GTA : comment équilibrer les charges et les capacités ?

Dans un contexte de transformation du travail, de pénurie de compétences et de quête de performance durable, la Gestion des Temps et des Activités (GTA) s’impose comme un levier stratégique pour les RH et les managers. L’un des enjeux majeurs : trouver le bon équilibre entre les charges de travail et les capacités disponibles.

Définitions charges vs capacités 

Avant d’optimiser, il faut comprendre les fondamentaux de la GTA. L’équilibre entre les charges et les capacités repose sur deux notions fondamentales :

🔹 Charges de travail

Ce sont les besoins en travail liés à l’activité. Elles correspondent au volume d’heures nécessaires pour réaliser une production ou assurer un service. Les charges varient selon la saisonnalité, les pics d’activité, les congés ou encore les imprévus.

🔹 Capacités disponibles

Ce sont les ressources disponibles pour absorber ces charges. Elles représentent le nombre d’heures que les salariés ou les équipes peuvent fournir sur une période donnée, en tenant compte des contrats, des plannings, des absences et des compétences.

Pourquoi équilibrer charges et capacités est essentiel ?

Un déséquilibre entre charges et capacités peut avoir des conséquences lourdes :

• Surcharge : stress, burn-out, erreurs, absentéisme.
• Sous-charge : démotivation, perte de sens, désengagement.
• Désorganisation : mauvaise allocation des ressources, baisse de productivité.

Afin d’éviter ces risques, l’objectif est donc d’optimiser l’adéquation entre les besoins et les ressources pour garantir efficacité, bien-être et performance.

Exemple concret : Dans une usine, si la production nécessite 1 000 heures de travail sur une semaine, mais que les équipes disponibles ne peuvent en fournir que 800, il y a un déséquilibre à corriger.

📊 Quelques chiffres clés :

• En 2024, 42 % des salariés ont eu au moins un arrêt maladie, dont 27 % pour des troubles psychologiques.(Baromètre Malakoff Humanis 2024)
• Le coût global de l’absentéisme en France est estimé à 117 milliards d’euros.(analyse publiée par Ergofrance)

🏭 Qui est concerné ?

Les entreprises du secteur industriel sont particulièrement exposées car le suivi précis du plan de production y est essentiel. Mais elle concerne également tous les secteurs d’activité (tertiaire, retail, santé…) qui ont besoin de bien gérer leurs ressources.

Comment optimiser les ressources humaines ?

Pour assurer la production, garantir le bien être des collaborateurs et rester compétitif, il est capital de bien gérer les ressources au sein de l’entreprise. L’optimisation repose sur plusieurs piliers :

• Une vision claire des charges, grâce à des outils de planification.
• Une cartographie des compétences et des disponibilités.
• Une anticipation des pics d’activité (via l’annualisation des temps de travail par exemple).
• Une répartition équitable des tâches entre les équipes.
• Une gestion proactive des absences pour éviter les ruptures de charge.

Le rôle des logiciels de GTA dans l’équilibre charges / capacités

Pour garantir un équilibre efficace entre les charges de travail et les capacités disponibles, il est essentiel de s’équiper d’un logiciel de gestion des temps et des activités (GTA). Ces solutions digitales transforment en profondeur la gestion RH, en offrant une visibilité accrue, une planification optimisée et un pilotage stratégique des ressources.

✅ Vision centralisée et en temps réel

Des logiciels de GTA comme So’Horsys d’Asys ou Octime offrent une vue consolidée des plannings, des absences et des temps de travail.

✅ Anticipation des besoins

Les tableaux de bord et alertes permettent aux managers d’identifier les pics d’activité et d’ajuster les ressources en amont.

✅ Gain de temps pour les managers

La planification est automatisée, les validations simplifiées, les données consolidées. Résultat : moins d’administratif, plus de pilotage.

✅ Amélioration de l’équilibre

Les outils détectent les déséquilibres, facilitent la répartition équitable des charges et intègrent les contraintes individuelles.

✅ Alignement stratégique

La GTA devient un outil de pilotage au service des priorités RH et business.

Cas d’usage : la saisie de charge par tranche horaire

Dans une solution de GTA, la fonctionnalité de saisie/import de charge par tranche horaire permet de définir sur le planning une valeur quotidienne liée à une tâche, un nombre de salariés ou des horaires. Elle est particulièrement utile pour :

• Gérer les objectifs de production
• Assurer la présence minimale requise sur un site
• Respecter les contraintes légales et organisationnelles

🏭 Exemple dans l’industrie :

Dans une usine de fabrication de pièces automobiles, le responsable de production doit garantir la présence de 5 opérateurs sur la ligne d’assemblage chaque jour entre 6h et 14h pour atteindre les objectifs de production.

Grâce à la fonctionnalité de saisie de charge par tranche horaire dans son logiciel de GTA, il peut :

• Définir cette charge directement dans le planning : “5 opérateurs requis sur le créneau 6h–14h”.
• Visualiser si les équipes disponibles couvrent bien cette charge, en tenant compte des absences, des contrats et des temps partiels.
• Recevoir une alerte en cas de sous-effectif prévu (ex. : congés ou arrêt maladie).
• Réagir rapidement en ajustant les plannings ou en sollicitant des intérimaires.

👉 Résultat : la ligne reste opérationnelle, les délais sont respectés, et les équipes ne sont ni surchargées ni désorganisées.

Conclusion

L’équilibre entre charges et capacités n’est pas un luxe, c’est une condition essentielle pour préserver la santé des équipes, garantir la performance de l’entreprise et assurer la qualité du travail. Grâce à la digitalisation de la GTA, les RH et les managers disposent enfin des outils pour anticiper, piloter et aligner les ressources avec les priorités stratégiques.