Certaines entreprises sont sujettes à des variations d’activités tout au long de l’année. C’est le cas pour les secteurs d’activité liés à une saisonnalité particulière (industrie, retail, restauration…). Pour ces entreprises, il peut être opportun d’opter pour l’annualisation des temps de travail. En effet, l’annualisation est une solution intéressante pour éviter les heures supplémentaires en période haute ou le chômage partiel en période basse.
En quoi consiste l’annualisation des temps de travail ? Comment la mettre en place ? Quelles sont les règles ? Comment piloter la modulation du temps de travail à l’aide d’un logiciel de Gestion des temps et activités ? Fortify vous explique tout ce qu’il faut savoir sur l’annualisation des temps de travail.
Qu’est ce que l’annualisation des temps de travail ?
Il s’agit d’un aménagement du temps de travail permettant de répondre aux périodes de forte et faible intensité. L’annualisation du temps de travail permet à l’employeur de répartir les heures de travail sur une année civile afin de s’adapter à son activité. En clair, il s’agit d’augmenter la durée de travail en période forte et de la réduire lorsque l’activité est plus faible.
Les dispositifs d’aménagement du temps de travail
Depuis le 22 aout 2008, un nouveau dispositif unique a été mis en place remplaçant les anciens dispositifs de modulation du temps de travail, d’organisation du travail par cycle et de jours de réduction du temps de travail (RTT). Il s’agit de l’aménagement du temps de travail sur une période supérieure à la semaine. L’aménagement du temps de travail peut être mis en place par accord collectif, accord d’établissement, par convention ou accord de branche.
A savoir : Il est possible d’aménager le temps de travail sans passer par un accord collectif, par décision unilatérale de l’employeur. Dans ce cadre, la période maximale de l’aménagement du temps de travail est de 4 semaines et de 9 semaines pour les employeurs de moins de 50 salariés. La limite maximale hebdomadaire au-delà de laquelle les heures effectuées sont considérées comme des heures supplémentaires est fixé à 39H par semaine.
La mise en place d’un accord d’annualisation du temps de travail
La mise en place d’un accord d’annualisation du temps de travail se fait en 4 grandes étapes :
Points importants :
- Cet accord ne peut pas concerner un seul salarié de l’entreprise, mais doit inclure tout un service, voire tout le personnel salarié de la société.
- L’entreprise doit conserver pendant 1 an les documents comptabilisant le nombre de salariés ouvrant droit à la modulation, les heures de travail réalisées par chaque salarié, le nombre d’heures supplémentaires ou complémentaires, le nombre d’heures du contingent annuel, etc.
Comment optimiser la gestion de l’annualisation du temps de travail ?
La gestion des temps et le suivi de l’activité sont au cœur d’une bonne gestion de l’annualisation du temps de travail. Dans le cadre de votre projet d’annualisation des temps de travail, un logiciel de Gestion des Temps et activités (ou GTA) sera essentiel. La GTA fait partie intégrante du SIRH et permet le suivi précis des temps de travail, des présences, des absences et des activités des salariés.
Digitaliser l’annualisation du temps de travail avec un logiciel de GTA
Un logiciel de GTA va fortement vous aider à piloter votre annualisation. En effet, il permet un suivi précis et la mise en place d’éventuelles mesures correctives pour atteindre vos objectifs de modulation du temps de travail.
Planning prévisionnel
Le logiciel GTA permet de définir un planning prévisionnel permettant la ventilation des heures à travailler semaine par semaine, sur l’ensemble de la période d’annualisation. Ce planning permet de maîtriser les écarts sur le volume horaire prévu et les heures effectives travaillées par le salarié.
Suivi des heures travaillées
Grâce au logiciel de GTA, vous avez une visibilité précise sur les heures effectuées par les salariés. En effet, l’outil feuille de temps en ligne permet au salarié de saisir ses heures de travail en toute autonomie. Un badgeage physique ou virtuel peut également être mis en place. Des tableaux de bord permettent ainsi le suivi des heures travaillées par les salariés. Vous pouvez alors piloter facilement la modulation du temps de travail (gestion des congés, repos compensateur pour le salarié…)
Suivi des indicateurs clé
Pour bien piloter votre annualisation du temps de travail, il faut définir des indicateurs (solde hebdomadaire de chaque collaborateur, le RAF (Reste À Faire), projections sur les heures supplémentaires en fin de période…). Avec un logiciel de GTA, les indicateurs de l’annualisation sont directement visibles dans le planning ou dans l’espace du collaborateur selon son profil (manager, RH, etc.). Les mises à jour des indicateurs se font en temps réel en fonction de la planification. De plus, le logiciel permet de calculer les heures supplémentaires prévisionnelles en fin d’année. Des alertes peuvent être aussi envoyées selon des seuils et des périodes prédéfinies.
Gestion des repos compensateur
Dans le cadre de l’annualisation, les heures travaillées au delà du quota d’annualisation sont récupérées en fin de période, sous forme de repos compensateur (ou rémunérées selon l’accord collectif). Avec la GTA, vous pouvez réguler les heures d’annualisation en cours de période. Ainsi, si le salarié a effectué plus d’heures que prévues, vous pourrez créditer, soit le compteur d’heures supplémentaires en vue d’une récupération, ou créditer un compteur de type Congés.
L’annulation des temps de travail en résumé :
Que doit contenir l’accord sur l’annualisation des temps de travail ?
L’accord d’annualisation sous formes de modulations de temps de travail devra contenir obligatoirement :
- Un préambule (C. trav., art. L. 2222-3-3),
- la durée de l’accord (C. trav., art. L. 2222-4),
- Ses modalités de suivi, renouvellement, révision et dénonciation (C. trav., art. L. 2222-5 et suivant),
L’article 3121-44 du code du travail ajoute les conditions suivantes :
- Les modalités d’aménagement du temps de travail et la répartition de la durée de travail,
- La période de référence (1 an maximum ou 3 ans si un accord de branche l’autorise),
- Les conditions et délais de prévenance des changements de durée ou d’horaires de travail dans le respect d’un délai raisonnable (7 jours par défaut),
Les conditions sur la rémunération de l’intégration des absences et des arrivées et départs en cours de période de référence.
Comment calculer l’annualisation des temps de travail ?
Afin de calculer la répartition des heures dans le cadre d’une annualisation du temps de travail, il faut prendre en compte de nombreux éléments :
- Le décompte de la durée de travail sur une année civile complète
- La durée du travail hebdomadaire ne peut pas dépasser 48 heures, sauf circonstances exceptionnelles qui peuvent élever ce plafond à 60 heures.
- Le nombre d’heures hebdomadaires du contrat de travail (35 h, 39h,…).
- Les jours de repos hebdomadaires, les jours fériés, les droits aux congés payés, etc…
Rémunération et annualisation des temps de travail
L’employeur a deux possibilités en ce qui concerne la rémunération des salariés dont le temps de travail est annualisé :
- Lisser la rémunération sur une année civile. Le salarié perçoit alors un salaire identique chaque mois.
- Verser une rémunération au réel. Le salarié perçoit alors un salaire qui correspond au volume de travail réalisé chaque mois. Il faut cependant prendre en compte et anticiper les variations de rémunération parfois importantes.
