La déclaration de pénibilité fait partie des obligations des employeurs en matière de prévention des risques professionnels. Elle permet aux salariés exposés à certains facteurs de risques, au-delà des seuils réglementaires, d’acquérir des points sur leur Compte professionnel de prévention (C2P).
Pour les services RH et paie, cette démarche suppose d’identifier les salariés concernés, d’évaluer leur exposition et de transmettre les informations nécessaires en Déclaration sociale nominative (DSN).
Quels sont les facteurs de risques à prendre en compte ? Comment évaluer l’exposition des salariés ? Quelles sont les modalités et les échéances de déclaration ?
Voici les étapes à connaître pour fiabiliser votre déclaration de pénibilité et respecter vos obligations.
Déclaration de pénibilité : quelles sont les obligations de l’employeur ?
La déclaration de pénibilité s’inscrit dans le cadre du Compte professionnel de prévention (C2P), qui a remplacé le compte personnel de prévention de la pénibilité (C3P) en 2017.
Ce dispositif permet aux salariés exposés à certains facteurs de risques professionnels, au-delà des seuils définis par la réglementation, d’acquérir des points tout au long de leur carrière.
Ces points peuvent ensuite être utilisés pour :
- Financer une formation professionnelle ou un projet de reconversion vers un métier moins exposé.
- Bénéficier d’un temps partiel sans perte de rémunération.
- Anticiper le départ à la retraite, dans les conditions prévues par le dispositif.
Quels salariés sont concernés par la déclaration C2P ?
L’employeur doit évaluer l’exposition de ses salariés aux six facteurs de risques pris en compte par le C2P et déclarer ceux qui dépassent les seuils réglementaires.
Sont notamment concernés les salariés :
- Affiliés au régime général de la Sécurité sociale ou à la Mutualité sociale agricole (MSA).
- Titulaires d’un contrat de travail d’au moins un mois.
- Exposés à au moins un des six facteurs de risques du C2P, au-delà des seuils réglementaires.
Le dispositif concerne les salariés en CDI, en CDD et les intérimaires, sous réserve de remplir les conditions d’éligibilité. Pour les travailleurs temporaires, l’entreprise utilisatrice transmet les informations nécessaires à l’entreprise de travail temporaire, qui réalise la déclaration en tant qu’employeur.
Attention : la pénibilité au sens du C2P ne recouvre pas l’ensemble des risques professionnels. Certains facteurs, comme les manutentions manuelles de charges, les postures pénibles ou les vibrations mécaniques, ne permettent plus d’acquérir des points au titre du C2P. Ils restent néanmoins soumis aux obligations générales de prévention de l’employeur.
Quels sont les 6 facteurs de risques professionnels à déclarer ?
Le C2P repose sur six facteurs de risques professionnels, répartis en deux catégories : les rythmes de travail particuliers et les environnements physiques agressifs.
Pour chaque facteur, la réglementation définit un seuil d’intensité et une durée minimale d’exposition annuelle. La déclaration est obligatoire lorsque les deux critères sont atteints.
Comment apprécier les seuils d’exposition ?
L’évaluation doit tenir compte des conditions habituelles de travail et des mesures de protection collective et individuelle mises à disposition des salariés.
Le dépassement d’un seul facteur suffit à déclencher une déclaration au titre du C2P, dès lors que les seuils d’intensité et de durée sont atteints.
Comment évaluer l’exposition des salariés à la pénibilité ?
Avant toute déclaration, l’employeur doit identifier les salariés concernés et évaluer leur exposition réelle aux facteurs de risques.
Cette évaluation doit être réalisée chaque année, en tenant compte des conditions habituelles de travail et de la durée d’exposition. Elle ne repose donc pas uniquement sur l’intitulé du poste ou la catégorie professionnelle du salarié.
Elle peut notamment s’appuyer sur :
- Les postes et les situations de travail occupés par les salariés.
- Les plannings, horaires et cycles de travail.
- Les relevés de températures et les mesures acoustiques.
- Les équipements de protection collective et individuelle.
- Les informations transmises par les responsables opérationnels.
Le DUERP, un support essentiel pour évaluer les risques
Le Document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) constitue un support important de cette démarche. Il permet de recenser les risques auxquels les salariés sont exposés et de formaliser les mesures de prévention mises en place.
L’évaluation nécessaire à la déclaration C2P doit s’inscrire dans cette démarche globale, sans pour autant se confondre avec elle : le DUERP concerne l’ensemble des risques professionnels, tandis que la déclaration C2P porte uniquement sur les six facteurs répondant aux seuils réglementaires.
Pour les entreprises disposant de plusieurs établissements ou de métiers aux conditions de travail différentes, il est important de structurer la collecte des informations. Un même intitulé de poste ne signifie pas nécessairement une exposition identique pour tous les salariés.
Bon réflexe
Formalisez les critères d’évaluation retenus et conservez les éléments qui justifient vos décisions. Cette traçabilité facilitera les contrôles et les éventuelles demandes de régularisation.
Comment effectuer la déclaration de pénibilité en DSN ?
La déclaration des facteurs de risques professionnels s’effectue directement dans la Déclaration sociale nominative (DSN), à partir du logiciel de paie de l’entreprise.
Elle est réalisée individuellement pour chaque salarié concerné. Elle ne nécessite pas de démarche distincte de sa part : les informations transmises permettent d’alimenter automatiquement son compte professionnel de prévention.
Voici les principales étapes à suivre.
1. Identifier les salariés exposés
À partir des évaluations réalisées avec les équipes opérationnelles, les RH identifient les salariés dont l’exposition dépasse les seuils réglementaires.
Cette étape nécessite de centraliser les informations issues des différents services et établissements de l’entreprise.
2. Vérifier les périodes d’exposition
Il faut déterminer la période couverte par le contrat de travail et vérifier les conditions d’exposition applicables.
- Pour les contrats couvrant toute l’année, l’évaluation porte sur l’année civile.
- Pour les contrats couvrant une partie de l’année (CDD, CDI commencé ou terminé en cours d’année, mission d’intérim…), une règle spécifique s’applique : l’exposition est projetée sur douze mois pour vérifier si les seuils réglementaires sont atteints. La période déclarée correspond toutefois à la durée réelle du contrat.
Exemple : un salarié effectue 50 nuits de travail sur une période de trois mois. En projetant cette exposition sur douze mois, il atteindrait 200 nuits. Le seuil de 100 nuits étant dépassé, il doit être déclaré exposé au travail de nuit pour la durée de son contrat.
Cette règle est particulièrement importante pour les équipes paie qui gèrent des volumes importants de CDD ou des contrats avec des périodes d’activité variables.
3. Transmettre les informations en DSN
Le service paie intègre les facteurs de risques concernés dans la DSN, via le logiciel de paie habituel.
Les informations sont ensuite transmises aux organismes gestionnaires du C2P.
Pour les travailleurs intérimaires, l’entreprise utilisatrice doit communiquer les informations relatives à leur exposition à l’entreprise de travail temporaire, qui effectue la déclaration.
4. Contrôler les données déclarées
Avant et après transmission, il est recommandé de vérifier la cohérence des informations déclarées et de conserver les éléments ayant permis de déterminer les expositions.
Une bonne coordination entre les équipes RH, paie et opérationnelles est indispensable pour fiabiliser cette étape.
Quelles sont les échéances de déclaration et les modalités de correction ?
La déclaration de pénibilité est annuelle, mais son échéance dépend de la situation contractuelle du salarié.
Peut-on corriger une déclaration de pénibilité ?
Oui. Une déclaration erronée ou incomplète peut être rectifiée en DSN. Les délais dépendent toutefois du sens de la correction :
- Correction en faveur du salarié (ajout d’un facteur d’exposition ou correction permettant d’augmenter ses droits) : l’employeur dispose de trois ans après l’année d’exposition pour effectuer la rectification.
- Correction en défaveur du salarié (suppression ou réduction d’une exposition déclarée) : la rectification doit être effectuée au plus tard le 5 ou le 15 avril de l’année suivant celle de l’exposition, selon l’échéance habituelle de l’entreprise.
Il est donc important de prévoir un contrôle régulier des données transmises et de ne pas attendre une éventuelle réclamation d’un salarié pour corriger une anomalie.
Quelles sont les conséquences d’une déclaration erronée ou oubliée ?
Une déclaration absente ou incorrecte peut priver un salarié de tout ou partie des droits auxquels il peut prétendre au titre du C2P.
Le salarié peut en effet contester les informations figurant sur son relevé de points ou l’absence de déclaration, s’il estime avoir été exposé à un ou plusieurs facteurs de risques au-delà des seuils réglementaires.
En cas de réclamation, il doit d’abord échanger avec son employeur. Si aucun accord n’est trouvé, il peut saisir l’organisme gestionnaire du C2P. L’employeur dispose alors de deux mois pour répondre à la demande initiale du salarié.
Une procédure de contrôle peut ensuite être engagée afin de vérifier l’exactitude et l’exhaustivité des informations déclarées.
Au-delà des droits individuels, une mauvaise gestion de la déclaration peut également révéler des lacunes dans le suivi des risques professionnels et la démarche de prévention de l’entreprise.
Pour les organisations disposant de plusieurs établissements, de nombreux métiers ou d’horaires complexes, la fiabilité du processus repose donc sur une bonne circulation de l’information entre les équipes RH, paie et opérationnelles.
FAQ : les questions fréquentes sur la déclaration de pénibilité
La déclaration de pénibilité est-elle obligatoire pour tous les employeurs ?
Les employeurs doivent évaluer l’exposition de leurs salariés aux six facteurs de risques du Compte professionnel de prévention (C2P) et déclarer ceux qui dépassent les seuils réglementaires, sous réserve des conditions d’éligibilité au dispositif. La déclaration ne concerne donc pas indistinctement tous les salariés.
Comment déclarer la pénibilité en DSN ?
La déclaration des facteurs de risques professionnels s’effectue directement dans la déclaration sociale nominative (DSN), à partir du logiciel de paie de l’entreprise. Le service paie renseigne les facteurs d’exposition identifiés par les RH et les équipes opérationnelles afin de transmettre les informations nécessaires à l’alimentation du C2P.
Quelle est la date limite pour déclarer la pénibilité ?
Pour un salarié dont le contrat est toujours en cours au 31 décembre, la déclaration est effectuée dans la DSN de janvier de l’année suivante. Si le contrat prend fin en cours d’année, elle doit être intégrée à la DSN du mois suivant la fin du contrat.
Quels facteurs de pénibilité doivent être déclarés ?
Six facteurs sont pris en compte dans le cadre du C2P : le travail de nuit, les équipes successives alternantes, le travail répétitif, les activités en milieu hyperbare, les températures extrêmes et le bruit. L’obligation de déclaration dépend du dépassement des seuils d’intensité et de durée fixés pour chacun.
Peut-on corriger une déclaration de pénibilité après son envoi ?
Oui. Une déclaration C2P peut être rectifiée en DSN. Le délai dépend du sens de la correction : trois ans après l’année d’exposition pour une correction favorable au salarié, contre le 5 ou le 15 avril de l’année suivante pour une correction en sa défaveur, selon l’échéance habituelle de l’entreprise.
Le DUERP remplace-t-il la déclaration de pénibilité ?
Non. Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) recense l’ensemble des risques professionnels et les mesures de prévention associées. Il constitue un support pour évaluer les expositions, mais ne remplace pas la déclaration des facteurs de risques relevant du C2P en DSN.
À retenir : la déclaration de pénibilité ne se limite pas à une formalité administrative en paie. Elle repose avant tout sur une évaluation fiable des conditions de travail et une bonne coordination entre les équipes RH, les managers et le service paie.
Pour les entreprises multi-établissements ou disposant d’organisations du travail complexes, structurer la collecte des données et sécuriser leur transmission en DSN permet de limiter les erreurs et de garantir le suivi des droits des salariés.
Sources officielles :
- Ministère du Travail – Le compte professionnel de prévention (C2P).
- Assurance Maladie – Compte professionnel de prévention : vos démarches en tant qu’employeur.
- Service Public – Compte professionnel de prévention.
