La gestion des notes de frais est un enjeu majeur pour les entreprises. Chronophage et facilement source d’erreurs, une bonne gestion des notes de frais vous permettra de gagner du temps et d’optimiser votre productivité. La solution la plus efficiente est la dématérialisation de vos notes de frais via une solution digitale en mode SaaS.
Fortify vous en dit plus sur les règles liées à la gestion de notes de frais et sur les avantages d’une solution digitale.
Gestion des notes de frais : les règles
Note de frais : définition
Une note de frais est un document établi par un salarié pour obtenir le remboursement par son entreprise des dépenses professionnelles.
Les notes de frais concernent généralement :
- des frais d’hébergement;
- des frais de restauration ;
- des frais de déplacement (avion, transport en commun ou taxi) ;
- des dépenses liées aux indemnités kilométriques en cas d’utilisation d’un véhicule personnel ;
- des frais d’abonnement téléphonique.
Modes de remboursement des notes de frais
Le remboursement des frais professionnels peut se faire de deux manières, selon les process décidés par l’entreprise :
- Le remboursement des frais réels : l’entreprise rembourse la totalité des dépenses engagées dans le cadre d’une mission. Pour la procédure de remboursement de note de frais, il est impératif de présenter un justificatif de note de frais.
- Le remboursement des frais forfaitaires : un montant forfaitaire est fixé par l’employeur pour les différents frais professionnels. Pour le définir, il doit se référer au barème établi par l’URSAFF. Ce mode de remboursement ne nécessite pas de collecter les justificatifs de paiement. Cependant, l’entreprise doit pouvoir démontrer que l’application des allocations forfaitaires correspond bien à un contexte professionnel. Cela peut être par exemple la preuve de l’invitation d’un client à déjeuner ou dîner (échanges de mail), un justificatif de paiement, un mail de confirmation de réservation d’hôtel, la validation de la note de frais par le manager etc.
Procédure à suivre pour le remboursement des notes de frais
Pour chaque dépense professionnelle engagée, le salarié doit remplir une note de frais qui sera transmise au service comptabilité accompagnée de justificatifs.
La note de frais doit mentionner :
- Pour les frais de transports : la date, le motif précis du déplacement et le lieu. Un justificatif d’achat de billet doit être joint.
- Pour les indemnités kilométriques : il faut fournir le certificat d’immatriculation du véhicule utilisé pour les déplacements professionnels, en précisant : la date, le kilométrage total réalisé, le lieu et le motif du déplacement ainsi que la puissance fiscale du véhicule.
- Pour les frais de repas : la date, le lieu et le motif de la mission. Un reçu de restaurant ou de supermarché doit être joint à la note.
- Pour les frais d’hébergement : le justificatif doit mentionner le nombre de nuitées, un solde nul et l’ensemble des frais imputés à la chambre.
A noter : Les frais d’hébergement doivent être pris en charge par l’entreprise dans le cas où la distance entre le lieu de la mission et le lieu de résidence de l’employé est supérieure à 50 km et qu’il lui est difficile de faire le trajet en transports en commun en moins de 1h30.
Délais de remboursement des notes de frais
Généralement, l’entreprise effectue le remboursement des notes de frais dans un délai d’un mois, à condition que le salarié présente un justificatif de note de frais conforme à la politique de frais de l’entreprise.
L’entreprise est en droit d’imposer à ses salariés un délai limité pour la transmission de leurs notes de frais. Cette information peut être transmise, par exemple, par note de service.
Selon la jurisprudence, si le salarié ne respecte pas ce délai, il n’est pas remboursé.
A noter : D’après la loi, l’entreprise dispose d’une période de 5 ans pour faire un remboursement de note de frais.
Pourquoi dématérialiser vos notes de frais ?
Les enjeux de la dématérialisation des notes de frais
La gestion des notes de frais peut être longue et fastidieuse, pour les collaborateurs et services comptables. C’est également un manque à gagner puisqu’il faut savoir qu’un collaborateur consacre en moyenne 20 minutes à la gestion d’une seule note de frais, moyennant un coût de 53€ pour l’entreprise* ! Pour simplifier la gestion des notes de frais, la meilleure solution reste la dématérialisation de notes de frais via un logiciel dédié.
*Sources : étude HRS et Fondation GBTA
Les 5 atouts de la dématérialisation des notes de frais
1. Economisez du temps et de l’argent
Avec une solution digitale, vous divisez par 2 les délais de remboursement et réduisez les coûts de gestion. En effet, la dématérialisation des notes de frais libère les équipes de tâches administratives et chronophages :
- Côté collaborateurs : ils saisissent leurs dépenses en quelques clics au fil de l’eau depuis l’application mobile ou le support de leur choix. Ils peuvent inclure une photo ou un scann de leurs justificatifs qui disposent de la valeur probante.
- Côté manager : informé automatiquement de la demande, il peut la valider ou refuser en un clic. La validation et le suivi des remboursements de son équipe est ainsi simplifié.
- Coté comptabilité : la solution est paramétrée selon vos règles de modalités de remboursement des notes de frais. Ainsi les services comptables sont alertés en cas de non-respect des règles. Le contrôle des dépenses est ainsi facilité. La solution leur permet également de générer directement les ordres de virement au format SEPA chaque mois.
Ainsi, l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise peuvent se consacrer à leur cœur de métier !
2. Simplifiez les circuits de validation
La solution de gestion des notes de frais permet la mise en place d’un circuit de validation automatisé. Par exemple : salarié > manager > service administratif. Le logiciel est paramétré en fonction de vos processus de validation (workflow pouvant aller jusqu’à 5 niveaux) Les délais d’approbation et de traitement des notes de frais sont ainsi écourtés, ce qui est fortement apprécié par les collaborateurs.
3. Facilitez le stockage et soyez conformes à la législation
L’archivage papier des justificatifs pendant 5 ans n’est plus obligatoire depuis l’arrêté du 23 mai 2019, à condition que les documents fiscaux et légaux soient archivés sous format numérique. Le format dématérialisé doit alors impérativement bénéficier de la valeur probante. C’est le cas de notre solution de gestion des notes de frais qui garantit :
- L’authenticité du document. Le justificatif dématérialisé est identique à l’original papier et le ne peut être modifié une fois intégré dans l’application.
- L’intégrité du document dans le temps est garantie par une signature électronique assortie d’un horodatage.
- L’archivage numérique permet d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intelligibilité des documents conservés.
Ainsi, notre solution permet un gain de place, évite le risque de perte des documents et vous aide à être conforme à la législation.
4. Valorisez votre marque employeur
De nos jours, les collaborateurs apprécient la simplicité et la fluidité dans les processus. Avec notre solution 100% digitale, ils peuvent saisir leurs dépenses professionnelles en un clic, transférer leurs justificatifs depuis leur mobile, et suivre en temps réel leurs demandes de remboursement. Ils apprécient les délais de traitement réduits et le gain de temps que représente la gestion simplifiée des notes de frais. Ainsi, la gestion digitale des notes de frais participe à la valorisation de votre marque employeur.
5. Optimisez le pilotage en analysant des données fiables
La solution permet une vision analytique des dépenses par projet, client, collaborateurs… Elle met à votre disposition des tableaux de bord personnalisés qui facilitent le suivi des dépenses. Vous optimisez ainsi vos coûts en vous basant sur des données fiables et précises faciles à traiter.
