Au cœur de tout projet IT, l’interfaçage des solutions revêt une importance capitale. Cette étape cruciale permet en effet de garantir une circulation fluide et optimale de l’information. Dans le cadre d’un projet SIRH, l’enjeu est de connecter vos différentes solutions RH entre elles, mais également au sein de votre SI existant.
En quoi consiste une interface concrètement ? Quels sont les enjeux de l’interfaçage dans le cadre d’un projet SIRH ? Comment optimiser la mise en œuvre des interfaces ? Dans cet article, Fortify vous explique tout ce qu’il faut savoir sur cette étape indispensable pour la réussite de votre projet SIRH.
Comment définir une interface ?
Par définition, une interface est un dispositif qui permet la communication entre deux éléments d’un système informatique. Concrètement, il s’agit d’un « programme » permettant un échange de données entre une ou plusieurs solutions. Ainsi, les interfaces vont permettre aux différentes applications de communiquer entre elles.
Les interfaces mises en place vont ainsi permettre de récupérer ou transmettre des informations et de les exploiter dans un autre système, et ce en toute sécurité.
Interfaces SIRH : les enjeux
Par définition, un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) est un ensemble de logiciels permettant d’automatiser et d’optimiser une grande partie des tâches administratives relatives à la gestion des Ressources humaines. Tout l’intérêt du SIRH, est justement la possibilité de connecter l’ensemble des solutions entre elles, afin d’homogénéiser et faire circuler les données en toute simplicité.
A l’heure de la digitalisation, le SIRH se démocratise au sein des entreprises. Cet outil s’adresse désormais à de multiples utilisateurs. Il permet notamment de fluidifier et simplifier la communication entre collaborateurs, managers et services RH. Depuis leur portail RH, les collaborateurs peuvent désormais effectuer leurs demandes de congés, de remboursement de notes de frais ou encore saisir leurs temps de travail. Ainsi, il est primordial que les solutions soient interconnectées entre elles. C’est grâce à l’interfaçage entre les différentes solutions, que les informations vont être automatiquement transmises, notamment vers la paie.
Ainsi, comme vous l’aurez compris, les interfaces SIRH ont de nombreux enjeux. Elles vont notamment permettre de :
- Fiabiliser les données RH et éviter les erreurs et doubles saisies,
- Améliorer les processus internes et gagner en efficacité,
- Favoriser la circulation de l’information en temps réel,
- Renforcer l’autonomie des utilisateurs,
- Sécuriser le transfert des données
Mise en œuvre des interfaces SIRH : méthodologie
Tout d’abord, dans le cadre d’un projet SIRH, il faut avant tout s’assurer de l’interopérabilité des différents solutions choisies. Par définition, l’interopérabilité est la capacité d’une solution, d’un outil ou d’un système à pouvoir se connecter avec d’autres outils, ou systèmes existants ou futurs. Il est ainsi primordial de vous assurer que les solutions sont compatibles entre elles, mais également avec votre système informatique existant.
La mise en œuvre des interfaces se déroule au travers de quatre grandes étapes.
Etape 1 : Identifier les données RH à transférer
Afin d’identifier les interfaces à mettre en place, il faut avant tout récapituler les données RH que vous souhaitez transférer d’un logiciel à l’autre. A titre d’exemple, on peut citer l’import des informations salariés, des contrats de travail, l’import des éléments variables de paie (heures supplémentaires, heures de nuit…), des absences, des notes de frais etc…
Cette étape indispensable vous permettra de cadrer votre démarche, et de déterminer les flux, fréquences et technologies à prévoir pour les interfaces.
Etape 2 : Déterminer le sens des flux
Après avoir identifié les données RH à transférer, vous devez à présent déterminer le sens des flux. Pour ce faire, il faut avant tout cartographier les différents processus qui seront gérés via votre SIRH, et voir les possibles intégrations avec les autres outils RH ou annexes (par exemple : logiciel comptable, ERP, MES, …). Dans le cadre d’un projet SIRH, il existe de multiples flux possibles.
En voici quelques exemples :
- EVP et congés / absences depuis le logiciel de gestion des temps vers la paie
- Envoi des bulletins de paie vers votre coffre-fort numérique
- OD de paie depuis votre logiciel de paie vers votre logiciel comptable
💡 Bon à savoir :
L’intégration du SIRH est un sujet à la fois technique et fonctionnel, qui nécessite la collaboration de toutes les parties prenantes (DRH, DSI et intégrateur). Chez Fortify, nous prenons le temps nécessaire afin de comprendre vos besoins, pour s’adapter à vos contraintes et spécificités métiers et vous guider au mieux dans la mise en place des interfaces.
Etape 3 : Prévoir la fréquence de transfert des données
Selon les besoins exprimés, nos experts de l’équipe Digital Innovation, étudient la faisabilité des interfaces souhaitées et déterminent la fréquence du transfert de données : en temps réel, hebdomadaire, une fois par jour, une fois par mois etc… En effet, en fonction des données que vous souhaitez transférer d’un logiciel à un autre, la fréquence ne sera pas identique (par exemple, une fois par mois pour le transfert des notes de frais vers la paie, une fois par mois pour l’envoi des bulletins vers le coffre-fort numérique, une fois par jour pour les absences maladie vers le logiciel de paie…)
Etape 4 : Sélectionner la technologie optimale
Enfin, la dernière étape est de sélectionner la technologie la plus adaptée pour le transfert de vos données RH. Il en existe plusieurs :
- Les imports de fichiers (CSV, XLS par exemple) sont souvent utilisés pour le transfert de données. Le fonctionnement est le suivant : vous devez réaliser un export des données du logiciel A par exemple puis l’importer dans le logiciel B. Cela implique donc une action manuelle.
- Les fichiers plats (de l’anglais Flat File) représentent le format le plus universel des fichiers EDI pour échanger des données. Cette technique implique de nombreuses manipulations : exportation, importation et formatage du fichier. Cette méthode a a cependant des inconvénients : elle représente une charge de travail supplémentaire et laisse place aux erreurs humaines éventuelles.
- Le serveur FTP (File Transfert Protocol) est un répertoire partagé et distant dans lequel il est possible de déposer des fichiers. Ces derniers sont ensuite envoyés vers un autre logiciel. Cette technologie a plusieurs avantages : transfert des fichiers volumineux et possibilité de semi ou totale automatisation de l’envoi des fichiers. Le principal inconvénient de cette méthode est la possibilité d’erreur de transfert. Il est donc important de mettre en place un contrôle avant import pour éviter les possibles erreurs. Par ailleurs, avec cette méthode, les transferts de fichiers sont asynchrones et se font à heure fixe contrairement à l’API.
- L’API (Application Programming Interface) est l’une des meilleures technologies pour transférer vos données RH. Le fonctionnement est le suivant : il s’agit d’une passerelle permettant à deux solutions différentes de communiquer entre elles et de faciliter l’échange de données. L’avantage : les API permettent de transférer des données en temps réel contrairement au FTP où l’envoi des données se fait à heure fixe. De plus, elles permettent un gain de temps considérable et une limitation du risque d’erreurs.
💡 Bon à savoir
Afin d’optimiser la connexion entre vos solutions, Fortify a créé le système API Centrex® qui permet la connexion de multiples solutions RH et logiciels annexes. Les meilleurs logiciels de paie, notes de frais, gestion des talents ou encore de GTA sont ainsi interfacés pour vous faire profiter d’une solution RH unifiée dans lequel toutes les données sont centralisées de façon sécurisée. Le transfert des données se fait automatiquement et en temps réel, sans intervention de votre part !
Afin d’homogénéiser les bases de données sociétés et salariés, de centraliser l’ensemble des données RH et de garantir des flux d’informations pertinents entre les différents logiciels RH, nous mettons en place un véritable écosystème RH.
Fortify vous accompagne dans votre Digitalisation RH !
A l’heure de la digitalisation, l’optimisation de la gestion des données RH est devenue un enjeu majeur pour la fonction RH. Conscients de ces nouveaux enjeux liés au traitement de la Data RH, Fortify a développé un savoir-faire reconnu et éprouvé dans le domaine du Data Management. Nos experts sont à votre écoute pour vous accompagner dans vos challenges ! Contactez-nous pour faire le point sur vos besoins.
