Le portail RH (ou Core RH) est le socle de votre SIRH. Il permet d’optimiser la gestion administrative du personnel à travers une plateforme 100% collaborative. Le portail RH est le premier pas vers la digitalisation de vos ressources humaines.
En quoi consiste concrètement le portail RH ? Quels sont ses fonctions et avantages ? Fortify vous explique tout ce qu’il faut savoir sur cet outil devenu incontournable.
Portail RH : définition
Un portail RH est une plateforme intégrée au SIRH, via laquelle les salariés peuvent accéder à des informations et documents personnels et professionnels.
Cette plateforme collaborative centralise l’ensemble des données RH, et facilite la communication entre les collaborateurs, managers et services RH. Il favorise également l’autonomie des salariés qui peuvent accéder facilement à leurs informations personnelles et effectuer diverses demandes (notes de frais, congés…)
Accessible via internet, c’est un outil puissant qui dispose de nombreuses fonctionnalités et qui facilite l’accès et l’analyse des données RH.
Le fonctionnement du portail RH
Un portail pour chaque profil utilisateur
L’intérêt du portail RH est son aspect collaboratif. C’est le service RH qui définit les droits d’accès aux différents profils de l’entreprise.
👨💻 Le portail RH salarié
Destiné aux collaborateurs, il permet un accès sécurisé à leurs informations personnelles qu’ils peuvent modifier et compléter en toute autonomie. Ils peuvent par exemple :
- Consulter leur solde de congé,
- effectuer une demande remboursement de notes de frais,
- télécharger leur bulletin de paie,
- visualiser les documents internes de l’entreprise (convention collective, organigramme, annuaire salarié…)
👩💼 Le portail RH manager
Depuis leur espace sécurisé, les managers ont accès aux dossiers des membres de leur équipe. Ainsi, ils peuvent :
- gérer les notes de frais de leur équipe
- valider / refuser les demandes de congés
- organiser les entretiens professionnels de l’équipe
- effectuer des demandes de formation auprès du service RH
- être alerté des échéances (fins de contrats, les dates des entretiens annuels, de visites médicales etc)
- accéder aux indicateurs RH de leurs collaborateurs (statuts, rémunération, jours travaillés, formations suivies, etc.)
Le portail service RH
Un des grands avantages du SIRH est la centralisation de l’ensemble des données RH au sein d’un seul et même outil. Ainsi, le service RH peut importer et traiter toutes les données des salariés, depuis leur entrée dans l’entreprise jusqu’à leur sortie.
Tout comme les managers, les services RH apprécient la possibilité d’être alerté des différents événements concernant les salariés (visites médicales, fin de période d’essai, formations à prévoir, renouvèlement de permis ou d’habilitations etc.).
Le portail RH est par ailleurs un outil efficace pour l’analyse des données RH. En quelques clics, le logiciel SIRH permet d’établir des tableaux de bord et reportings de suivi RH totalement personnalisés (masse salariale, turnover, absentéisme…)
Les avantages du portail RH
Pour résumer, on peut mettre en avant 3 grands avantages apportés par le portail RH.
1. Espace de travail collaboratif
Le Portail RH est un composant essentiel du Système d’Information puisqu’il représente le socle du SIRH et offre une plateforme collaborative à tous les employés de l’entreprise.
A l’ère du développement du télétravail, la digitalisation des process RH devient en effet incontournable. L’accès à leur plateforme via internet, permet aux collaborateurs de réaliser leurs tâches administratives à distance et de manière dématérialisée (demande de congés, notes de frais etc.
A ce titre, le portail RH et plus largement le SIRH facilite grandement la communication interne, et fluidifie les échanges entre collaborateurs, managers et services RH.
2. Gain de temps
Disposer d’un portail RH permet également un gain de temps considérable, que ce soit côté managers, collaborateurs ou services RH.
Afin d’autonomiser les collaborateurs et de libérer du temps aux services RH, de nombreux processus administratifs sont accessibles par un « self service ». A titre d’exemple, le collaborateur peut via le portail RH :
- Modifier ses coordonnées et informations bancaires
- Déposer ses demandes de notes de frais avec les justificatifs
- Demander une attestation employeur
- Effectuer des demandes de CP, RTT…
L’intérêt du portail RH collaboratif est la possibilité de définir des workflows de validation personnalisés et dématérialisés. Par exemple : le collaborateur peut saisir une demande d’absence, le manager la valider et l’équipe RH la traiter en paie. Les processus sont ainsi facilités et fiabilisés.
Ainsi, les services RH et les managers gagnent en efficacité et peuvent se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
Les collaborateurs vont également gagner un temps précieux grâce à la dématérialisation. A titre d’exemple, en dématérialisant vos notes de frais, vous divisez par 2 les délais de remboursement et réduisez par conséquent les coûts de gestion. Lorsqu’on sait que la gestion d’une note de frais prend en moyenne 20 minutes* au collaborateur sans dématérialisation, ce gain de temps est non négligeable !
3. Amélioration de l’expérience collaborateurs
Pour finir, le portail RH est un atout indéniable pour l’expérience collaborateur. Les salariés apprécient en effet l’autonomie dont ils disposent grâce à ce portail sur leurs demandes (congés, notes de frais…). La dématérialisation permet également une réactivité accrue face à leurs requêtes.
Par ailleurs, l’ergonomie de la plateforme est en effet un point fondamental dans le choix de votre SIRH. Celui-ci doit être conçu dans une optique « User Centric » (centrée sur l’utilisateur). Il est donc essentiel de sélectionner une solution « mobile-friendly » qui soit à la fois moderne, fluide et intuitive pour les utilisateurs.
*Source : étude HRS et Fondation GBTA
