Organiser un planning du personnel peut sembler compliqué, mais c’est pourtant décisif pour assurer une gestion fluide et harmonieuse de votre entreprise. Un planning bien pensé permet de répondre aux besoins de chacun, tout en respectant les règles légales, boostant la productivité et, surtout, garantissant le bien-être de vos collaborateurs.
Alors, comment faire pour créer un planning à la fois flexible et efficace, qui fonctionne pour tout le monde ?
Définition : gestion de planning vs gestion des temps
Pour faire simple, on peut définir un planning comme un calendrier détaillé permettant d’organiser les tâches à effectuer. Il en existe plusieurs types qui peuvent être utilisés selon les besoins et l’organisation de l’entreprise : plannings individuels ou collectifs, plannings journaliers, hebdomadaires, mensuels ou annuels.
La gestion de la planification consiste à répartir les ressources humaines et matérielles en fonction des besoins, des contraintes et des disponibilités des collaborateurs. La planification RH a pour finalité de disposer de la bonne personne, au bon endroit, au bon moment et au meilleur coût. Elle est généralement effectuée par les managers et les services Ressources Humaines.
La gestion des plannings est complémentaire à la gestion des temps. Cette dernière permet d’assurer le contrôle des temps de travail et d’assurer le respect des dispositions légales en matière de temps de travail, de repos, de congés… La gestion des plannings vise quant à elle à organiser les activités des salariés, afin d’éviter les situations de sur-effectif ou de sous-effectif.
Les étapes pour une gestion de planning efficace
1. Analyse des besoins et des contraintes
La première étape pour organiser un planning du personnel consiste à analyser vos besoins spécifiques. Cela implique de prendre en compte plusieurs facteurs :
- Les heures de travail et les jours de présence : selon les horaires d’ouverture de votre entreprise, déterminez combien d’heures chaque membre de l’équipe doit travailler.
- Les compétences et les rôles : assurez-vous que les bonnes personnes soient affectées aux bonnes tâches.
- Les contraintes légales : respectez la réglementation en matière de temps de travail et de repos, ainsi que les conventions collectives applicables.
2. Prévision et flexibilité
Un bon planning du personnel ne se limite pas à un simple tableau avec des heures d’arrivée et de départ. Il doit également anticiper les besoins futurs et offrir une certaine flexibilité pour faire face aux imprévus. Il est essentiel d’intégrer des plages horaires libres pour les absences imprévues, les congés, ou encore pour les périodes de forte activité.
3. Communication et validation avec les équipes
Pour garantir une gestion fluide, il est important de communiquer régulièrement avec les membres de l’équipe concernant leurs horaires et leur demander de valider le planning à l’avance. Cela permettra de minimiser les erreurs et d’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
La gestion de planning du personnel avec un logiciel GTA
Une fois ces bases posées, il peut être difficile de gérer les plannings manuellement, surtout lorsqu’il s’agit d’organiser des plannings complexes pour plusieurs équipes ou d’administrer des changements fréquents. C’est là qu’un logiciel de gestion des temps et des activités (GTA) peut grandement simplifier votre tâche.
Les logiciels GTA permettent d’automatiser et de centraliser la gestion des plannings, offrant ainsi une visibilité en temps réel sur les horaires de travail, les absences et les congés. Ils vous aident également à respecter les règles de conformité et à optimiser les ressources humaines disponibles. Voyons comment un tel outil peut transformer votre organisation du travail et améliorer l’efficacité de vos équipes.
Quelles sont les atouts d’un logiciel de planification ?
1. Gagner du temps et de l’efficacité
Utiliser une solution performante de gestion des temps permettra à vos managers et services RH de gagner du temps sur l’élaboration des plannings des équipes. La solution de GTA proposée par Fortify, dispose de nombreuses fonctions pour organiser le travail de vos équipes de manière optimale :
- Création de plannings journaliers, hebdomadaires, mensuels, annuels…
- Affichage multi-lignes : modèles horaire, plages et cycles de travail, affectations analytiques, évènements sur la journée ou demi-journée, commentaires, etc.
- Génération automatique des horaires et/ou des affectations aux postes
- Proposition de plannings selon vos besoins exprimés
- Respect des souhaits individuels selon les préférences horaires ou les disponibilités des collaborateurs
- Respect des contraintes liées au poste de travail : habilitations, poste pénible, etc.
Autre avantage : le logiciel permet de centraliser toutes les informations liées à la gestion des temps au sein d’une même solution. Ainsi, la communication entre les services est facilitée. De plus, les plannings sont mis à jour en temps réel pour les collaborateurs et managers, qui sont alertés en cas d’imprévu.
2. Optimiser les ressources
Une bonne gestion des plannings a pour finalité d’affecter le personnel compétent au bon endroit et au bon moment, en anticipant les ressources nécessaires et la charge prévisionnelle pour les différentes activités et périodes. Une gestion efficace des plannings permet de prévoir en amont le volume de travail, de faciliter l’atteinte des objectifs et de mieux gérer les imprévus. L’optimisation des ressources va ainsi avoir un impact positif sur la productivité de l’entreprise. Dotée d’outils de reporting, la solution de GTA permet par ailleurs une analyse précise de la gestion des temps et de la rentabilité des projets. C’est un véritable appui pour la prise de décision qui concourt à l’optimisation des ressources humaines et à votre performance globale.
3. Améliorer l’expérience collaborateurs
Une gestion des plannings claire et efficace aura également un impact social positif. Un des objectifs de la planification RH est notamment de respecter l’équité entre les collaborateurs, en tenant compte un maximum des demandes et souhaits individuels. Elle permet ainsi d’augmenter leur motivation, de favoriser leur bien-être au travail et l’équilibre vie personnelle-vie professionnelle.
Le logiciel de GTA proposé par Fortify est une solution simple et intuitive, en mode Saas. Elle permet aux salariés de consulter leur planning en toute simplicité, sur leur portail collaborateur depuis le support de leur choix (PC, smartphone, tablette)… Avec la solution de GTA complète, les employés peuvent également saisir leurs temps (via le module gestion des temps) ou encore poser leurs congés (via le module dédié), en quelques clics sur cette même plateforme ! Disposer d’un tel outil valorise fortement l’expérience collaborateurs et participe à leur fidélisation.
4. Être en conformité avec la loi
Point important : la gestion des plannings doit impérativement respecter un ensemble de règles issues du droit du travail et des accords en vigueur dans l’entreprise.
En effet, la gestion des temps est particulièrement complexe et soumise à des évolutions légales et conventionnelles en continu. Il n’est pas toujours évident de s’y retrouver parmi les heures légales ou conventionnelles de travail, les temps partiels, les heures supplémentaires, les congés, les temps de repos quotidien et hebdomadaire etc… Pourtant, il est primordial d’être très vigilant sur le sujet de la gestion des temps ! Les conséquences d’une non-conformité peuvent être très lourdes sur le plan légal et financier (sanctions pénales, contentieux…) mais également pour votre marque employeur.
Ainsi, vous avez tout intérêt à utiliser les solutions à votre disposition pour vous prémunir de ces risques et sécuriser vos pratiques RH. En ce sens, le digital sera un véritable atout. Le logiciel étant paramétré en fonction de votre convention collective, vous assurez votre conformité réglementaire. En cas d’anomalie détectée (dépassement des heures supplémentaires, non-respect des temps de pause…), la solution GTA alerte directement les RH et managers.
De plus, disposer d’une solution GTA permet de garantir une traçabilité en matière de suivi des temps de travail, qui est une obligation légale pour toute entreprise (loi Travail du 8 août 2016). L’employeur doit en effet être en mesure de justifier les heures effectuées de ses salariés et détenir des documents de preuve en cas de contrôle. Par ailleurs, le développement du télétravail dans les entreprises renforce la nécessité de suivre les temps de travail de vos collaborateurs le plus précisément possible. En ce sens, le digital est une solution intéressante.
5. S’adapter à votre secteur d’activité
Il est essentiel de souligner que chaque secteur d’activité et chaque entreprise dispose de ses propres spécificités et contraintes liées à la gestion des temps. Ainsi, le paramétrage de la solution va avoir une importance capitale. Chez Fortify nos experts disposent d’une connaissance des différents enjeux des principaux secteurs (BTP, tertiaire, retail, hôpitaux, secteur public, industrie…). Ainsi, notre équipe est à même de vous accompagner tout au long de votre projet sur le paramétrage de votre solution RH 100% adaptée à vos enjeux.
