La pandémie liée à la Covid-19 et le développement du travail à distance ont accéléré l’usage de la signature électronique au sein des entreprises. Dans le domaine des Ressources Humaines, c’est une solution de plus en plus utilisée. En effet, elle permet aux services RH de réduire le temps de travail lié à l’administratif pour se consacrer à leur cœur de métier (recrutement, gestion des talents, administration du personnel…).
Fortify vous donne les 5 principaux avantages de la signature électronique pour les ressources humaines !
Signature électronique : définition
Également appelée signature numérique, la signature électronique permet de dématérialiser le processus de signature de documents. Elle s’applique sur les documents électroniques, au même titre que la signature manuscrite s’applique sur les documents papier. Sa finalité est d’authentifier le signataire et de garantir l’intégrité d’un document.
Signature électronique : les 5 avantages pour les RH
1. Valoriser la marque employeur
Simplification du Onboarding
Tout d’abord, la signature électronique va faciliter l’intégration de nouveaux talents. En effet, la signature électronique simplifie le processus de recrutement et d’Onboarding, en permettant aux nouvelles recrues de signer leur promesse d’embauche et leur contrat rapidement et à distance. En l’interfaçant avec votre SIRH, vous pouvez aller jusqu’à automatiser l’envoi du contrat à faire signer à votre nouveau collaborateur. Ainsi, le processus d’intégration est simplifié : le collaborateur reçoit son contrat sur son coffre-fort électronique personnel qu’il peut consulter et signer directement en ligne.
Optimisation de l’expérience collaborateur
Tout au long de la vie en entreprise, la signature électronique sera un atout pour l’expérience collaborateur. En effet, vous pouvez opter pour l’e-signature pour de nombreux documents administratifs tels que :
- avenants au contrat de travail
- politique de protection des données (RGPD)
- mise en place d’une mutuelle santé
- Règlement Intérieur
- rapports d’entretiens annuels
- accords de confidentialité
- attestation de remise des équipements électroniques et autres matériels accordés par l’entreprise pour un usage professionnel
- régime de primes/bonus
…
Ainsi, vous garantissez à vos salariés fiabilité, agilité et flexibilité. Vous donnez l’image d’une entreprise réactive et novatrice, ce qui est particulièrement apprécié chez les jeunes générations adeptes du digital.
2. Gagner du temps en simplifiant et digitalisant vos processus RH
La finalité de la signature électronique est de faire gagner du temps, tant aux services RH qu’aux managers ou aux opérationnels.
Signature électronique : comment ça marche ?
- En digitalisant les process de signature, vous pouvez signer ou faire signer, un ou plusieurs documents, à une ou plusieurs personnes dans un ordre défini.
- Pour ce faire, il vous suffit de créer simplement votre parapheur numérique en déterminant les signataires et les échéances de signature. Vous pouvez déterminer le champ de signature à l’endroit désiré sur votre document.
- En tant qu’initiateur du circuit de signature, vous avez la possibilité de signer le document.
- Pour une meilleure réactivité et sécurité, les signataires reçoivent des rappels de signatures et un code signature par email, sms ou message vocal.
Signature électronique : à quoi sert-elle ?
Grâce à la signature en ligne, vous réduisez le temps de gestion, en permettant notamment :
- D’automatiser certains processus : création de modèle de contrat, transmission automatique des documents, etc.
- De simplifier les processus de signature : envoi groupé, signature simultanée de plusieurs documents, etc.
- De suivre le statut des demandes de signature. Grâce à votre tableau de bord, vous suivez facilement le circuit du document à signer.
Les services RH se libèrent ainsi du temps pour se consacrer à des missions à forte valeur ajoutée (formation, recrutement, QVT…). L’ensemble des collaborateurs (managers et opérationnels) seront également plus productifs et pourront se concentrer sur leurs tâches quotidiennes en gagnant du temps sur cette partie administrative.
3. Favoriser la mobilité
Un des grands avantages de la signature électronique en particulier dans le contexte actuel, est sa compatibilité avec notre besoin de mobilité. En effet, suite aux confinements de 2020 et au développement du télétravail, les entreprises ont pris conscience de l’importance de digitaliser leurs processus. Ainsi, la signature électronique s’est très fortement développée ces derniers mois dans divers domaines (immobilier, assurance, banque…).
Au sein des services RH, la signature électronique a également de nombreux atouts. Disponible via internet, elle permet en effet de faire signer les documents à distance à vos nouvelles recrues et collaborateurs de façon sécurisée.
De plus, eDocSign est également compatible avec la plupart des supports numériques. Vous pouvez aisément lancer un circuit de signature ou signer un document sur smartphone ou tablette. Chaque signataire peut télécharger le document signé à l’issue du processus de signature.
4. Réaliser des économies et réduire votre impact environnemental
A l’heure du « 0 papier », opter pour la signature électronique fait particulièrement sens. En effet, les documents étant envoyés et signés en ligne, il n’est plus nécessaire de les imprimer et de les envoyer par la poste. Cela signifie donc une réduction significative des coûts (baisse des frais d’impression et frais postaux).
De plus, l’utilisation d’une solution de signature en ligne contribue à diminuer la consommation de papier, d’encre, d’électricité et donc à préserver l’environnement. La responsabilité environnementale étant une valeur chère pour de nombreux candidats, votre marque employeur en sera ainsi valorisée.
5. Garantir votre couverture juridique
La signature sur papier et la signature électronique ont la même valeur juridique. Avec notre solution de signature numérique, dès que le document est signé électroniquement, il constitue un original et est archivé dans un coffre-fort numérique certifié AFNOR. En effet, La loi du 13 mars 2000 précise qu’un document original sous forme électronique ou dématérialisée a la même valeur juridique qu’un original papier.
Fiable et sécurisée, la solution de signature électronique proposée par Fortify, Silae Dématérialisation, garantit la valeur probatoire des documents signés en assurant l’identité du signataire et l’intégrité du document grâce au fichier de preuves. Cette solution respecte toutes les contraintes imposées par la loi et facilite les échanges électroniques tout en garantissant la validité juridique.
