Comment automatiser le reporting social dans une ETI ?

Automatiser le reporting social consiste à connecter les données RH, fiabiliser les indicateurs et automatiser leur restitution dans des tableaux de bord. Pour une DRH d’ETI, l’objectif est concret : réduire le temps consacré aux extractions et consolidations, disposer d’une donnée sociale fiable et suivre plus facilement les évolutions des effectifs, de la masse salariale, de l’absentéisme ou du turnover.

Pour les ETI qui souhaitent structurer leur pilotage RH avec Power BI, Fortify accompagne la mise en place de tableaux de bord RH et de reportings personnalisés avec Power BI, à partir des données issues de la paie, du SIRH et d’autres outils métiers.

Mais automatiser le reporting social ne consiste pas simplement à connecter un outil de BI. Il faut d’abord identifier les données à exploiter, les indicateurs à suivre et les obligations auxquelles l’entreprise doit répondre.

Pourquoi automatiser le reporting social dans une ETI ?

Dans une ETI, les données nécessaires au reporting social sont rarement réunies dans un seul outil. Elles peuvent être réparties entre le logiciel de paie, le SIRH, la GTA, les outils de recrutement, la comptabilité ou encore différents fichiers Excel.

La production du reporting implique alors de multiplier les extractions, consolider les données, vérifier leur cohérence et mettre à jour les tableaux.

À cela s’ajoutent les demandes ponctuelles de la direction ou des partenaires sociaux :

• Comment évoluent les effectifs ?
• Quelle est la masse salariale par entité ?
• Où le turnover progresse-t-il ?
• Quel est le niveau d’absentéisme ?
• Comment évoluent les heures supplémentaires ?

Plus le périmètre RH est complexe, plus le reporting manuel devient chronophage.

L’enjeu de l’automatisation est donc de réduire les tâches de collecte et de mise en forme pour permettre à la DRH de consacrer davantage de temps à l’analyse des données et au pilotage social.

Quelles obligations de reporting social pour une ETI ?

Selon son effectif, une ETI peut être concernée par plusieurs obligations de reporting social. Voici les principales :

Pour une DRH d’ETI, ces obligations impliquent de disposer de données sociales fiables, structurées et facilement accessibles. L’automatisation permet de réutiliser les mêmes données et indicateurs pour différents reportings, sans multiplier les extractions et retraitements manuels.

Quelles données sociales peut-on automatiser ?

Le périmètre dépend des besoins de l’entreprise et des données disponibles. Plusieurs familles d’indicateurs peuvent être intégrées dans un même environnement de reporting.

Effectifs et mouvements

Le suivi des effectifs permet notamment d’analyser :

• les effectifs par entité ou établissement ;
• les entrées et sorties ;
• les types de contrats ;
• l’évolution des effectifs dans le temps.

Pour une ETI, l’intérêt est de pouvoir passer rapidement d’une vision consolidée à une analyse par entité, établissement ou population.

Masse salariale et budget

Les données de paie peuvent alimenter des tableaux de bord consacrés à :

• la masse salariale ;
• son évolution ;
• le suivi budgétaire ;
• les écarts entre prévisionnel et réalisé ;
• la simulation de masse salariale.
• Absentéisme et temps de travail

Les données de GTA et de gestion des absences peuvent également être exploitées pour suivre :

• le taux d’absentéisme ;
• les jours d’absence ;
• les heures travaillées ;
• les heures supplémentaires ;
• leur évolution selon les populations ou les établissements.
• Turnover

Le turnover fait également partie des indicateurs pouvant être automatisés.

Son évolution peut être analysée selon différents critères : période, entité, métier, établissement ou population.

Le reporting devient alors un outil d’analyse, et non plus seulement un document à produire régulièrement.

Comment automatiser son reporting social avec Power BI ?

Power BI permet de connecter différentes sources de données, de les structurer et de créer des rapports et tableaux de bord interactifs.

Pour automatiser un reporting social, quatre étapes sont essentielles.

1. Connecter les sources de données

La première étape consiste à identifier les différentes sources utilisées par la fonction RH : paie, SIRH, GTA, fichiers Excel, comptabilité ou autres applications métiers.

L’objectif n’est pas nécessairement de remplacer ces outils, mais de faire circuler leurs données vers un environnement de reporting commun.

2. Définir et fiabiliser les indicateurs

Avant d’automatiser un KPI, il faut définir précisément ce qu’il mesure.

Comment calculer le turnover ? Quel périmètre retenir pour les effectifs ? Quelle définition utiliser pour l’absentéisme ? Quelles populations intégrer ?

Cette étape permet de mettre en place des règles de calcul communes et d’éviter qu’un même indicateur présente des résultats différents selon les fichiers utilisés.

3. Construire les tableaux de bord

Les données peuvent ensuite être exploitées dans des tableaux de bord adaptés aux différents utilisateurs.

La DRH peut disposer d’une vision globale des principaux indicateurs. Le contrôle de gestion sociale peut approfondir les analyses. La direction peut accéder à une synthèse des données clés.

Les indicateurs peuvent être filtrés selon différents critères afin de passer rapidement d’une vision globale à une analyse détaillée.

4. Automatiser l’actualisation

Une fois les sources connectées et les règles de calcul définies, l’actualisation des données peut être automatisée selon l’environnement technique de l’entreprise.

La DRH n’a alors plus besoin de reconstruire manuellement son reporting à chaque période.

Le temps consacré à la production des tableaux diminue au profit de l’analyse des données.

Power BI pour les RH : l’accompagnement Fortify

Fortify accompagne les DRH d’ETI dans la mise en place de reportings RH automatisés et adaptés à leurs enjeux de pilotage.

Nos tableaux de bord Power BI permettent notamment de suivre :

• la masse salariale et le budget ;
• les effectifs et le turnover ;
• l’absentéisme ;
• les heures supplémentaires ;
• l’activité partielle.

Les données peuvent être issues de My Silae, mais aussi de la GTA, du SIRH, de la comptabilité ou d’autres outils métiers, afin de disposer d’une vision consolidée des données RH.

Fortify vous accompagne également dans la création et la mise à jour de vos reportings réglementaires, notamment la BDESE, le rapport sur l’égalité professionnelle et le bilan social consolidé.

L’objectif : disposer d’indicateurs fiables, centralisés et facilement exploitables pour passer du reporting au pilotage RH.