Comment faciliter le Onboarding d'un collaborateur à distance ?

Le Onboarding est la phase d’intégration du collaborateur au sein de l’entreprise. Elle démarre dès la signature du contrat jusqu’à la fin de la période d’essai. Ce processus est capital et son impact souvent sous-évalué ! En effet, 4 % des nouvelles recrues quittent leur poste après une première journée qui n’est pas à la hauteur^[1]. À l’inverse, un onboarding bien mené participe à une meilleure rétention : il augmente à 69% le taux de personnes qui restent au moins trois ans au sein de l’entreprise^[2].

Suite au reconfinement et au retour du télétravail à temps plein dans les entreprises, de nombreux collaborateurs ont dû intégrer leur nouvelle entreprise à distance. Conséquence : le distanciel complexifie davantage le processus de Onboarding. Dès lors, les services RH et managers ont dû faire preuve de réactivité et d’organisation pour que le Onboarding de leurs nouvelles recrues se déroule au mieux.

Comment se préparer à l’intégration d’un collaborateur à distance ? En quoi la digitalisation va vous aider à gérer l’étape du Onboarding ? Quels outils utiliser ? Comment faciliter la formation et la prise de fonction de votre nouvelle recrue ? Fortify vous donne 5 conseils à suivre pour intégrer un collaborateur à distance.

1. Digitaliser les processus de onboarding

La digitalisation va vous permettre d’optimiser l’expérience collaborateur, de faciliter la communication à distance et de simplifier votre processus de Onboarding.

Le SIRH modulaire de Fortify dispose d’un module Onboarding qui va vous permettre de fortement simplifier l’intégration de votre nouveau collaborateur.

Pour être impactant et efficace, le processus Onboarding doit être conçu et séquencé autour de 4 étapes clés : le “pré-boarding”, l’accueil dans l’entreprise, le suivi de la montée en compétences et la fidélisation.

L’étape de pré-onboarding se situe entre la signature du contrat et le premier jour du collaborateur. Tout au long de cette phase, il est essentiel d’être présent, disponible et de créer du lien avec votre futur collaborateur. Pour ce faire, le module Onboarding vous permettra de simplifier les démarches administratives :

Envoi d’un email de bienvenue à la nouvelle recrue pour se connecter à son espace personnel
Depuis son espace « futur collaborateur », la nouvelle recrue pourra compléter sa fiche salarié et ses informations personnelles (numéro de téléphone, adresse, numéro de sécurité sociale…)
Le futur collaborateur pourra transmettre en toute simplicité des documents nécessaires à son intégration (RIB, permis de conduire, CNI…).
Il aura également accès aux différents documents de l’entreprise (par exemple livret d’accueil, règlement intérieur, informations mutuelles…)

Dans le contexte actuel, il est recommandé d’opter pour la signature électronique de contrat afin d’éviter la remise en main propre ou par courrier. Cette option peut être mise en place facilement avec le SIRH Fortify !

Notre SIRH met également à votre disposition une interface de suivi des tâches pour faciliter le Onboarding. Cette interface permet aux services RH d’établir une liste des tâches à réaliser par chacun et de fixer une échéance. Par exemple :

Etablissement de la DPAE par les services RH
Préparation et remise du matériel IT par le service technique (ordinateur portable, écran, accès VPN, téléphone…). Pour une intégration à distance, il est essentiel de prévoir la livraison de son matériel, prêt à l’emploi, avec tous les logiciels nécessaires, outils collaboratifs et les login / mots de passe pour y accéder. Pensez à lui transmettre les coordonnées du service technique qui pourront être utiles en cas de besoin.
Annonce de l’arrivée du collaborateur en interne par le service communication. Il est primordial qu’une annonce officielle soit faite pour favoriser l’intégration (par mail, ou via l’intranet par exemple). C’est d’autant plus important pour une intégration en distanciel.
Organisation d’une réunion de service par le manager. Cette étape est également indispensable (y compris à distance) pour une intégration en bonne et due forme.
Entretien de milieu et de fin de période d’essai par le manager.

Notre module Onboarding vous assiste dans l’automatisation des tâches préparatives pour prévenir chaque personne ayant un rôle à jouer dans le Onboarding. Le manager est également alerté de la date d’arrivée d’un collaborateur afin de l’accueillir dans les meilleures conditions.

2. Soigner l’expérience collaborateur dès les premiers jours

La seconde étape du Onboarding va être l’arrivée du collaborateur dans l’entreprise. La première journée est capitale et vous devez tout faire pour laisser la meilleure impression possible. En effet, pour rappel 4% des recrues quittent leur poste au terme du 1er jour !

Dès le premier jour, il s’agit de lui communiquer des informations précises sur vos manières de travailler, de collaborer, la culture d’entreprise, l’organisation, les processus… Pour cela, vous pouvez mettre à disposition tous les documents que vous souhaitez sur le portail RH collaborateur du SIRH (organigramme, procédures, welcome book…)

La grande difficulté lorsque l’on intègre un collaborateur à distance est l’aspect humain. En effet, le distanciel va créer des barrières et complexifier les rapports et l’intégration avec ses nouveaux collègues. Pour faciliter le relationnel, prenez le temps d’informer les collaborateurs de l’arrivée de la nouvelle recrue en amont, de manière officielle.

Le petit plus pour faire la différence : Pour rendre les présentations plus personnalisées, vous pouvez par exemple demander au nouveau collaborateur de préparer un petit message d’intégration (au format vidéo ou écrit) que vous déposerez sur l’intranet de l’entreprise.

Le jour J, il est essentiel que le collaborateur se sente attendu, intégré et accueilli. Pour cela, son matériel doit être prêt et opérationnel. Vous pouvez également planifier un point en visioconférence avec son équipe de travail afin d’organiser une première rencontre informelle (par exemple en organisant un e-café). Vous aurez ainsi l’occasion de faire les présentations en live, de rappeler sa mission, son périmètre, ses responsabilités…Chaque membre de l’équipe pourra également se présenter et expliquer son rôle au sein de l’entreprise.

Le petit plus pour faire la différence : choisir un tuteur privilégié au sein de l’équipe qui pourra lui apporter une aide opérationnelle. La nouvelle recrue sera rassurée d’avoir une personne disponible pour répondre de façon concrète et rapide à ses interrogations.

3. Réaliser des points réguliers

Suite à la première journée, l’enjeu va être de donner de la visibilité pour permettre au collaborateur de se projeter. Cette étape de suivi du onboarding est essentielle car il faut savoir que 80% des recrutés prennent la décision de rester dans les 6 premiers mois.

De manière générale, des “follow-up” sont indispensables pour vérifier que le collaborateur dispose des moyens nécessaires à sa prise de poste, et ce jusqu’à la fin de sa période d’essai. C’est encore plus le cas dans le cadre d’un Onboarding à distance.

En effet, le danger du distanciel, c’est que la nouvelle recrue se sente isolée et perdue, sans savoir ce que l’on attend d’elle. Ainsi, il est essentiel de prévoir des points fréquents avec le nouveau collaborateur. Nous vous recommandons d’établir un planning d’appel régulier avec le manager et les services RH. Ces réunions virtuelles vous permettront de répondre à ses interrogations mais également de lui donner des missions concrètes avec des objectifs réalisables. N’hésitez pas à lui fournir des « To do list » détaillées avec des échéances, pour l’aider dans les premiers temps à organiser sa journée et accomplir des tâches bien précises. Petit à petit, il gagnera ainsi en autonomie.

Bien entendu, vous devez vous montrer le plus disponible et être facilement joignable pour répondre à ses questions tout au long de son intégration. Faites preuve de bienveillance et de compréhension face aux difficultés qu’il pourrait rencontrer face à une situation complexe et inédite. En clair, il est primordial de rassurer votre collaborateur, de l’accompagner et de prendre du temps pour répondre à ses inquiétudes éventuelles.

4. Miser sur le digital learning

Le distanciel va forcément complexifier la formation de votre collaborateur. Heureusement, nous disposons aujourd’hui de nombreux outils digitaux pour faciliter son parcours de formation. Comme pour une intégration classique, vous pouvez dans un premier temps lui adresser tous les documents nécessaires pour qu’il s’imprègne de l’entreprise (en lui mettant à disposition dans son espace personnel). Appuyez-vous également un maximum sur les formations à distance (MOOC, vidéos…).

En parallèle, prévoyez également des formations en visioconférence avec différents membres de l’entreprise (service technique, managers, service communication…), afin de rendre son parcours de formation plus vivant et de favoriser les échanges. En effet, il est capital d’apporter de l’humain dans cette étape de formation à distance.

Vous pouvez également tester l’acquisition des compétences de votre collaborateur. Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur des tests en ligne par exemple, ou des exercices pratiques. N’oubliez pas de lui faire un feedback constructif pour qu’il puisse travailler sur ses axes d’amélioration.

5. Evaluer l’efficacité du collaborateur en télétravail grâce à la GTA

Dans un cadre plus large, un logiciel de Gestion des Temps et Activités vous permettra de simplifier le suivi du travail à distance, pour l’ensemble des collaborateurs. En effet, avec le développement accru du télétravail, il devient indispensable d’avoir une visibilité sur les temps de travail de vos collaborateurs. Avec la GTA, vos collaborateurs peuvent déclarer en toute autonomie leurs heures de travail. Elle permet également de mettre en place un système de badgeage virtuel, idéal pour le travail à distance. La fonctionnalité « Gestion des activités » du logiciel va quant à elle permettre un suivi précis de l’avancée des projets. Ainsi, vous aurez une visibilité sur les tâches effectuées par les collaborateurs, et évaluer ainsi leurs performances. Vous pourrez ainsi vous rendre compte plus facilement du travail réalisé par votre nouvelle recrue et de son efficacité.