Logiciel de gestion des notes de frais

Gagnez en temps et en efficacité

Justificatifs perdus, erreurs de saisie, délais de traitement interminables… La gestion des notes de frais est souvent une source de frustration pour les entreprises. Pourtant, une bonne gestion est essentielle pour maîtriser les coûts et gagner en efficacité.

Bonne nouvelle : depuis l’arrêté de 2019, vous n’êtes plus tenu de conserver les justificatifs papier pendant 5 ans ! C’est le moment de passer à une solution moderne et sécurisée.

Avec notre solution à valeur probante, automatisez la gestion de vos notes de frais en toute conformité. Digitalisez vos justificatifs, accélérez les remboursements et offrez une meilleure expérience à vos collaborateurs, tout en gagnant en productivité.

logiciel de note de frais

Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de gestion des notes de frais

Notre logiciel de gestion des notes de frais inclue de multiples fonctionnalités pour simplifier la vie des services RH, Managers et collaborateurs.

Saisie automatique

Saisie facilitée des notes de frais grâce à la technologie OCR qui permet une pré-saisie des informations issues  des justificatifs (Photos, PDF…).

Workflow de validation

Circuits d’approbation des dépenses selon des critères hiérarchiques, organisationnels ou selon l’imputation analytique des notes de frais.

Archivage à valeur probante

La valeur probante des notes de frais garantit leur validité juridique et fiscale en cas de contrôle.

Automatisation des calculs

Prise en compte des barèmes kilométriques et des plafonds de remboursement.

Intégration comptable et paie

Export des données vers les logiciels de comptabilité et de gestion de la paie.

Contrôle et analyse

Groupement des notes de frais par types de dépenses. Tableaux de bord détaillés et reporting pour analyser les coûts.

Pourquoi digitaliser la gestion des notes de frais ?

Réduire les erreurs humaines et les fraudes.

Accélérer les délais de remboursement des frais.

Garantir la conformité fiscale et sociale.

Simplifier la gestion administrative.

Les avantages pour chaque acteur de l’entreprise

Les salariés apprécient

  • La saisie de leurs dépenses professionnelles en un clic
  • Le transfert simplifié de leurs justificatifs
  • Le suivi en temps réel des remboursements et les délais de traitement réduits

Les managers apprécient

  • Être informé automatiquement d’une nouvelle demande
  • La validation en quelques clics et le suivi des notes de frais de son équipe
  • Un contrôle accru des dépenses : rapports personnalisables avec ventilation des dépenses par nature, projet, salarié, etc.

Les services comptabilité / RH apprécient

  • Pouvoir définir les modalités de remboursement des notes de frais.
  • Etre alerté en cas de non respect des règles de validation (plafond, cohérence, etc.).
  • Export automatique vers la paie ou la comptabilité pour le remboursement.

Divisez par 6 le temps consacré à la gestion des notes de frais !

La digitalisation permet de diviser par 6 le temps passé sur le traitement des notes de frais, en rendant le processus fluide et intuitif. Notre logiciel de gestion des notes de frais permet une adoption rapide et un retour sur investissement (ROI) significatif.

Estimation du ROI / Gain financier

0€
Par note de frais avec un processus manuel
0€
par note de frais avec un processus digitalisé
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d’économies par note de frais

Si l’entreprise traite 100 notes de frais par mois :

0€
d’économies par mois sur la gestion des notes de frais
0€
d’économies annuelles sur la gestion des notes de frais

Découvrez les autres modules de gestion du personnel

Le module de Gestion des notes de frais peut être complété par de nombreux modules pour faciliter votre gestion RH et administrative.

Portail RH

Gestion des temps et plannings

Gestion des congés et absences

Coffre-fort numérique

Signature électronique

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FAQ : Tout savoir sur le module de gestion des notes de frais

Une note de frais est un document permettant à un salarié d’être remboursé des dépenses professionnelles engagées pour le compte de son entreprise (transport, repas, hébergement, etc.).

La gestion peut être manuelle (via des formulaires papier ou Excel) ou automatisée avec un logiciel dédié qui simplifie la saisie, le contrôle et la validation.

Depuis l’arrêté du 23 mai 2019, les entreprises ne sont plus obligées de conserver pendant 5 ans les justificatifs papier des notes de frais. L’archivage des documents fiscaux et légaux des entreprises peut être aussi bien physique que numérique sous conditions d’archivage à valeur probante pour le format dématérialisé.

La valeur probante permet de dématérialiser les justificatifs tout en assurant leur validité fiscale et juridique, à condition d’utiliser un logiciel conforme aux règlementations en vigueur.

Les employés doivent soumettre leurs dépenses avec justificatifs à leur employeur, qui les valide avant de procéder au remboursement.

Les entreprises peuvent rembourser les frais réels engagés par le salarié ou utiliser un forfait, selon les conventions collectives et la politique interne.

Le traitement des notes de frais par l’entreprise se fait souvent à chaque fin de mois, en même temps que le paiement du salaire. Pour autant, aucun délai n’est prévu par la loi, l’entreprise devant juste respecter un délai raisonnable.

Un logiciel de note de frais permet de simplifier la gestion des dépenses professionnelles en automatisant la saisie, le contrôle et le remboursement des frais. Il offre des fonctionnalités comme la reconnaissance automatique des reçus, la validation des dépenses, le respect des politiques internes et l’intégration avec la comptabilité.

Pour choisir un logiciel de gestion des notes de frais, privilégiez une solution intuitive avec une application mobile et la reconnaissance automatique des reçus. Assurez-vous qu’il automatise les contrôles de conformité, s’intègre à vos outils comptables et RH, et propose un workflow de validation efficace. Enfin, vérifiez la qualité du support et l’évolutivité du logiciel pour accompagner la croissance de votre entreprise.