Aussi stratégique que redoutée, la gestion de la paie est un enjeu hautement stratégique pour bien des entreprises. Malgré des évolutions technologiques notables cette dernière décennie, la gestion de la paie constitue encore aujourd’hui une activité dont nombre d’organisations cherchent à se défaire : cadre réglementaire changeant, manque de temps, difficultés à recruter, etc. Dans un contexte socio-économique chamboulé, l’externalisation de la Paie s’impose donc comme une alternative particulièrement intéressante au traditionnel pilotage interne. Des différentes options envisageables aux critères de choix du prestataire en passant par les avantages de l’externalisation, ce guide a été conçu pour apporter une vision d’ensemble d’un sujet central, mais souvent mal compris.
Qu’est-ce que l’externalisation de la Paie ?
L’externalisation de la Paie est l’action de déléguer la gestion de la Paie d’une entreprise à une organisation tierce. Ce modèle de gestion s’oppose à une approche internalisée dans laquelle l’entreprise conserve la main sur sa Paie. L’organisation de la Paie est un sujet de fond très important pour les organisations cherchant à optimiser leur fonctionnement, mais, soyons clairs, il n’existe pas de méthode miracle et chaque entreprise doit faire son choix en prenant en compte différents facteurs. De plus, l’externalisation de Paie est un terme générique auquel sont rattachés plusieurs “niveaux” de sous-traitance. De fait, deux entreprises externalisant leur Paie auront potentiellement des approches très différentes l’une de l’autre.
Les trois niveaux d’externalisation de la Paie
Pour mieux comprendre l’externalisation de la Paie dans son ensemble, il est indispensable de distinguer les trois sous-familles la composant : l’infogérance, la co-production et le BPO.
Niveau 1 : l’infogérance
Cette première option est qualifiée de “mixte” dans la mesure où la Paie elle-même reste gérée en interne. En revanche, un prestataire fournit le logiciel de Paie ainsi qu’une expertise technique sur ce dernier. La plupart du temps, ce socle technique est adossé à de la TMA (Tierce Maintenance Applicative) utilisée pour les mises à jour, les interventions suite à un dysfonctionnement, etc.
L’infogérance est une approche très répandue grâce à sa flexibilité. Certaines organisations choisissent de fonctionner de la sorte en permanence, tandis que d’autres entament l’externalisation de leur Paie via cette porte d’entrée avant d’aller plus loin.
Niveau 2 : la co-production
La co-production (ou accompagnement paie) pousse l’infogérance au stade supérieur, mais reste tout de même sur le champ de l’externalisation partielle. Ainsi, au-delà d’une mise à disposition d’outils informatiques, la co-production de la Paie prend également en charge certains processus tels que la veille légale et juridique, la production de certains documents… Elle apporte également un support opérationnel sur l’utilisation du logiciel, voire un accompagnement métier au quotidien selon l’offre choisie par le client.
Niveau 3 : le BPO (Business Process Outsourcing) ou externalisation complète
Ce dernier niveau propose quant à lui une externalisation totale. Ici, l’entreprise se “libère” intégralement de sa gestion de Paie en la confiant sur un prestataire externe.
Là où les deux premiers niveaux d’externalisation reposent sur une obligation de moyens, le BPO y ajoute une obligation de résultat, l’objectif étant de proposer des garanties concrètes à chaque client.
À ce titre, la responsabilité de la Paie est transférée au prestataire externe, qui devra s’assurer de la bonne exécution des processus, de l’exactitude des données ou encore du respect des délais.
Ce niveau d’externalisation de la Paie est le plus complexe à mettre en œuvre du fait des changements structurels et organisationnels qu’il implique. Il n’est donc pas toujours judicieux d’opter pour cette approche directement, mais plutôt de procéder étape par étape ou en tout cas de bien préparer la transition.
À qui s’adresse l’externalisation de la Paie ?
Traditionnellement, le fait de sous-traiter la gestion de la Paie à une entreprise tierce spécialisée est associé à des multinationales. Pourtant ce type de prestation n’est pas réservé aux structures comptant plusieurs centaines, voire milliers de collaborateurs, bien au contraire ! On imagine aussi souvent la TPE qui externalise sa Paie au cabinet comptable, mais en réalité, les raisons poussant une entreprise à externaliser sa Paie peuvent être multiples et il existe des tendances assez nettes selon la taille des structures.
Ainsi, une entreprise de taille intermédiaire avec 500 ou 1000 salariés par exemple aura tendance à externaliser sa Paie pour pallier une organisation interne défaillante ou s’assurer une bonne image auprès de ses effectifs.
En effet, une certaine inertie peut s’appliquer aux processus de Paie et occasionner des retards, peu appréciés par les collaborateurs. Cela permet aussi aux services RH de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme le pilotage de la masse salariale.
Pour une PME, les enjeux diffèrent. Ici, l’entreprise ne dispose pas nécessairement d’un service Paie. Problème, la gestion de Paie est extrêmement chronophage en plus d’être assez fastidieuse.
N’oublions pas non plus les connaissances nécessaires pour assurer une Paie efficace, mais surtout conforme à une législation complexe et en perpétuelle évolution. Les petites entreprises cherchant à externaliser leur Paie le font donc plus pour gagner du temps, se focaliser sur leur cœur de métier et se reposer sur un expert de la Paie afin d’éviter de potentielles erreurs.
Quels sont les coûts de l’externalisation de la Paie ?
En l’absence de tarifs réglementés, il est très difficile de donner des chiffres précis et fiables. Pour autant, il est possible de distinguer deux postes de dépenses relatifs à l’externalisation de la Paie.
1 – Le traitement des bulletins de Paie, facturé à l’unité.
2 – La mise à disposition des outils, la prestation de veille ou encore la gestion de projet, facturées globalement dans la prestation selon la formule utilisée.
En termes de moyennes, le coût de traitement d’une fiche de Paie se situe généralement entre 20 et 30 euros. Au niveau des outils, il convient déjà de distinguer les achats de licences (Paiement unique) et les abonnements (Paiements récurrents mensuels ou annuels) même si les abonnements sont nettement majoritaires dans l’écosystème logiciel actuel.
D’autres prestations peuvent en outre être proposées, telles que la mise à disposition d’un consultant Paie délégué dans l’entreprise pour revoir l’organisation et les processus liés à la Paie. Dans ce cas, les tarifs peuvent être facturés à l’heure, à la journée, ou alors compris dans une offre globale dont les montants peuvent largement varier. La meilleure option est donc généralement de se rapprocher de plusieurs prestataires et d’obtenir des devis afin de comparer les offres. L’externalisation de la Paie a donc un coût bien réel, mais confère également divers bénéfices de taille.
Avantages et limites de d’une paie externalisée
Les avantages d’externaliser sa paie
Expertise métier
L’externalisation de la Paie permet aux entreprises n’ayant pas de service Paie et/ou RH de s’appuyer sur un professionnel du domaine et s’assurer un savoir-faire permanent sur un volet stratégique.
Cette expertise métier est également recherchée par de plus grandes structures souffrant d’un climat social instable ou en dégradation (notamment suite à des problèmes de gestion de Paie). Le recours à l’externalisation peut dans ces circonstances venir apaiser certaines tensions en garantissant un bon fonctionnement de la Paie.
Variabilisation des coûts
Au niveau budgétaire, l’externalisation de la Paie présente l’avantage de transformer des coûts fixes en coûts variables. Par exemple, là où un gestionnaire de Paie internalisé reçoit un salaire identique chaque mois, un prestataire externalisé sera payé au volume.
Cette conversion de coûts fixes en coûts variables est extrêmement intéressante pour les entreprises au niveau de leur compte de résultat, notamment pour demander un financement auprès d’une banque.
Il est également possible de réduire les frais via l’externalisation, mais ce n’est ni son but premier ni son avantage principal. En effet, l’entreprise doit évoluer dans un environnement réglementaire stable, être peu sujette à des variations de périmètre (acquisition, recrutement régulier, etc.) et massivement standardiser divers processus pour espérer des économies substantielles.
Gains de temps
En complément de l’expertise métier, sous-traiter la Paie permet des gains de temps considérables : plus besoin de vérifier les informations, d’éditer les bulletins puis de les envoyer aux bonnes personnes. Dirigeants, experts-comptables internalisés ou encore responsables RH peuvent ainsi se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Pas de veille juridique et sociale à mener
Avec une législation en vigueur particulièrement complexe et en constante évolution, la gestion de la Paie peut rapidement devenir un véritable cauchemar organisationnel pour les entreprises. En effet, la non-conformité aux exigences réglementaires peut avoir des répercussions extrêmement impactantes en cas d’un contrôle de l’URSSAF par exemple.
En externalisant la Paie auprès de professionnels aguerris à ces questions, une entreprise peut donc se dispenser de tout un travail consacré à la veille sur le sujet et diminuer les risques d’une Paie non conforme.
Continuité de service garantie
Le secteur de la Paie est extrêmement sensible aux ruptures de service liées à un congé maladie ou un départ par exemple. Confier la Paie à un prestataire externe s’accompagne le plus souvent d’une garantie concernant la continuité de services et ainsi éviter l’apparition de situations délicates menant à des retards de Paie.
Réduction des charges de personnel (pas d’embauche)
Le recrutement d’un ou plusieurs collaborateurs supplémentaires pour gérer la Paie d’une entreprise n’est pas anodin sur les finances d’une société : en dehors du salaire, chaque employé occasionne des frais additionnels (charges patronales, médecine du travail, mise à disposition de matériel adéquat, etc.). L’externalisation de la Paie est idéale à ce niveau puisqu’elle évite d’avoir à réaliser de nouvelles embauches, dont le coût total est parfois supérieur à celui de l’externalisation elle-même.
Aucune formation à assurer
Un autre avantage conféré par la délégation de la Paie concerne le niveau d’autonomie.
Là où le recrutement d’un collaborateur nécessitera généralement une phase d’acclimatation et de formation, les prestataires d’externalisation de la Paie sont généralement capables de prendre en charge la Paie directement, avec un délai d’adaptation très court si les préparatifs en amont sont menés efficacement.
Transfert de responsabilité
Une entreprise faisant le choix d’une externalisation complète de sa Paie bénéficie se dégage des responsabilités liées à son bon déroulement, ces dernières étant reportées sur le prestataire. En dehors de l’allègement de la charge mentale, l’externalisation peut donc se révéler extrêmement utile en cas d’irrégularités. En effet, les amendes ou condamnations liées à la gestion de la Paie seront systématiquement associées au prestataire. Ces derniers, pour se protéger de ces éventualités, se couvrent donc généralement par une assurance des risques professionnels adaptée à leur activité.
Attention toutefois, la responsabilité des éléments transmis incombe toujours à l’entreprise cliente et non au prestataire.
Les limites potentielles de l’externalisation de la Paie
Une transition pas toujours évidente
Externaliser la Paie d’une entreprise ne s’improvise pas et requiert une bonne organisation. Une transition bâclée est bien souvent synonyme d’oublis et de négligence pouvant complexifier inutilement la relation avec le prestataire.
Une perte de contrôle sur les données
Les données de Paie sont hautement confidentielles et une attention toute particulière doit être accordée à leur sécurité. Le choix d’externaliser la Paie peut impliquer un transfert de ces informations au prestataire. Si cette opération n’est pas problématique en elle-même, il est primordial de se rapprocher du partenaire de Paie pour obtenir des renseignements sur la localisation des serveurs d’hébergement et des mesures de sécurité en place notamment.
Une “dépendance” au prestataire
Par définition, l’externalisation d’un processus génère une dépendance plus ou moins forte vis-à-vis du prestataire retenu. Naturellement, la gestion de la Paie ne fait pas exception à la règle. Pour certaines organisations, cet état de fait ne pose aucun problème, mais pour d’autres, il s’agit d’un enjeu fort. Pour pallier ce point de blocage potentiel, l’externalisation de la Paie partielle se positionne donc comme un bon compromis et il est courant qu’une collaboration débute par une sous-traitance partielle.
Un choix potentiellement complexe
Externaliser la Paie est une chose, trouver le partenaire de service idéal en est une autre. Avec un écosystème d’offres luxuriant, comparer les différentes entreprises et prendre une décision peut rapidement devenir laborieux. Pour éviter les mauvaises surprises ou une prestation inadaptée, un travail de recherche minutieux s’impose donc. Quels sont les points d’attention à garder en tête ? Les questions à poser ? Nous faisons le point sur les critères à avoir en tête.
Externalisation de la Paie : quatre critères pour choisir son prestataire
1 – La réputation et l’expérience
L’image renvoyée par chaque prestataire potentiel constitue la première étape de tout comparatif sérieux. Site internet, retours d’expérience, références ou encore taux de satisfaction client sont autant d’éléments intéressants à analyser pour chaque prestataire de Paie. Concernant les références, il est important d’aller au-delà de la quantité pure en privilégiant celles dans le secteur d’activité voulu gage d’une bonne compréhension du métier et de ses enjeux de Paie.
À ce sujet, demander à entrer en contact avec des clients actuels ou passés peut également être un bon moyen de recueillir des retours “bruts”. En outre, c’est un excellent moyen pour dissocier le discours commercial officiel de la réalité du terrain.
2 – Les niveaux d’externalisation proposés et la souplesse des offres
Nous l’avons vu, il existe plusieurs niveaux de gestion de la paie distincts. L’objectif ici est donc de se renseigner auprès de chaque société pour déterminer si elles proposent le niveau d’externalisation désiré. Par exemple, un éditeur de logiciel aura tendance à ne proposer que le premier niveau (l’infogérance) là où un cabinet spécialisé dans la Paie sera généralement capable de s’adapter à chaque demande.
Enfin, il n’est pas rare qu’une externalisation partielle se transforme en externalisation totale au bout de quelques années. À ce titre, faire le choix d’un partenaire aux offres flexibles et disposant d’une expertise complète peut être un avantage pour construire une collaboration sur la durée.
Outre ces trois niveaux, les CSP (ou Centres de Service Partagés) sont aussi à prendre en considération. Ces entités proposent naturellement l’externalisation de la Paie (partielle ou totale), mais sont également capables de prendre en charge d’autres missions du domaine RH, telles que la révision salariale.
Les CSP, de par leur champ de compétence plus étendu, sont ainsi en mesure d’offrir une vision RH plus globale aux organisations cherchant à se libérer d’un maximum de contraintes liées aux ressources humaines.
3 – Les tarifs pratiqués
Les tarifs de chaque prestataire sont à consigner soigneusement dans un document comparatif, puis à aligner en face des prestations proposées.
Au-delà des évidentes considérations budgétaires, le plus difficile reste d’établir le ratio prestation / prix de chaque offre puis de les mettre en face des besoins définis en amont.
À noter que l’externalisation de la Paie peut comporter des coûts “cachés” tels que des frais liés à la mise à disposition d’un logiciel, ainsi que des services complémentaires. Attention donc à bien clarifier cet aspect avant toute signature.
4 – La qualité de l’accompagnement proposé
L’externalisation de la Paie ne se limite pas à une simple opération de sous-traitance ! L’idéal est de faire appel à un partenaire qui, au-delà de ses compétences techniques pures, pourra devenir un interlocuteur privilégié pour les enjeux de Paie dans une optique d’entretenir une relation fructueuse sur le long terme.
Pas de méthode miracle ici si ce n’est de bien prendre le temps de discuter avec les représentants de chaque société. Au niveau contractuel, la signature d’un SLA (Service-Level Agreement) aide à bien cadrer le projet et les prestations à délivrer (dont le conseil peut très bien faire partie) : calendrier de la Paie, délai de réponse pour les demandes, etc.
Pour aller plus loin, téléchargez notre guide sur l’externalisation de la paie !
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Au sommaire du livre blanc :
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- Les fondamentaux de la gestion de la paie
- Pourquoi la gestion de la paie est essentielle ?
- BPO RH : est-ce adapté à mon entreprise ?
- Externalisation de la paie & des RH : les avantages
- Comment réussir son projet d’externalisation de la paie ?
- Pourquoi choisir un partenaire comme Fortify ? Notre approche
- Nos success stories
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L’offre d’externalisation de la paie de Fortify RH
Aujourd’hui bien implantée dans le paysage de la Paie, l’externalisation continue de convaincre grâce à sa flexibilité et les nombreux avantages organisationnels qu’elle confère. Alors que les volumes de données manipulés par les entreprises sont en augmentation constante, sous-traiter la Paie peut également libérer de la bande passante dans les entreprises qui croulent déjà sous les données, mais soucieuses de maintenir une bonne relation employeur-employé.
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