Saviez-vous que 45 % du temps des gestionnaires de paie est consacré au contrôle des bulletins et des déclarations ?* Avec des évolutions comme la DSN (Déclaration Sociale Nominative) et le PAS (Prélèvement à la Source), le contrôle de paie est devenu une mission incontournable. Mais pourquoi ce processus est-il si complexe ? Et comment les outils digitaux et l’IA peuvent-ils simplifier cette tâche ? Éléments de réponse.

Le contrôle de paie, une mission aux enjeux critiques

Assurer la paie, c’est garantir un service irréprochable. Épine dorsale de la relation employeur-salarié, la paie doit être exacte et conforme en tous points. La moindre erreur peut entraîner de fastidieux allers-retours avec les salariés ou prestataires externes et engendrer des coûts significatifs pour l’entreprise. Pourtant, les écarts sont fréquents : selon le rapport annuel 2015 de l’ACOSS***, deux tiers des employeurs contrôlés ont été soumis à un redressement.

Le contrôle de paie est une opération complexe, mêlant tâches répétitives et haut niveau de technicité. Il exige une maîtrise parfaite du cadre réglementaire (conventions collectives, accords de branche, etc.), ainsi qu’une connaissance approfondie de l’histoire de l’entreprise (fusions, harmonisations sociales, pratiques internes) et parfois de la situation individuelle de certains salariés.

Ces défis se sont accentués avec l’introduction du bulletin simplifié. Conçu à l’origine pour simplifier les contrôles de paie et les déclarations, le bulletin de salaire a été repensé pour améliorer sa lisibilité pour les salariés. Cela a contraint les gestionnaires de paie à adapter leurs pratiques de contrôle.

De plus, la mise en place de la DSN (Déclaration Sociale Nominative) a bouleversé les méthodes de travail, remplaçant des contrôles annuels par des vérifications mensuelles. La charge de travail s’est ainsi accrue, alors même que les gestionnaires consacraient déjà entre trois et cinq jours par mois à ces opérations.

Cette évolution souligne l’importance d’un contrôle rigoureux et d’une expertise pointue pour éviter les erreurs coûteuses et maintenir la confiance des salariés.

Le digital et l’IA au service des gestionnaires de paie

Les défis du contrôle de paie : un volume de données colossal

Chaque mois, un gestionnaire de paie doit vérifier plus de 500 données par bulletin et 400 rubriques DSN. Cette charge importante rend l’automatisation de tout ou partie de ces contrôles indispensable.

Pourquoi l’automatisation est essentielle ?

Pour garantir la fiabilité de la paie, les gestionnaires doivent réaliser des tâches complexes :

  • Analyses croisées entre données paie, comptables et déclaratives.
  • Comparatifs entre traitements mensuels, parfois issus de multiples systèmes.

Bien que certains processus soient déjà digitalisés, les outils utilisés sont souvent dispersés sur plusieurs applications. Résultat : une part manuelle du travail reste importante, limitant les gains de productivité.

L’IA et le digital : simplifier et fiabiliser les contrôles

Réduire les anomalies grâce à l’intelligence artificielle

En intégrant l’IA dans les processus, les gestionnaires peuvent automatiser la détection des anomalies, économisant ainsi un temps précieux. Plutôt que de vérifier bulletin par bulletin ou d’extraire des données manuellement, l’Intelligence Artificielle et le machine learning permettent :

  • Une analyse rapide et globale des écarts.
  • Une meilleure fiabilité des données, grâce à des contrôles automatisés en standard.

Un processus d’amélioration continue

Les outils modernes incluent :

  • Des contrôles pré-paramétrés, ajustés aux spécificités de l’entreprise.
  • Une amélioration continue des logiciels, basée sur les retours des gestionnaires.

Ces solutions offrent des gains de productivité immédiats, tout en améliorant la qualité globale des processus de paie.

L’humain : un acteur clé dans la digitalisation

Malgré l’automatisation, les gestionnaires de paie jouent un rôle indispensable :

  • Alimentation des systèmes : Ils enrichissent les outils avec des cas spécifiques rencontrés au quotidien.
  • Expertise terrain : Leur connaissance approfondie des contextes particuliers est essentielle pour résoudre les anomalies complexes.

Grâce à ces outils, les gestionnaires peuvent se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, comme l’analyse stratégique ou la gestion des situations exceptionnelles.

Optimisez votre contrôle de paie dès maintenant

Les grandes réformes, comme le Prélèvement à la Source (PAS), ont complexifié les processus de paie. Mais elles ont également accéléré la nécessité de digitaliser les contrôles. Cette transformation est une opportunité unique pour réduire la charge administrative et fiabiliser les processus.

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Sources :

* Benchmark ADP – 59 sociétés de 600 à 14 000 salariés gérés en paie
** Intelligence Artificielle
*** Agence Centrale des Organismes de Sécurité Sociale – Caisse nationale des Urssaf
**** Prélèvement à la source