ressources humaines (RH) grâce à l’adoption d’outils SaaS (Software as a Service) spécialement conçus pour répondre aux besoins de la gestion des RH. Cependant, malgré l’énorme potentiel qu’offrent ces outils, un défi de taille persiste : comment s’assurer que les collaborateurs adoptent pleinement ces nouvelles technologies ? Dans cet article, Fortify explore les facteurs clés de succès pour réussir un projet de transformation digitale RH et favoriser l’adoption des nouveaux outils par les collaborateurs.
Transformation digitale RH : l’importance de la bonne adoption des outils
Selon une étude réalisée par Shortways en 2022, 92% des professionnels RH et SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) estiment qu’une mauvaise adoption du SIRH a un impact négatif sur la satisfaction des collaborateurs. De plus, près de 80% d’entre eux affirment que le manque d’appropriation de ces outils a des conséquences directes sur la qualité des données enregistrées dans le SIRH. Ces statistiques révèlent l’importance cruciale de l’adoption réussie des outils RH pour favoriser le bien-être des employés et la gestion efficace des données.
Parmi les différents types d’outils RH, ceux qui gèrent la gestion des temps et des activités (GTA) sont les plus susceptibles de rencontrer des difficultés d’adoption, selon 31% des répondants de l’étude. Les outils de gestion administrative ou Core RH arrivent en deuxième position avec 21%, suivis des portails self-service employé, cités par 16% des professionnels interrogés. Ces chiffres montrent que le défi de l’adoption ne se limite pas à un seul type d’outil, mais concerne une gamme variée de solutions RH.
Pourtant, l’adoption des outils RH, en particulier dans le cadre d’un projet SIRH est un élément absolument capital pour la réussite globale du projet. En effet, un SIRH peut être doté des fonctionnalités les plus avancées et puissantes, mais s’il n’est pas largement adopté par les utilisateurs finaux, ses avantages restent largement inexploités. Lorsque les collaborateurs intègrent pleinement ces systèmes dans leurs routines de travail, cela maximise l’efficacité opérationnelle, mais garantit également une utilisation optimale des fonctionnalités offertes par le SIRH. Cela se traduit par une gestion plus précise des données RH, une meilleure prise de décision basée sur des informations actualisées, et une réduction significative des tâches administratives chronophages. En fin de compte, l’adoption réussie des outils RH est le pilier sur lequel repose la réussite de la transformation digitale RH, et elle contribue de manière essentielle à l’amélioration de la gestion des ressources humaines au sein de l’entreprise.
Transformation digitale RH : facteurs clés de succès
Évaluation des besoins et des objectifs :
Avant de choisir un nouveau logiciel RH, il est essentiel de comprendre les besoins spécifiques de votre organisation et de définir des objectifs clairs pour la transformation. Il est capital d’impliquer les collaborateurs du service RH qui seront amenés à utiliser l’outil au quotidien dès le lancement du projet. Cette implication va fortement favoriser leur adhésion au projet. Pour cela, vous pouvez organiser des ateliers de travail ou encore des enquêtes pour recueillir leurs besoins et connaitre leurs difficultés au quotidien.
Sélection de l’outil approprié :
Une fois que vous avez identifié vos besoins, il est essentiel de choisir une solution SaaS qui répond non seulement aux besoins actuels de votre organisation, mais qui est également flexible et évolutive pour s’adapter aux besoins futurs. Il est nécessaire d’impliquer activement les parties prenantes clés dans le processus de sélection. Cela inclut les professionnels des RH, les managers et les membres de l’équipe informatique. Leur contribution permettra de garantir que l’outil choisi est adapté aux besoins de tous les utilisateurs.
Pour être sûr de faire le choix le plus approprié, menez une recherche approfondie pour identifier les options les plus pertinentes. Consultez des avis d’utilisateurs, comparez les fonctionnalités et les tarifs, et prenez en compte la réputation des fournisseurs. Avant de prendre une décision finale, demandez des essais ou des démonstrations des outils que vous envisagez. Cela permettra aux utilisateurs potentiels de se familiariser avec l’interface et les fonctionnalités, ce qui peut faciliter l’acceptation ultérieure.
Communication transparente :
Comme dans tout projet, l’introduction d’un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) entraînera des changements au sein de votre organisation. Vous devrez élaborer une stratégie de gestion du changement, centrée principalement sur la communication. En effet, le SIRH concerne une grande variété de services au sein de l’entreprise, de la gestion de la paie au recrutement en passant par la formation, entre autres.
Comme c’est souvent le cas lors de tout changement, il est possible que vous rencontriez de la résistance de la part de certains membres de votre équipe. Pour obtenir leur adhésion au projet, il est essentiel de maintenir une communication transparente. La communication relative au projet doit être concise, compréhensible et accessible à tous les niveaux de l’organisation. Il est important d’expliquer clairement l’objectif de l’implémentation de cet outil et les avantages qu’il apportera. Par exemple, simplifier la gestion des congés, accélérer le remboursement des notes de frais, et ainsi de suite.
Formation des utilisateurs
Pour assurer une bonne prise en main du SIRH il est essentiel de passer par une phase de formation des utilisateurs. Les administrateurs doivent être formés de manière approfondie sur l’utilisation et l’administration des différents modules.
Chez Fortify, tout projet inclue la formation des administrateurs. Nos formations sont dispensées par notre organisme de formation certifié Qualiopi. Elles s’adressent aux membres du groupe projet, en charge de l’administration des solutions.
Il est également capital de guider les collaborateurs à l’utilisation des outils RH. Afin d’accompagner au mieux les utilisateurs, n’hésitez pas à leur communiquer des documents clé en main qui faciliteront la prise en main de la solution (tutoriels, guide d’utilisation…)
Support technique et accompagnement
Lorsque vous investissez dans une solution, il est crucial de pouvoir compter sur un support client fiable qui vous accompagnera tout au long de l’utilisation de celle-ci. Avec Fortify, vous bénéficiez d’un support technique de qualité, et la possibilité de mettre en place un accompagnement métier approfondi.
Vous pourrez ainsi compte sur l’accompagnement au quotidien de nos consultants sur toutes vos questions liées à la paie, à la gestion sociale et aux ressources humaines. Contrairement à une simple hotline, le service Fortify vous offre un suivi sur mesure assuré par une équipe d’experts basée entièrement en France.
Appui des managers
Enfin, les managers jouent un rôle central dans l’adoption réussie d’un nouvel outil RH. Ils doivent être partie prenante dans la transition en montrant l’exemple, en utilisant activement l’outil et en encourageant leurs équipes à faire de même. Ils doivent également être à l’écoute des préoccupations de leurs collaborateurs et les soutenir tout au long du processus.
Transformation digitale RH : en route vers le succès !
En conclusion, la transformation digitale des RH est une étape nécessaire pour rester compétitif dans un monde en constante évolution. Cependant, son succès repose en grande partie sur l’adoption effective des outils par les collaborateurs. En suivant les étapes clés d’un projet de transformation digitale RH, les organisations peuvent augmenter leurs chances de réussite et maximiser les avantages de ces nouvelles technologies.
