Comment rédiger votre cahier des charges GTA ? (+ modèle offert)

La gestion des temps et activités (GTA) est un pilier essentiel pour les services RH et les managers. Entre suivi des absences, planification des équipes, gestion des heures supplémentaires et conformité réglementaire, les enjeux sont multiples.

Pour réussir le déploiement d’un logiciel GTA, le cahier des charges est l’outil incontournable. Il permet de cadrer le projet, de clarifier vos besoins et de comparer les éditeurs en toute objectivité.

Dans cet article, découvrez comment rédiger efficacement votre cahier des charges GTA et accédez à un modèle gratuit à télécharger.

Pourquoi rédiger un cahier des charges GTA ?

Un projet de Gestion des Temps & Activités représente un investissement stratégique. Rédiger un cahier des charges GTA, c’est :

• Définir vos besoins réels : chaque organisation a ses spécificités (plannings atypiques, conventions collectives, intérimaires, etc.).

• Structurer votre projet : objectifs, périmètre, contraintes et attentes sont clairement posés.

• Comparer les solutions du marché : vous évaluez les éditeurs selon des critères homogènes.

• Réduire les risques : anticipation des coûts, délais, intégrations et contraintes réglementaires.

• Impliquer les parties prenantes : RH, managers, DSI et direction adhèrent à une vision commune.

Sans cahier des charges, le risque est grand de choisir une solution inadaptée, coûteuse ou mal adoptée par les équipes.

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Gagnez du temps et structurez votre projet avec notre modèle prêt à l’emploi, entièrement personnalisable selon vos besoins. Ce document vous permet de définir vos besoins, de cadrer votre projet et de communiquer efficacement avec vos prestataires.

Les étapes clés pour rédiger un cahier des charges GTA

1. Analyser vos besoins internes

Avant de lister des fonctionnalités, commencez par dresser un état des lieux :

• Comment gérez-vous actuellement les temps et activités (Excel, logiciel, badgeuses) ?

• Quelles sont les difficultés rencontrées (retards, erreurs de paie, surcharge RH) ?

• Quelles priorités souhaitez-vous résoudre (conformité, pilotage, productivité) ?

2. Décrire le contexte de votre entreprise

Cette section doit présenter les éléments structurants :

• Nombre de salariés et organisation (sites, filiales, multi-conventions).

• Secteurs d’activité (industrie, HCR, santé, grande distribution, etc.).

• Contraintes légales ou sectorielles (durées maximales, modulation, accords de branche).

3. Fixer vos objectifs de projet

Exemples d’objectifs souvent rencontrés :

• Sécuriser la conformité réglementaire.

• Fluidifier la gestion des plannings.

• Réduire le temps de traitement administratif RH.

• Améliorer l’expérience collaborateur grâce à un self-service.

• Faciliter le suivi budgétaire et la productivité.

4. Détailler les fonctionnalités attendues

Un bon cahier des charges GTA doit préciser les fonctionnalités indispensables :

• Gestion du temps de travail : suivi des heures, annualisation, modulation.

• Congés et absences : demandes en ligne, validation hiérarchique, suivi réglementaire.

• Plannings et cycles horaires : gestion des horaires décalés, équipes tournantes, saisonniers.

• Heures supplémentaires et astreintes : calcul, validation et intégration paie.

• Suivi des intérimaires : contrats, suivi des heures, coûts.

• Reporting et tableaux de bord : indicateurs RH, productivité, absentéisme.

• Accessibilité et mobilité : badgeuse, portail collaborateur, application mobile.

Astuce 👉 différenciez les fonctionnalités indispensables des fonctionnalités optionnelles pour hiérarchiser vos priorités.

5. Intégrer vos contraintes techniques et organisationnelles

Un logiciel GTA doit s’intégrer à votre environnement :

• Compatibilité avec la paie (ex. My Silae, ADP, Sage, Cegid…).

• Connexion avec d’autres briques SIRH (onboarding, gestion des talents, etc.).

• Choix de l’hébergement : SaaS (cloud) ou on-premise.

• Exigences de sécurité et RGPD.

6. Définir budget et planning

Un cahier des charges complet doit prévoir :

• Une estimation budgétaire (licences, intégration, maintenance).

• Un calendrier de projet : phases de consultation, choix de l’éditeur, déploiement pilote, généralisation.

7. Établir vos critères de choix

Indiquez comment vous évaluerez les solutions :

• Richesse fonctionnelle.

• Expérience utilisateur.

• Capacité d’intégration technique.

• Qualité de l’accompagnement (formation, support, maintenance).

• ROI et évolutivité de la solution.

Conclusion

La réussite d’un projet GTA repose sur un cahier des charges bien construit. Véritable fil conducteur, il vous permet d’exprimer vos besoins, d’impliquer vos équipes et de choisir la solution la plus adaptée à votre organisation.

Fortify vous accompagne dans toutes les étapes de votre projet : rédaction du cahier des charges, aide au choix des solutions, et intégration d’outils performants & adaptés à vos besoins.