La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) est une formalité administrative obligatoire que tout employeur doit effectuer avant l’embauche d’un salarié. Elle permet d’assurer la conformité de l’entreprise avec les obligations sociales en vigueur, notamment vis-à-vis de l’URSSAF, de la Sécurité sociale et de la médecine du travail.

A partir de 2026, une nouvelle modalité de transmission viendra moderniser ce processus. Il sera possible d’effectuer la DPAE directement via la DSN (Déclaration Sociale Nominative). Cette évolution vise à simplifier les démarches et à fluidifier la gestion administrative des embauches.

Comprendre les tenants et aboutissants de la DPAE est essentiel pour éviter les sanctions, garantir la protection sociale du salarié, et sécuriser les pratiques RH de votre entreprise. Fortify vous explique tout ce qu’il faut savoir sur ce sujet.

La DPAE : à quoi ça sert ?

La déclaration préalable à l’embauche, plus communément appelée DPAE, est une formalité obligatoire pour tout employeur qui embauche un salarié en France. Cette déclaration permet d’informer les organismes sociaux de l’arrivée d’un nouvel employé au sein de l’entreprise.

Cette formalité déclenche plusieurs démarches administratives essentielles :

Quand la DPAE doit s’effectuer ?

Elle doit être effectuée avant la date d’embauche du salarié et contribue à la mise en place des démarches administratives nécessaires à son intégration au sein de la structure. Elle peut être envoyée au plus tôt 8 jours avant la date d’embauche et jusqu’au jour même de l’embauche, mais jamais après.

🛑 Attention : un envoi tardif ou l’absence de DPAE expose l’employeur à des sanctions financières et à une présomption de travail dissimulé.

Que contient la DPAE ?

La DPAE contient des informations essentielles telles que l’identité de l’employeur, les coordonnées de l’entreprise, les informations personnelles du salarié, la date prévue de début du contrat de travail, etc. Cette démarche permet notamment de garantir la protection sociale du salarié dès le début de son contrat de travail.

Quelles informations l’employeur doit-il fournir pour établir la DPAE ?

Les informations à fournir pour effectuer une DPAE sont :

  • La dénomination sociale ou le nom et l’adresse de l’employeur
  • Le numéro SIREN ou SIRET de l’entreprise
  • Le nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance du salarié
  • Le numéro de sécurité sociale du salarié
  • La date d’embauche et la durée de la période d’essai
  • Le type de contrat de travail (CDI, CDD, contrat d’apprentissage, etc.)
  • La qualification professionnelle du salarié
  • La rémunération brute mensuelle prévue
  • Le lieu de travail

Les obligations de l’employeur en matière de DPAE

L’employeur doit respecter plusieurs obligations lors de la mise en place de la DPAE. Parmi celles-ci, il doit s’assurer de transmettre les informations complètes et exactes à l’organisme compétent, dans les délais impartis. De plus, il est essentiel de veiller à ce que la DPAE soit réalisée avant l’embauche du salarié pour se conformer à la réglementation en vigueur.

Par ailleurs, une copie de la DPAE ou de l’accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié a un contrat de travail écrit, mentionnant l’organisme destinataire de la déclaration.

En cas d’erreur ou d’annulation de la déclaration, des démarches spécifiques doivent être entreprises pour rectifier la situation.

Comment réaliser une DPAE ?

Il n’existe pas de procédure unique pour effectuer cette formalité requise. Plusieurs options sont disponibles pour l’employeur :

  • La DPAE peut être transmise en ligne via le site Net-entreprises ou directement sur le site de l’URSSAF. Pour les entreprises ayant effectué plus de 50 DPAE l’année précédente, la transmission dématérialisée est obligatoire sous peine d’une pénalité financière (19,63 € par salarié en 2025). Cette transmission en ligne est également recommandée pour les autres employeurs.
  • Il est aussi possible d’envoyer la DPAE par formulaire papier, à transmettre à l’URSSAF ou la MSA au plus tard 8 jours avant l’embauche, par courrier recommandé ou télécopie, avec risques de sanctions en cas de retard.

A noter : Les entreprises, qui ont adressé plus de 50 déclarations d’embauche au cours de l’année civile précédente, ont à présent l’obligation de dématérialiser leurs DPAE.

Dans tous les cas, il est conseillé de conserver les preuves d’envoi. Après transmission électronique, l’URSSAF envoie un accusé de réception sous 5 jours ouvrés.

Comment effectuer votre DPAE via le logiciel My Silae ?

Si vous disposez d’un logiciel de paie tel que Silae, il est possible de transmettre directement votre DPAE (anciennement DUE) à l’URSSAF via net-entreprises grâce à un système EDI. Cette option est la plus simple car vous pouvez gérer l’entrée de votre salarié directement depuis votre logiciel de paie.2

Mode d’emploi :

  1. Depuis l’état d’avancement actuel, cliquez sur l’option ” + DPAE/DUE ” située dans le menu à droite de l’écran.
  2. Le formulaire de “Déclaration Préalable à l’Embauche” s’affichera pour que vous puissiez le compléter. Une fois rempli, veuillez cliquer sur “Complément de saisie” dans le menu à droite de l’écran, et non sur “Confirmer”. Cette étape est cruciale car la DPAE génère la fiche salarié pour le nouvel employé. Ainsi, d’autres informations telles que le type de contrat, le salaire, la classification des métiers et les horaires doivent se renseigner via le module “complément de saisie”.
  3. Ensuite, cliquez sur “Appliquer”, puis sur “Confirmer” dans le menu à droite de l’écran.
  4. La finalisation de la création de la DPAE vous propose trois actions : Imprimer, Envoyer par mail, Générer au format EDI. Vous pouvez choisir d’effectuer les trois actions simultanément en cochant les cases correspondantes. Pour déclencher l’action, cliquez sur “Générer” situé en bas à droite de l’écran.

💡 Bon à savoir :

  • Si vous avez déjà employé un salarié en CDD et qu’il est maintenant sorti, pour éviter de saisir à nouveau ses informations, vous pouvez récupérer les données à partir de la fonction “Salariés sortis” accessible dans le menu à droite de l’écran.
  • Si un salarié est toujours en poste et sera réembauché prochainement, vous pouvez également récupérer les données via la fonction “Salariés présents” dans le menu à droite de l’écran.
  • Le nouveau salarié sera alors créé dans la fiche salarié et les informations saisies dans la DPAE seront automatiquement reportées.

Ce qui va changer en 2026 : la DPAE intégrée à la DSN

À partir de 2026, une évolution majeure va simplifier la gestion administrative des embauches : il sera possible d’effectuer la Déclaration Préalable à l’Embauche directement via la DSN (Déclaration Sociale Nominative), grâce à un nouveau signalement spécifique “nature 10” prévu dans la norme DSN P26V01.

Concrètement, cela signifie que les employeurs pourront transmettre la DPAE dans le même flux que les autres déclarations sociales, sans passer par un portail ou une saisie distincte.

Cette évolution vise à fluidifier les démarches RH et à automatiser davantage le processus d’embauche. Elle s’inscrit dans une logique de simplification et de dématérialisation des obligations administratives.

Qui est concerné par la DPAE via DSN ?

Dans un premier temps, ce nouveau dispositif s’appliquera uniquement :

  • aux contrats CDI et CDD relevant du régime général,

  • à l’exclusion des contrats de travail temporaire, non concernés au lancement.

L’employeur devra indiquer précisément la date et l’heure d’embauche, la durée initiale de la période d’essai ainsi que les références en santé au travail, comme pour la DPAE classique.

Une transition progressive

À noter : cette nouvelle modalité de déclaration ne remplacera pas immédiatement les canaux existants (EDI, API, EFI). Les deux systèmes coexisteront à partir de 2026, laissant le choix à l’employeur.

Deux comptes rendus métiers seront générés automatiquement après l’envoi via DSN :

  • un CRM DPAE,

  • et un CRM identité.

⚠️ Ce signalement est à distinguer du signalement d’amorçage des données variables, qui s’effectue après l’embauche pour récupérer, entre autres, le taux de prélèvement à la source.

Comment anticiper ce changement ?

Pour se préparer efficacement à cette évolution, les employeurs doivent :

  • Vérifier la compatibilité de leur logiciel de paie avec la future norme DSN P26V01,

  • Adapter leurs processus RH pour inclure ce signalement,

  • Former leurs équipes à l’usage de cette nouvelle fonctionnalité.

Fortify vous accompagne

Fortify peut vous accompagner dans cette transition et votre mise en conformité.

Pour toute question ou assistance supplémentaire concernant la gestion de la paie, n’hésitez pas à contacter notre équipe d’experts.

 

 

Questions fréquentes sur la DPAE

Qui est concerné par cette déclaration ?

Tous les employeurs qui embauchent un salarié en CDI, CDD ou en intérim sont concernés.

Quand l’effectuer ?

La DPAE doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard le jour de l’embauche.

Doit-on faire une DPAE pour un renouvellement de CDD ?

En principe, lorsqu’un CDD est renouvelé de manière successive et sans interruption entre les deux contrats, il n’est pas nécessaire de réaliser une nouvelle DPAE. En revanche, si une coupure intervient entre les contrats, l’employeur doit alors effectuer une nouvelle DPAE pour le renouvellement.

Faut-il faire une DPAE pour un apprenti ?

Oui, l’employeur est tenu de déclarer l’embauche de tout apprenti auprès de l’URSSAF ou de la MSA, car l’apprenti est considéré comme un salarié de l’entreprise.

Doit-on faire une DPAE pour un stagiaire ?

Non, la DPAE ne s’applique pas aux stagiaires. En effet, le Code du travail ne considère pas les stagiaires comme des salariés, ce qui exonère l’employeur de cette obligation déclarative.

Comment faire une DPAE ?

Elle peut s’effectuer en ligne sur le site de l’URSSAF ou sur le site de la MSA pour les employeurs relevant du régime agricole. Elle peut également se réaliser via le logiciel de paie. L’employeur doit remplir un formulaire en ligne en fournissant des informations sur l’entreprise, le salarié et le contrat de travail. A compter de 2026, il sera possible de transmettre la DPAE directement via la DSN.

Quels sont les risques en cas de non-respect de la DPAE ?

Si l’employeur ne fait pas de DPAE, il s’expose à différentes sanctions :

  • Sanction civile : régularisation par l’Urssaf des cotisations de Sécurité sociale non payées du fait de l’absence de déclaration
  • Sanction administrative : pénalité de 1 266 € par salarié concerné
  • Sanction pénale : l’absence intentionnelle de DPAE est un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié.

Comment vérifier son enregistrement ?

Pour vérifier si votre DPAE a bien été enregistrée, vous pouvez contacter l’organisme compétent et leur demander une confirmation de réception. Vous pouvez également consulter votre espace personnel sur le site dédié pour vérifier le statut de votre déclaration.

Comment l’annuler ?

L’employeur dispose d’un délai de 2 jours ouvrables à partir de la réception de la confirmation de la DPAE par l’URSSAF pour les contacter et demander une modification.
Il peut également choisir de soumettre une nouvelle DPAE, qui annulera automatiquement la déclaration initiale.

Qui peut effectuer une DPAE ?

Tout employeur, quelle que soit sa taille et son secteur d’activité, doit effectuer une DPAE avant d’embaucher un salarié. Les particuliers employeurs doivent également effectuer une DPAE pour leur salarié à domicile.