Tout savoir sur les congés payés : la FAQ

La période estivale est arrivée… et avec elle les départs en congé de vos salariés. Il est temps de (re)faire le point sur vos connaissances en matière de gestion des congés payés et sur les obligations légales qui vous incombent en tant qu’employeur. En effet, celle-ci peut parfois s’avérer complexe et les services RH doivent faire face à de nombreuses questions.

Quelles sont les règles liées à la pose des congés ? Comment fixer les jours de congés de vos salariés ? Comment sont établies les indemnités de congés payés ? En quoi consistent les jours de fractionnement ?

Révisez vos connaissances sur les congés avec notre FAQ dédiée !

Comment fonctionnent les congés payés ?

Tout salarié a droit chaque année à des congés payés quel que soit son contrat de travail (CDI, CDD ou contrat d’intérim), son temps de travail (à temps plein ou temps partiel) et son ancienneté.

Pendant ces jours de repos, le salarié perçoit une indemnité de congés payés à la date habituelle de paiement du salaire.

Les salariés acquièrent des jours de congés payés chaque année en fonction de leur temps de travail effectif sur une période de référence.

Deux méthodes de calcul des congés payés sont possibles :

• 2,5 jours par mois, soit 30 jours par an en jours ouvrables ;
• 2,08 jours par mois, soit 25 jours par an en jours ouvrés.

Si la méthode en « jours ouvrés » est retenue, le mode de calcul doit alors garantir au salarié des droits à congés au moins égaux à ceux calculés en jours ouvrables.

💡 Bon à savoir :

• Un salarié peut prendre ses congés dès l’embauche avec l’accord de l’entreprise. En effet, depuis le 1er janvier 2017, un employé a le droit de demander des congés dès lors qu’il les a acquis. Il n’a plus à attendre le début de la période d’acquisition pour prendre des jours de congé.
• Lorsque le nombre de jours de congés acquis n’est pas un nombre entier, la durée du congé est portée au nombre entier immédiatement supérieur.
• Les salariés à temps partiel bénéficient des mêmes droits que les salariés à temps plein. Le nombre de jours de congés n’est pas réduit à proportion de leur temps de travail. Les jours de congés pris sont déduits de la même manière que pour un salarié à temps plein sans tenir compte des jours non travaillés ou travaillés partiellement.

Qu’est-ce que la période de référence donnant droit aux congés payés ?

La période de référence, pour l’acquisition des congés payés, est fixée du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. Certaines conventions collectives ou accords d’entreprise peuvent fixer une date de départ différente.

💡A noter :

Certaines entreprises ont l’obligation de s’affilier à une caisse de congés payés (entreprises des secteurs du BTP, des spectacles…). Dans ce cas, la période de référence est fixée du 1er avril de l’année précédente au 31 mars de l’année en cours.

Qu’est ce que le temps de travail effectif ?

Le code du travail définit le temps de travail effectif comme « le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles. »

Certaines absences du salarié sont assimilées à du temps effectif de travail, elles sont alors prises en compte dans le calcul des congés payés.

Quels sont les jours supplémentaires de congés ?

Congés supplémentaires prévus par les dispositions conventionnelles

Des dispositions conventionnelles (convention collective, accord collectif, accord de branche…), le contrat de travail ou un usage peuvent prévoir un calcul des congés plus favorable que la durée légale.

La convention collective ou un accord d’entreprise peuvent par exemple augmenter la durée de congé en fonction de l’âge, de l’ancienneté ou du handicap du salarié.

Congés supplémentaires pour enfants à charge

Tout salarié de plus de 21 ans au 30 avril de l’année précédente bénéficie de 2 jours de congés payés supplémentaires par enfant à charge dans la limite de 30 jours ouvrables de congés. Les conditions pour en bénéficier sont les suivantes :

• L’enfant doit vivre au foyer
• Il doit avoir mois de 15 ans au 30 avril de l’année en cours
• Aucune condition d’âge si l’enfant est en situation de handicap

Tout salarié de moins de 21 ans au 30 avril de l’année précédente bénéficie de 2 jours de congés supplémentaires par enfant à charge. Si le congé acquis ne dépasse pas 6 jours, le congé supplémentaire est réduit à 1 jour.

💡 A noter :

Tout salarié âgé de moins de 21 ans au 30 avril de l’année précédente a droit, s’il le demande, a un congé de 30 jours ouvrables (congés annuels et supplémentaires cumulés). Les jours pris au-delà des jours acquis ne seront pas indemnisés.

Comment l’employeur fixe les dates des congés payés ?

La période de prise des congés payés peut s’étendre ou non sur toute l’année.

La période de prise des congés payés est fixée :

• Soit par la convention collective ou un accord d’entreprise
• Soit, en l’absence de convention ou d’accord, par l’employeur, après avis du CSE

Elle est portée à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant l’ouverture de la période, idéalement par affichage.

Dans tous les cas, elle comprend obligatoirement la période légale du 1er mai au 31 octobre.

Sur la Période du 1er mai au 31 octobre

Le salarié doit prendre un congé d’au moins 12 jours ouvrables (soit 2 semaines).

Ce congé doit être pris en continu. Il ne peut pas être fractionné.

💡 A noter :

La responsabilité de l’employeur peut être mise en cause s’il n’impose pas la prise des congés payés. En effet, il a l’obligation de veiller à la santé et à la sécurité des salariés et à ce titre ils doivent prendre leurs congés. Sa faute inexcusable pourrait être engagée en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle.

Combien de jours de congés payés peut-on poser en une fois ?

Le salarié ne peut pas poser plus de 24 jours ouvrables de congés consécutifs (soit 4 semaines).

C’est ce qu’on appelle le congé principal. La 5ème semaine de congés doit quant à elle être prise en dehors de la période légale.

Toutefois, l’employeur peut accorder au salarié un congé plus long si le salarié justifie :

• Soit de contraintes géographiques particulières – cas des salariés étrangers
• Soit de la présence au sein du foyer d’une personne handicapée ou d’une personne âgée en perte d’autonomie

En quoi consistent les jours de fractionnement ?

Si le congé principal n’est pas pris dans son intégralité durant la période légale de prise de congés (du 1er mai au 31 octobre), celui-ci est alors fractionné (c’est-à-dire pris en plusieurs fois).

Dans ce cas, le salarié peut bénéficier de jours de congés supplémentaires dits jours de fractionnement, selon les conditions suivantes :

• Un jour de congé supplémentaire est attribué au salarié qui prend entre trois et cinq jours de congés en dehors de la période du 1^er mai au 31 octobre.
• Deux jours ouvrables de congés supplémentaires sont attribués au salarié qui prend six jours ou plus de congés en dehors de la période du 1^er mai au 31 octobre.

C’est la convention collective ou l’accord d’entreprise ou d’établissement qui fixent les règles d’application des jours de fractionnement.

Qui fixe la date des départs en congés ?

La date des départs en congés est fixée :

• Soit par la convention collective ou un accord d’entreprise
• Soit, en l’absence de convention ou d’accord, par l’employeur, après avis du CSE

La règle de prise des congés payés visant à établir un ordre de priorité parmi les salariés est établie en fonction de :

• leur ancienneté ;
• leur situation familiale (les comptabilités avec les congés du conjoint ou du partenaire pacsé, garde d’un enfant, d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie)
• l’activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

Le processus de pose de congés :

• Le salarié informe l’employeur des dates de congés qu’il souhaite prendre.
• L’employeur peut refuser d’accorder au salarié les dates de congés souhaitées.
• Le congé est alors pris à une autre date.

💡 A noter :

Si le congé est accepté, l’employeur ne peut pas changer les dates de congés du salarié. Sauf, en cas de circonstances exceptionnelles (entreprise devant faire face à une commande exceptionnelle, remplacement d’un salarié décédé, etc.), l’employeur peut reporter les congés du salarié. L’employeur doit alors avertir le salarié au moins 1 mois avant le report.

💡 Bon à savoir :

Les conjoints ou partenaires liés par un Pacs travaillent dans une même entreprise ont droit à un congé simultané.

L’employeur peut-il imposer la pose de congés aux salariés ?

L’employeur peut imposer au salarié de prendre des jours de congés en cas de fermeture temporaire de l’entreprise.

La date des départs en congés est communiquée à chaque salarié, par tout moyen, au moins 1 mois à l’avance, dans les locaux normalement accessibles aux salariés.

Comment est calculée l’indemnité de congé payé ?

Pendant son congé, le salarié perçoit une indemnité de congés payés. Celle-ci peut être calculée de deux façons :

• La méthode du 10ème : l’indemnité de congés payés est égale à 1/10e de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence
• Le maintien du salaire : l’indemnité de congés payés est égale à la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait continué à travailler.

C’est le montant le plus avantageux pour le salarié qui est payé.

💡 A noter :

Toutes les sommes ayant le caractère de salaire sont prises en compte pour déterminer l’indemnité de congés payés (salaire de base, prime d’ancienneté, prime d’assiduité, etc.).

Qu’est ce que l’indemnité compensatrice de congés ?

Dans certains cas, les salariés ne peuvent exercer leur droit aux congés. Ils ont alors droit à des indemnités compensatrices. C’est par exemple le cas des salariés dont le contrat est rompu, des salariés intérimaires ou en CDD. Le montant de cette indemnité compensatrice de congés payés est alors équivalent à l’indemnité de congés payés.

Les congés payés non pris peuvent-ils être reportés ?

Le report de congés d’une année sur l’autre n’est pas admis, sauf cas exceptionnels :

• l’employeur autorise le report à la demande du salarié ;
• le salarié est en arrêt maladie, congé maternité ou est victime d’accident du travail ;
• la perte du bénéfice de ces congés est due à une faute de l’employeur.

Le report des congés doit rester exceptionnel et limité à un nombre de jours réduit, la règle étant la prise d’au moins 4 semaines de congés par an.

Comment simplifier la gestion des congés de vos salariés ?

La gestion des congés et absences est une tâche fastidieuse pour les services RH. Afin de gagner du temps et d’assurer votre conformité réglementaire, le digital peut fortement vous aider. Notre logiciel de gestion des congés et absences permet notamment :

• De gérer tous types d’absences (congés payés, RTT, congés sans solde, congé maternité…)
• De définir un workflow de validation personnalisé en fonction de votre organisation
• D’appliquer vos propres règles de gestion, quelle que soit votre CCN ou votre accord de branche
• De calculer automatiquement le droit à congés de vos salariés
• De transférer facilement les congés & absences vers la paie
• D’automatiser le suivi des congés et absences en fonction de vos règles spécifiques