La gestion administrative du personnel est une fonction centrale pour toute entreprise. Elle requiert une véritable expertise qui impose une très bonne connaissance de la législation et des Ressources Humaines en général. Afin d’aider les services RH dans la gestion des nombreuses tâches administratives, ceux-ci peuvent s’appuyer sur un logiciel dédié de type SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines). Ces solutions vont permettre aux services RH de gagner un temps précieux et de se concentrer sur leur cœur de métier.
Gestion administrative du personnel : définition
La gestion administrative du personnel représente l’ensemble des tâches administratives nécessaires à une bonne gestion des ressources humaines.
Elle couvre plusieurs domaines :
- La gestion du personnel : gestion des contrats de travail, des dossiers salariés, des documents RH etc.
- Respect et suivi de la législation : code du travail, convention collective, lois et réglementations en vigueur
- La gestion des temps de travail : suivi des temps de travail et des activités, respect des heures légales
- La gestion de la paie : gestion des salaires, édition et distribution des bulletins de paie, Eléments Variables de Paie, titres restaurant etc.
- La gestion des congés et absences : suivi du cumul et décompte des congés, RTT, récupération etc.
Digitalisez votre gestion administrative du personnel avec un SIRH
Qu’est-ce qu’un SIRH ? Découvrez les fonctionnalités
Par définition, le SIRH est l’acronyme de « Système d’Information de gestion des Ressources Humaines ». Un SIRH se compose de plusieurs modules, permettant de digitaliser un certain nombre de fonctions des ressources humaines.
La gestion administrative du personnel
Un SIRH permet de gérer l’ensemble des processus administratifs nécessaires à la vie de l’entreprise : édition des contrats de travail, suivi des visites médicales, gestion des divers documents RH… Le logiciel SIRH simplifie la gestion de l’ensemble du dossier administratif. Chaque salarié dispose ainsi d’un dossier dans lequel tous les documents et informations le concernant sont centralisés.
Le onboarding / offboarding
Disposer d’un SIRH avec des fonctionnalités dédiées au Onboarding vous permettra de simplifier l’intégration de vos nouveaux employés (définition de processus d’intégration, espace personnel pour vos nouvelles recrues, transmission des documents facilités…).
Concernant le Offboarding, notre logiciel de paie Silae vous permettra de simplifier la sortie de votre salarié en préparant les documents nécessaires depuis le logiciel : dernier bulletin de paie, solde tout compte, attestation Pôle Emploi, certificat de travail…
La gestion de la paie
L’une des fonctionnalités principales du SIRH est d’automatiser la gestion de la paie. Notre solution Silae permet notamment de gérer l’intégralité du cycle de paie, tout en intégrant les dernières évolutions légales et conventionnelles. Elle fait également le lien avec les autres solutions logicielles pour recueillir l’ensemble des données utiles pour l’édition de la fiche de paie (Eléments Variables de Paie).
La gestion des notes de frais
La gestion des notes de frais est chronophage et facilement source d’erreurs. Une solution de gestion des notes de frais vous fera gagner un temps précieux. Depuis leur espace personnel, les collaborateurs peuvent saisir leurs dépenses professionnelles avec les justificatifs associés en seulement quelques clics. Vous pouvez également définir des workflows de validation et contrôler facilement les dépenses en paramétrant vos propres règles. Enfin, la solution permet de générer directement les ordres de virement au format SEPA chaque mois.
La gestion des congés et absences
Cette fonctionnalité permet de gérer et suivre les temps d’absence des salariés (congés, RTT, arrêt maladie etc.). Depuis leur application, vos collaborateurs pourront effectuer leurs demandes de congés et suivre leur solde en temps réel. Les managers seront notifiés des demandes qu’ils pourront accepter / refuser en un clic.
La gestion des temps et activités
Une solution de GTA permet le suivi précis des temps et activités de vos salariés (pointage physique ou virtuel, feuilles de temps, suivi des heures supplémentaires…) Interfacé avec le logiciel de paie Silae, ce module permet de réduire le temps de saisie manuelle et de garantir la fiabilité des données.
Le suivi des indicateurs RH
Intégrés nativement au SIRH, des fonctionnalités de reporting vous permettront d’analyser les KPI relatifs à la gestion de votre personnel. Le logiciel vous permettra de simplifier la préparation de votre bilan social. Vous pourrez également accéder en quelques clics à des tableaux de bord personnalisables (masse salariale, turnover, absentéisme…). Le BSI (Bilan Social Individuel) sera également simplifié (suivi des indicateurs par salarié : statut, évolution de la rémunération etc.)
Les fonctionnalités complémentaires pour votre gestion du personnel
En complément du SIRH, il existe des fonctionnalités innovantes qui vous permettront de simplifier davantage votre gestion du personnel.
Le coffre-fort numérique
Pour aller plus loin dans la digitalisation, le coffre-fort numérique est une solution en plein essor. Plateforme en ligne sécurisée, le coffre-fort numérique permet de conserver et distribuer des documents dématérialisés, notamment les bulletins de paie mais également les divers documents administratifs, contrats…
La signature électronique
La signature électronique permet de dématérialiser la validation de l’ensemble de vos documents RH : contrats de travail, avenants, entretiens annuels, notes internes…Vous simplifiez ainsi la gestion administrative, fluidifiez vos processus RH et favorisez la mobilité en permettant la signature des documents à distance. Fiable et sécurisée, notre solution garantit la valeur probatoire des documents signés, qui ont ainsi la même valeur qu’une signature manuscrite.
Le SIRH en bref
Outre les nombreuses fonctionnalités liées à l’administration du personnel, un SIRH permet également la gestion de l’Humain et des Talents au sein de votre entreprise. Vous pouvez ainsi enrichir votre SIRH avec des modules tels que le recrutement, la formation, la GPEC ou encore les entretiens. Vous disposerez ainsi d’une solution complète pour gérer et simplifier l’ensemble des données liées à la carrière de vos collaborateurs.
