L’expérience collaborateur démarre dès les premiers pas du salarié au sein de l’entreprise. Il est en effet capital de bien accueillir vos salariés pour faciliter leur intégration et leur montée en compétences. La plupart des entreprises en ont bien conscience et sont en quête de solutions pour optimiser l’accueil de leurs collaborateurs. Dans cet article, Fortify vous présente les enjeux de l’onboarding ainsi que les avantages apportés par une solution digitale pour l’accueil de vos salariés.

Les enjeux de l’onboarding : quelques chiffres

Par définition, l’onboarding est l’art de bien accueillir ses nouveaux collaborateurs par des processus clairs et bien définis. A l’ère de la « guerre des talents » ses enjeux sont devenus essentiels. En effet, selon une étude Workelo de 2019, 45% des démissions ont lieu la première année. Une recrue qui passe par un processus d’onboarding complet aurait environ 58% de chances de plus de rester au sein de la société selon cette même étude. Ces chiffres démontrent qu’un accueil efficace est un atout pour la rétention et la fidélisation des talents.

Par ailleurs, un Onboarding raté peut entraîner des conséquences économiques non négligeables pour l’entreprise. Selon Workelo, le coût d’un « mauvais » onboarding peut coûter entre 100% et 300% du salaire de l’employé à l’entreprise si l’on cumule les coûts directs et indirects soit environ 7 000 €. A cela vient également s’ajouter le temps humain dédié au recrutement du collaborateur et la gestion administrative lors de son arrivée.

Enfin, il faut savoir qu’un nouvel employé met en moyenne 6 à 8 mois avant d’être pleinement opérationnel. La période d’intégration étant déterminante pour la montée en compétences du collaborateur, il ne faut surtout pas la négliger. D’après l’étude Workelo, un collaborateur ayant suivi un parcours d’intégration complet et personnalisé peut réduire de moitié le temps nécessaire à sa montée en compétences.

Digitalisation du Onboarding : les avantages

La crise sanitaire que nous avons traversé ces dernières années a conduit les entreprises à changer leur mode de fonctionnement. Elles ont notamment dû trouver de nouveaux outils pour accueillir les salariés à distance. Ainsi, de nombreuses entreprises ont mis en place des solutions digitales pour simplifier l’intégration de leurs nouvelles recrues.

L’onboarding digital présente en effet de nombreux avantages :

1. Faciliter la gestion administrative

La condition sinequanone pour réussir le Onboarding de vos futures recrues est l’anticipation. Pour cela, il est capital de bien gérer votre pré-onboarding, c’est-à-dire le moment situé entre la proposition de poste et le premier jour du collaborateur. Cela passe par une gestion administrative fluide et réactive.

Un SIRH disposant d’un module Onboarding vous permettra d’automatiser ce processus grâce à son interface de suivi des tâches totalement personnalisable. Il permet par exemple de gérer les différentes tâches afférentes aux onboarding, par exemple :

  • Etablissement de la DPAE par les services RH
  • Préparation et remise du matériel IT par le service technique
  • Annonce de l’arrivée du futur collaborateur par le service communication
  • Organisation d’une réunion d’équipe par le manager

Les différents acteurs seront alors notifiés par mail de leur rôle et de l’échéance des tâches à réaliser. Le suivi administratif sera ainsi facilité et les services RH gagneront du temps pour se consacrer à des missions à forte valeur ajoutée.

Cette anticipation est capitale pour éviter les imprévus et faire en sorte que le collaborateur se sente attendu par l’entreprise. Le jour de la prise de poste, il est notamment essentiel que le collaborateur dispose d’un poste de travail opérationnel avec tout le nécessaire pour travailler de manière efficace : ordinateur avec identifiants et adresse e-mail configurés, logiciels installés, ligne téléphonique active, badge et fournitures prêts à l’emploi, etc.

2. Fluidifier la communication avec le nouveau collaborateur

Le second enjeu d’un onboarding efficace est de bien gérer la communication avec votre nouvelle recrue. Grâce au module Self-Onboarding disponible sur notre solution RH, vous avez la possibilité de donner un accès au portail RH à votre collaborateur en quelques clics. Ce dernier recevra automatiquement un mail de bienvenue avec les identifiants pour se connecter à son espace personnel sécurisé. Il aura la possibilité de :

  • compléter sa fiche salariée et ses informations personnelles (adresse, numéro de Sécurité Sociale, téléphone …),
  • uploader ses documents administratifs (RIB, carte d’identité…)
  • consulter divers documents internes (livret d’accueil, trombinoscope, règlement intérieur…)
  • signer des documents éventuels avec la signature électronique

La communication en amont de son arrivée sera ainsi facilitée par cette solution digitale disponible sur PC, tablette ou smartphone.

3. Créer du lien avec le nouveau collaborateur

Il faut garder à l’esprit que les premiers jours ont une importance capitale, il est donc essentiel de faire une bonne impression au nouveau collaborateur ! Pour cela, il est fortement recommandé d’impliquer les équipes dans l’intégration de leur futur collègue. Vous pouvez notamment vous appuyer sur votre réseau social interne pour communiquer sur l’arrivée de votre nouvelle recrue afin de commencer à créer du lien. Tout au long de l’intégration, pensez à favoriser les moments d’échange formels et informels, que ce soit à distance ou en présentiel. Ils aideront à mettre le nouvel employé en confiance et à s’intégrer dans l’équipe. Vous pouvez également assigner une personne référente au sein de l’entreprise pour accompagner la nouvelle recrue lors de ses premiers pas dans l’entreprise.

Enfin, n’hésitez pas à mettre en place un « Welcome kit », qui peut être virtuel ou physique. L’objectif : proposer une expérience collaborateur positive à vos nouvelles recrues. Le contenu est totalement libre. Cela peut être par exemple, un livret d’accueil, un trombinoscope, un guide des outils utilisés par l’entreprise, mais aussi des goodies, des fonds d’écrans aux couleurs de l’entreprise… Tout ceci contribuera à la création du sentiment d’appartenance.

4. Faciliter le suivi et l’accompagnement du collaborateur

Une fois intégré dans l’entreprise, la digitalisation assure également un suivi du nouveau collaborateur et facilite son accompagnement grâce à l’établissement d’un parcours onboarding défini en amont. Vous pouvez ainsi organiser un planning d’intégration qu’il pourra retrouver facilement sur son agenda digital. Ainsi, le  collaborateur disposera d’une visibilité sur ce qui l’attend les premières semaines (visite des locaux, présentation aux équipes, déjeuner d’équipe, formations…).

Le suivi du collaborateur par le manager est également essentiel, dès son arrivée jusqu’à la fin de sa période d’essai. Des feedbacks doivent ainsi être organisés de façon régulière. Ils sont l’occasion de recueillir ses impressions, de répondre à ses éventuelles questions pour l’accompagner au mieux dans sa prise de poste. La mise en place d’un SIRH avec une solution onboarding intégrée vous permet notamment de prévoir plusieurs points d’étape avec votre salarié et d’être notifié en amont pour ne manquer aucune échéance.

Enfin, les outils numériques peuvent vous aider à évaluer la progression de vos nouveaux employés et à recueillir leurs commentaires en temps réel. A la clé : un gain de temps pour les managers et les services RH et des collaborateurs qui se sentent écoutés et impliqués dans l’entreprise !

Selon Digiworks, 63% des professionnels des ressources humaines estiment que la digitalisation de la fonction leur permettra d’améliorer de façon continue le service qu’ils apportent aux salariés.

5. Un appui à la formation du nouveau collaborateur

Le digital peut également être un véritable appui à la formation du nouveau collaborateur. Le digital learning est en effet un moyen efficace de transmettre des connaissances à distance. Les formations en ligne peuvent ainsi être utilisées pour fournir des informations sur l’entreprise, les processus et les outils de travail. L’avantage : elles peuvent être facilement accessibles à tout moment, ce qui permet aux nouveaux employés de suivre la formation à leur propre rythme. Bien entendu, les formations virtuelles doivent être utilisées en complément, mais ne peuvent pas remplacer la formation « humaine » qui est essentielle à une bonne intégration de la nouvelle recrue.

L’Onboarding digital en bref

L’utilisation d’outils numériques peut aider les entreprises à mettre en place un processus d’onboarding efficace et réussi. En utilisant les solutions digitales à leur disposition (SIRH, formation en ligne, réseau social d’entreprise…), les entreprises peuvent fournir aux nouveaux employés une expérience d’onboarding positive, tout en augmentant leur productivité, leur engagement et leur fidélisation.