La DPAE est un processus administratif essentiel que tout employeur doit respecter. Elle fait partie des formalités obligatoires lors de l’embauche d’un salarié. Comprendre les tenants et aboutissants de cette déclaration est très important pour éviter tout litige et assurer la conformité de l’entreprise aux réglementations en vigueur.
La DPAE : à quoi ça sert ?
La déclaration préalable à l’embauche, plus communément appelée DPAE, est une formalité obligatoire pour tout employeur qui embauche un salarié en France. Cette déclaration permet d’informer les organismes sociaux de l’arrivée d’un nouvel employé au sein de l’entreprise.
Quand la DPAE doit s’effectuer ?
Elle doit être effectuée avant la date d’embauche du salarié et contribue à la mise en place des démarches administratives nécessaires à son intégration au sein de la structure.
Que contient la DPAE ?
La DPAE contient des informations essentielles telles que l’identité de l’employeur, les coordonnées de l’entreprise, les informations personnelles du salarié, la date prévue de début du contrat de travail, etc. Cette démarche permet notamment de garantir la protection sociale du salarié dès le début de son contrat de travail.
Quelles informations l’employeur doit-il fournir pour établir la DPAE ?
Les informations à fournir pour effectuer une DPAE sont :
- La dénomination sociale ou le nom et l’adresse de l’employeur
- Le numéro SIREN ou SIRET de l’entreprise
- Le nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance du salarié
- Le numéro de sécurité sociale du salarié
- La date d’embauche et la durée de la période d’essai
- Le type de contrat de travail (CDI, CDD, contrat d’apprentissage, etc.)
- La qualification professionnelle du salarié
- La rémunération brute mensuelle prévue
- Le lieu de travail
Les obligations de l’employeur en matière de DPAE
L’employeur doit respecter plusieurs obligations lors de la mise en place de la DPAE. Parmi celles-ci, il doit s’assurer de transmettre les informations complètes et exactes à l’organisme compétent, dans les délais impartis. De plus, il est essentiel de veiller à ce que la DPAE soit réalisée avant l’embauche du salarié pour se conformer à la réglementation en vigueur.
Par ailleurs, l’employeur doit également informer le salarié de la réalisation de la DPAE et lui fournir toutes les informations nécessaires concernant son contrat de travail et ses droits sociaux. En cas d’erreur ou d’annulation de la déclaration, des démarches spécifiques doivent être entreprises pour rectifier la situation.
Comment réaliser une DPAE ?
Il n’existe pas de procédure unique pour effectuer cette formalité requise. Plusieurs options sont disponibles pour l’employeur.
La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) peut être réalisée sur le portail net-entreprise. Dans ce cas, l’employeur ou le tiers déclarant doit posséder un compte sur net-entreprises. Une fois connecté au site, il suffit de remplir le formulaire requis.
Une autre possibilité est de réaliser la DPAE sur le site de l’URSSAF. Aucun compte sur le site DUE de l’URSSAF n’est nécessaire dans ce cas. Il suffit de se rendre sur le site dédié pour effectuer la formalité.
Si vous disposez d’un logiciel de paie tel que Silae, il est également envisageable de transmettre directement votre DPAE (anciennement DUE) à l’URSSAF via net-entreprises grâce à un système EDI. Cette option est la plus simple car vous pouvez gérer l’entrée de votre salarié directement depuis votre logiciel de paie.
Comment effectuer votre DPAE via le logiciel Silae ?
- Depuis l’état d’avancement actuel, cliquez sur l’option ” + DPAE/DUE ” située dans le menu à droite de l’écran.
- Le formulaire de “Déclaration Préalable à l’Embauche” s’affichera pour que vous puissiez le compléter. Une fois rempli, veuillez cliquer sur “Complément de saisie” dans le menu à droite de l’écran, et non sur “Confirmer”. Cette étape est cruciale car la DPAE génère la fiche salarié pour le nouvel employé. Ainsi, d’autres informations telles que le type de contrat, le salaire, la classification des métiers et les horaires doivent se renseigner via le module “complément de saisie”.
- Ensuite, cliquez sur “Appliquer”, puis sur “Confirmer” dans le menu à droite de l’écran.
- La finalisation de la création de la DPAE vous propose trois actions : Imprimer, Envoyer par mail, Générer au format EDI. Vous pouvez choisir d’effectuer les trois actions simultanément en cochant les cases correspondantes. Pour déclencher l’action, cliquez sur “Générer” situé en bas à droite de l’écran.
Bon à savoir :
- Si vous avez déjà employé un salarié en CDD et qu’il est maintenant sorti, pour éviter de saisir à nouveau ses informations, vous pouvez récupérer les données à partir de la fonction “Salariés sortis” accessible dans le menu à droite de l’écran.
- Si un salarié est toujours en poste et sera réembauché prochainement, vous pouvez également récupérer les données via la fonction “Salariés présents” dans le menu à droite de l’écran.
- Le nouveau salarié sera alors créé dans la fiche salarié et les informations saisies dans la DPAE seront automatiquement reportées.
Quels sont les avantages d’une DPAE en ligne ?
La DPAE en ligne présente plusieurs avantages pour l’employeur :
- Gain de temps : la DPAE en ligne permet d’effectuer les démarches plus rapidement et de manière simplifiée.
- Sécurité : elle garantit la sécurité des données transmises grâce à un système de cryptage.
- Traçabilité : elle permet de suivre l’état d’avancement de la déclaration et de recevoir un accusé de réception.
- Simplicité : elle permet de pré-remplir les informations relatives à l’entreprise et au salarié, ce qui facilite la saisie des données.
Comment faire pour annuler une DPAE ?
En cas de nécessité d’annuler une DPAE déjà effectuée, l’employeur doit contacter l’organisme compétent et lui signaler l’erreur. Il est important d’expliquer les raisons de cette annulation et de fournir les informations nécessaires pour effectuer les corrections adéquates. Il est recommandé de traiter cette situation rapidement pour éviter tout impact sur la situation du salarié concerné.
Quelles sont les démarches à effectuer après la DPAE ?
Après la DPAE, l’employeur doit effectuer les démarches suivantes :
- La visite médicale d’embauche
- La remise des documents obligatoires au salarié (contrat de travail, bulletin de paie, etc.)
- L‘affiliation à un organisme de retraite complémentaire et de prévoyance
- La déclaration et le paiement des cotisations sociales.
Le mot de Fortify
En conclusion, la déclaration préalable à l’embauche est une étape cruciale dans le processus d’embauche d’un salarié. En respectant les obligations qui y sont liées, l’employeur garantit la conformité de son entreprise aux réglementations en vigueur et assure la protection sociale de ses salariés.
Pour toute question ou assistance supplémentaire concernant la gestion de la paie, n’hésitez pas à contacter Fortify, votre partenaire spécialisé dans les solutions RH innovantes et performantes pour les TPE et PME.
Questions fréquentes
Qui est concerné par cette déclaration ?
Tous les employeurs qui embauchent un salarié en CDI, CDD ou en intérim sont concernés.
Quand l’effectuer ?
La DPAE doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard le jour de l’embauche.
Comment faire une DPAE ?
Elle peut s’effectuer en ligne sur le site de l’URSSAF ou sur le site de la MSA pour les employeurs relevant du régime agricole. Elle peut également se réaliser via le logiciel de paie. L’employeur doit remplir un formulaire en ligne en fournissant des informations sur l’entreprise, le salarié et le contrat de travail.
Quels sont les risques en cas de non-respect de la DPAE ?
En cas de non-respect de la DPAE, l’employeur s’expose à des sanctions pénales et financières. Il encourt une amende pouvant aller jusqu’à 3 750 € par salarié concerné et une pénalité égale à 6 mois de salaire minimum par salarié non déclaré.
Comment vérifier son enregistrement ?
Pour vérifier si votre DPAE a bien été enregistrée, vous pouvez contacter l’organisme compétent et leur demander une confirmation de réception. Vous pouvez également consulter votre espace personnel sur le site dédié pour vérifier le statut de votre déclaration.
Comment l’annuler ?
En cas d’erreur ou d’annulation de l’embauche, l’employeur doit annuler la DPAE dans les plus brefs délais. Pour cela, il doit se connecter sur le site de l’URSSAF ou de la MSA et accéder à son espace personnel. Il peut ensuite annuler la DPAE en cliquant sur le bouton « Annuler une DPAE » et en suivant les instructions.
Qui peut effectuer une DPAE ?
Tout employeur, quelle que soit sa taille et son secteur d’activité, doit effectuer une DPAE avant d’embaucher un salarié. Les particuliers employeurs doivent également effectuer une DPAE pour leur salarié à domicile.
