Coffre-fort numérique sécurisé
Dématérialisez l’envoi des bulletins de paie et documents RH !
Fini l’envoi des bulletins de paie par email ! Avec Fortify, adoptez une solution de stockage sécurisé et conforme au RGPD pour les bulletins de paie et documents RH.
Notre coffre-fort numérique vous permet de conserver et distribuer en toute sécurité les bulletins de salaire, contrats et documents administratifs. Grâce à une plateforme en ligne certifiée, vous assurez conformité légale, accessibilité et protection des données pour vos collaborateurs.
Bulletins de paie dématérialisés : que dit la loi ?
Trop souvent, les documents sensibles comme les bulletins de salaire sont envoyés par e-mail ou stockés avec un simple mot de passe, ce qui ne garantit ni leur sécurité ni leur conformité. Ces méthodes exposent les données à des risques de fuite ou de piratage.
Le RGPD et la Loi Travail du 7 août 2016 (Loi El Khomri) exigent que les fiches de paie soient distribuées via un système sécurisé, sous peine de sanctions. Les entreprises doivent donc protéger adéquatement les informations sensibles des salariés pour éviter toute violation des données et se conformer aux obligations légales.
Le coffre-fort numérique s’impose comme la solution la plus fiable pour assurer une distribution conforme et protéger les données des salariés. Cette solution permet aux entreprises d’assurer leur conformité aux réglementations tout en offrant une gestion pratique et sécurisée des documents sensibles.
Quelles exigences pour un coffre-fort numérique conforme ?
Avec la généralisation des bulletins de paie dématérialisés, de nombreuses solutions de coffres-forts numériques ont émergé. Toutefois, toutes ne garantissent pas une conformité totale avec la Loi Travail de 2016, le RGPD et, surtout, la norme NF 203 CCFN.
Pour assurer sécurité et conformité, votre coffre-fort numérique doit impérativement offrir :
- Archivage à valeur probatoire garantissant l’intégrité et l’authenticité des documents
- Traçabilité des actions effectuées, accessibles à l’utilisateur
- Accès sécurisé et exclusif dans le temps pour chaque salarié
- Récupération simplifiée des documents et données stockées
Notre solution de dématérialisation intègre l’ensemble de ces exigences pour une gestion fiable et conforme de vos documents RH.
Les fonctionnalités du coffre-fort numérique RH
Pourquoi choisir notre coffre-fort numérique ?
Gains de temps & économies
Grâce à la dématérialisation, vous passez moins de temps sur l’administratif, et plus de temps sur des tâches à forte valeur ajoutée. Vous économisez également les frais liés aux impressions et à l’envoi des documents.
Conformité légale garantie
L’envoi des bulletins par mail est strictement interdit par la loi ! Le coffre-fort numérique certifié et sécurisé, est à ce jour la seule alternative légale avec la remise en main propre ou par courrier.
Impact environnemental
Le coffre-fort numérique s’inscrit dans une démarche « zéro papier ». Le passage à la dématérialisation permet de réduire significativement votre impact environnemental et valorise ainsi votre image employeur et votre politique RSE.
Expérience collaborateur
Le coffre-fort numérique simplifie la communication entre l’employeur et les salariés. Ceux-ci bénéficient d’un accès rapide et facile à leurs documents à travers un espace numérique gratuit et disponible à vie.
Les avantages pour chaque acteur de l’entreprise
Les salariés apprécient
- Leur bibliothèque de documents administratifs consultable à tout moment et à vie (espace gratuit de 10 Go)
- Aucun risque de perte ou destruction de documents
- Récupération de leurs documents et factures facilitée grâce à la connexion du coffre-fort à France Connect et à plus de 1 000 collecteurs
Les employeurs apprécient
- Les gains de productivité tangibles et immédiats
- Le gain de temps lié aux missions administratives chronophages
- L’engagement éco-responsable de la solution (dimension 0 papier)
Un ROI instantané avec le coffre-fort numérique !
Pour une entreprise de 200 salariés, la mise en place d’un coffre-fort numérique représente des gains tangibles et immédiats.
Estimation du ROI / Gain financier
Le ROI estimé peut être calculé en prenant en compte les gains de temps, la réduction des coûts matériels et l’amélioration de la productivité.
En moins d’un an, l’investissement dans un coffre-fort numérique est rentabilisé.
Pour 200 salariés, l’économie annuelle dépasse 2 500€.
Découvrez les autres modules de gestion du personnel
Le Coffre-fort numérique peut être intégré à notre logiciel SIRH pour faciliter votre gestion RH et administrative. Nos modules disponibles :
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