Toutes les entreprises sont soumises à des obligations légales et conventionnelles liées au personnel. La conformité RH fait d’ailleurs partie des principales préoccupations des services RH. Aujourd’hui, 39 % des RH déclarent que le suivi et la mise en place des évolutions réglementaires est une des principales difficultés au quotidien (Editions Tissot).
Dans cet article, nous abordons les principaux enjeux de la conformité RH, ainsi que les risques liés à la non-conformité. Nous vous dévoilons également les bonnes pratiques pour assurer votre conformité RH.
Conformité RH : définition
La conformité RH (ou Compliance RH) est l’ensemble des obligations auxquelles une entreprise est soumise par la loi (en particulier le droit du travail) et par les normes applicables.
On peut regrouper ces obligations RH en 8 catégories :
- L’affichage obligatoire et les documents obligatoires à détenir par l’entreprise
- La gestion des risques et la SST (santé et sécurité au travail)
- L’organisation du temps de travail et les contrats de travail
- La représentation du personnel (CSE) et les négociations obligatoires
- La formation professionnelle
- Les entretiens RH obligatoires
- La conformité de la paie
- La conformité RGPD
🖍️ A noter :
Les obligations évoluent en fonction de l’effectif de l’entreprise. Ainsi, les entreprises doivent veiller à la mise en conformité de leurs obligations sociales au fur et à mesure de leur évolution.
Par exemple :
- A partir de 11 salariés : mise en place du CSE obligatoire
- A partir de 20 salariés : mise en place d’un Règlement Intérieur, Embauche obligatoire de personnes handicapées dans la proportion de 6% de son effectif total, etc.
- A partir de 50 salariés : Négociations annuelles obligatoires, obligation de conclure un accord sur la participation etc.
➡️ Consulter la liste des obligations en fonction de votre effectif
Les enjeux de la conformité RH
Risques financiers liés à la non conformité RH
En cas de non-respect de la réglementation applicable, l’entreprise s’expose à des risques importants. En effet, la non-conformité RH peut être sanctionnée lourdement en cas de contrôle par l’inspection du travail, ou par le Conseil des Prud’hommes en cas de contentieux avec un salarié. La CNIL a également tout pouvoir pour imposer des amendes aux entreprises ne respectant pas le RGPD.
Exemples de sanctions :
- Le défaut de mise en place du CSE, obligatoire depuis le 1er janvier 2020 pour les entreprises de plus de 11 salariés, peut constituer un délit d’entrave qui peut être puni d’un emprisonnement d’un an et d’une amende de 7 500 €.
- Le non-respect des principes du RGPD dans le traitement et la gestion des données personnelles de vos collaborateurs vous expose à des sanctions (avertissement, sanctions administratives et pénales, amendes…)
Ainsi, se conformer à la réglementation vous permettra bien sûr de vous prémunir du risque financier lié à la non-conformité.
Un atout pour votre marque employeur
Au-delà des aspects pécuniers, assurer votre conformité RH vous permettra d’obtenir la confiance de vos employés, qui se sentiront davantage en sécurité sur leur lieu de travail. Cette confiance accrue sera un atout pour votre marque employeur. Le respect des lois et des réglementations valorise en effet votre réputation et votre attractivité pour les candidats potentiels.
Comment vous assurer de votre conformité RH ?
Effectuer une veille RH régulière
Pour vous assurer de votre conformité RH, il est essentiel de réaliser une veille exhaustive sur l’actualité paie et RH. De nombreuses ressources en ligne existent (gratuites ou payantes) pour vous aider dans cette tâche.
💡 Bon à savoir :
Fortify propose chaque fin de mois Le Récap’RH, une newsletter gratuite résumant l’actualité paie et sociale !
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Renforcer vos compétences RH
Compte tenu des évolutions législatives et réglementaires en continu, il est fortement recommandé de suivre des formations régulières afin de vous remettre à niveau sur vos pratiques paie et RH. Certifié Qualiopi, Fortify Solutions RH vous propose de nombreuses formations en gestion de la paie ou renforcement paie. Nous pouvons également organiser des sessions de formation sur mesure sur divers points liés à la réglementation paie et sociale (télétravail, élections CSE, procédures variées, etc…)
Sécuriser vos pratiques RH avec le digital
Le digital peut fortement vous aider à sécuriser vos pratiques RH. L’atout des logiciels RH en mode SaaS, tels que la solution de paie Silae, est l’intégration en temps réel des évolutions légales et conventionnelles. Ainsi vous garantissez une paie 100% fiable et juste à vos salariés.
Disposer d’un SIRH vous aide par ailleurs à faciliter le suivi et la traçabilité de l’ensemble des données RH (entretiens obligatoires, suivi des temps de travail, congés et absences…) Cette centralisation des données vous permet de gagner en transparence, et pourra fortement vous servir en cas de litige avec un salarié. Enfin, les logiciels RH disposent également d’une obligation de respect du RGPD en matière de traitement et de gestion des données. En dématérialisant vos processus RH, vous gagnez ainsi en sérénité et sécurité à tous les niveaux !
Réaliser des audits de conformité RH
Afin de sécuriser un maximum vos pratiques, il peut être nécessaire de faire appel à un expert spécialisé. Chez Fortify Conseil RH, nous réalisons pour nos clients des audits de conformité RH afin d’identifier les points de vigilance et les actions à mettre en place pour une mise en conformité réglementaire.
