Signature électronique des documents RH

Fluidifiez vos processus et gagnez du temps !

La dématérialisation des documents RH simplifie les processus administratifs et améliore la conformité. Avec notre solution de signature électronique conforme à la loi, signez et transmettez en un clic les documents administratifs RH comme :

  • Les contrats de travail
  • Les attestations diverses
  • Le solde de tout compte
  • L’attestation employeur rematérialisée (AER)

Fini les impressions, les envois postaux et les relances interminables ! Vos documents RH restent accessibles via un espace dédié et sont signés en toute conformité légale avec un niveau de sécurité optimal.

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Fonctionnalités de la signature électronique 

Dématérialisez la signature de vos documents RH avec une solution digitale intégrée à votre SIRH pour une gestion fluide, efficace et sécurisée !

Signature à distance

Les salariés peuvent signer leurs documents RH (attestations, contrats, SDTC…) à distance, directement depuis leur smartphone, tablette ou PC.

Conformité légale

Les signatures numériques sont conformes aux normes eIDAS et RGPD, garantissant une acceptation en cas de contrôle.

Valeur probante et sécurité

Chaque signature électronique est horodatée et sécurisée, ce qui lui confère une valeur probante assurée.

Suivi des signatures

Un tableau de bord intégré à la solution permet aux services RH de suivre facilement le circuit du document à signer.

Rappels automatiques

Pour une réactivité accrue, les signataires reçoivent des rappels de signatures et un code signature par email, sms ou message vocal.

Accès aux documents

Le salarié peut télécharger et conserver ses documents RH dans la période de disponibilité du lien, qui varie entre 7 et 30 jours.

Pourquoi passer à la signature dématérialisée ?

La dématérialisation des documents RH est un atout majeur pour les fonctions RH. Elle permet un gain de temps et d’argent non négligeable tout en sécurisant les processus !

Réduction des coûts :

Moins d’impressions, d’envois postaux et de relances papier.

Automatisation des process 

Moins d’erreurs humaines et gain de temps considérable.

Sécurité et traçabilité 

Archivage numérique sécurisée et accessible à tout moment.

Un processus simple et rapide

Les salariés apprécient

  • La réactivité apportée par la dématérialisation de la signature des documents
  • Un accès immédiat à ses documents dématérialisés, prêts à être signés via un lien sécurisé
  • Le process d’onboarding / offboarding fluide et efficace

Les services RH apprécient

  • L’envoi facilité des documents administratifs (contrats de travail,  avenants, règlement intérieur..)  en quelques clics
  • Pouvoir effectuer un suivi des signatures grâce à leur tableau de bord
  • Le gain de temps considérable (plus besoin d’imprimer et d’envoyer les documents)
Gestionnaire de paie

Les gestionnaires de paie apprécient

  • Générer en quelques clics les documents administratifs de sortie (solde de tout compte, certificat de travail…).
  • Le gain de temps considérable pour les entrée et sorties de salariés.
  • Le suivi facilité des signatures des documents transmis.

Quel est le ROI d’une solution de signature électronique ?

Roi-Signature électronique

Un gain financier à ne pas négliger

Le ROI estimé peut être calculé en prenant en compte les gains de temps, la réduction des coûts matériels et l’amélioration de la productivité.

0€
Coût du processus manuel par mois pour 50 documents (inclue coût matériel et coût salarial)
0€
Coût du processus digital par mois pour 50 documents (inclue licences logiciel et coût salarial)

Grâce à la signature électronique, une entreprise qui génère environ 50 documents par mois gagne plus de 40 jours de travail par an et économise plus de 11 000€ par an !

Découvrez les autres modules de gestion du personnel

La signature électronique peut être intégrée à nos différents modules SIRH pour faciliter votre gestion RH !

Portail RH

Module congés et absences

Gestion des temps et plannings

Gestion des notes de frais

Coffre-fort numérique

Demandez une démonstration de notre SIRH

Fortify vous accompagne dans votre transformation digitale RH ! 

Contactez-nous dès à présent pour une démonstration du SIRH adapté à vos besoins.

Une question ? Contactez notre service commercial au 04 81 69 56 01 !

FAQ : questions sur la signature électronique

Retrouvez les réponses aux questions que vous vous posez peut être au sujet de la signature électronique.

Il suffit de créer un parapheur numérique en définissant les signataires et les délais de signature. Vous pouvez signer ou faire signer plusieurs documents, à plusieurs personnes, dans un ordre défini.

Toute entreprise, quelle que soit sa taille, ainsi que les services RH, comptables et juridiques pour sécuriser leurs documents.

Solde de tout compte, contrat de travail, avenant, certificat de travail, attestation employeur, et bien d’autres.

La signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. La loi du 13 mars 2000 garantit l’équivalence légale d’un document électronique avec un document papier, à condition que l’identité du signataire et l’intégrité du document soient assurées.

La solution de signature électronique doit être conforme aux normes eIDAS et RGPD qui garantissent une valeur légale reconnue en cas de contrôle. Le règlement européen eIDAS définit le cadre juridique pour les transactions électroniques, ce qui assure une reconnaissance uniforme dans toute l’Union européenne.

1️⃣ Signature simple : adaptée aux documents courants avec une identification de base.
2️⃣ Signature avancée : sécurisée et liée à l’identité du signataire, idéale pour les contrats de travail.
3️⃣ Signature qualifiée : niveau maximal de sécurité, basée sur un certificat qualifié et une authentification forte.

Oui, elles sont protégées par un cryptage avancé, un horodatage sécurisé et des protocoles conformes aux standards internationaux, garantissant :

🔹 Protection contre la falsification
🔹 Intégrité des documents signés
🔹 Authentification forte des signataires
🔹 Archivage sécurisé des preuves

La signature électronique offre un gain de temps, une réduction des coûts et une sécurité renforcée grâce à un cryptage avancé et une traçabilité totale. Conforme aux normes eIDAS et RGPD, elle permet une signature à distance rapide et simplifie la gestion RH.