La gestion de la paie concerne toutes les entreprises dès lors qu’elles emploient au moins un salarié. C’est une fonction complexe et chronophage qui requiert une grande rigueur et l’utilisation d’une solution performante ! Pour réaliser la paie de vos salariés en bonne et due forme, il convient de respecter scrupuleusement les processus du cycle de paie. Fortify décrypte pour vous les 6 grandes étapes de préparation et de gestion de la paie !
Etape 1 : la collecte des éléments variables de paie
Les EVP (Eléments Variables de paie) sont, par définition, l’ensemble des éléments susceptibles d’évoluer lors des différentes périodes de paie (primes, absences, heures supplémentaires…). Ils varient donc logiquement tous les mois en fonction de l’activité du salarié.
Pour une gestion de la paie fiable et juste, vous devez impérativement collecter les variables de paie. Pour ce faire, il existe plusieurs solutions : envoi des EVP par mail, compilation dans un tableau excel… Cependant ces méthodes sont particulièrement chronophages et sources d’erreurs.
Afin de fiabiliser la collecte de vos EVP, la solution la plus adéquate est l’utilisation d’un SIRH, connecté avec votre logiciel de paie. En effet, la mise en place d’un SIRH va vous permettre de dématérialiser les données liées aux EVP : les congés, le nombre d’heures travaillées, les dépenses professionnelles, les primes etc.
Interfacé avec un logiciel de paie performant tel que Silae, les données liées aux Variables de Paie seront transmises automatiquement vers la paie (par exemple la gestion des temps, des notes de frais, des congés et absences…). Cela évite considérablement le risque d’erreur et réduit le temps consacré au contrôle et à la ressaisie des informations.
Etape 2 : la production des bulletins de paie
Vient ensuite l’étape centrale de production des bulletins de paie, matérialisée par un document appelé bulletin de salaire ou fiche de paie. En effet, chaque salarié recevant un salaire doit se voir remettre un bulletin de paie. Il est impératif d’établir des bulletins de paie en se conformant aux exigences légales, notamment en respectant les mentions obligatoires du bulletin de paie.
Pour réaliser cette étape, disposer d’un logiciel de paie est aujourd’hui indispensable. Une solution digitale va permettre de produire les bulletins de paie, mais aussi la Déclaration Sociale Nominative.
Silae, le logiciel leader sur le marché, dispose d’un haut niveau d’automatisation et permet ainsi aux gestionnaires de fiabiliser le traitement de la paie. En plus de son ergonomie, l’atout de cette solution est la mise à jour en continu des évolutions légales et conventionnelles, qui garantit une paie toujours conforme et juste.
Etape 3 : le contrôle des bulletins de paie
Les éléments à contrôler
Etape incontournable, le contrôle de la paie doit être rigoureux. Cette étape permet de vérifier que la fiche de paie est correcte, au regard du code du travail et de la convention collective applicable. Les gestionnaires de paie doivent notamment vérifier les points suivants :
- La bonne intégration des variables
- Le calcul des exonérations
- Les compteurs (exemples : congés payés, RTT)
- La bonne prise en compte des DSN événementielles (par exemple : arrêt de travail)
- Le salaire brut.
Les états post-paie
Afin de fiabiliser votre paie, le logiciel de paie Silae va générer des états post paie. Il s’agit de documents qui reprennent de manière synthétique les éléments présents sur la fiche de paie : état de gestion, fiche individuelle de paie, livre de paie, l’état des charges, état récapitulatif global.
Muni de ces états, le gestionnaire de paie peut ainsi contrôler la cohérence de la DSN mensuelle avant de l’envoyer aux organismes sociaux.
A noter :
Le contrôle de la paie ne se fait pas uniquement au moment d’établir le bulletin de paie mais de façon continue. Les gestionnaires de paie doivent sans cesse actualiser leurs connaissances en actualité paie et sociale, afin de garantir une paie fiable et conforme. Une solution de paie telle que Silae facilite cette étape de contrôle, en intégrant les mises à jour légales et conventionnelles en temps réel.
Etape 4 : la distribution des bulletins de paie
Une fois les bulletins de paie contrôlés, les gestionnaires de paie peuvent passer à l’étape suivante : la distribution des bulletins de salaire aux salariés.
A noter :
La remise des bulletins de salaire est une obligation légale. Le bulletin de paie avec sa forme imposée appelée « bulletin clarifié » se remet en même temps que le salaire.
Il existe plusieurs modes de distribution des fiches de paie aux salariés : remise en main propre ou par voie postale ou dématérialisation du bulletin de paie, via un coffre-fort numérique.
Attention :
Si vous optez pour la dématérialisation du bulletin de paie, des conditions sont à respecter :
- Tout d’abord, vous devez impérativement informer les salariés de la mise en place du coffre-fort un mois avant son activation. Les salariés sont en droit de refuser l’activation de leur coffre-fort numérique. Ils doivent alors en notifier l’employeur. Dans ce cas, ce dernier doit poursuivre la remise du bulletin au format papier pour les salariés concernés par le refus.
- L’employeur doit garantir des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité (soit pendant une durée de cinquante ans soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint 75 ans).
- La solution de coffre-fort numérique doit impérativement être en conformité avec le cadre légal et les normes en vigueur.
Etape 5 : le versement des salaires
En parallèle de l’édition des bulletins de paie, il faut bien entendu procéder au paiement des salaires. Le paiement du salaire s’effectue une fois par mois, à date fixe. L’employeur a l’obligation de respecter cette échéance, au risque de recevoir une sanction.
A noter :
Le salaire doit obligatoirement être payé par chèque ou virement bancaire ou postal lorsque son montant excède 1 500 € net par mois. Si la somme due est inférieure ou égale à ce montant, le salarié peut demander à être payé en espèces.
Etape 6 : effectuer les déclarations sociales via la DSN
Dernière étape mais pas des moindres : réaliser la DSN (Déclaration Sociale Nominative). Cette étape consiste à déclarer les différentes cotisations et contributions à savoir :
- Les cotisations salariales déduites du salaire brut du salarié
- Les cotisations patronales qui s’ajoutent au salaire brut sur la fiche de paie
La déclaration et le paiement sont réalisés via l’envoi d’une DSN mensuelle. La DSN est un fichier électronique qui se dépose sur un site dédié, Net Entreprises ou MSA pour le secteur agricole.
La réalisation de la DSN peut s’effectuer en quelques clics à l’aide d’un logiciel de paie compatible DSN, tel que Silae.
Bon à savoir : Elle doit être obligatoirement effectuée chaque mois pour tous les salariés, même si aucune rémunération n’est versée.
Elle doit être envoyée :
- le 5 du mois pour les employeurs d’au moins 50 salariés et dont le salaire est versé au cours du même mois que la période de travail ;
- le 15 du mois dans les autres cas.
La gestion de la paie résumée en 6 étapes :
En bref
Vous connaissez maintenant les 6 étapes incontournables pour réaliser votre paie en bonne et due forme. Cette discipline requiert une véritable expertise et une très grande rigueur afin de garantir une paie fiable et conforme, point indispensable pour votre marque employeur. Bonne nouvelle, la solution de paie Silae peut fortement vous aider à fiabiliser et simplifier votre paie !
