A propos de SGS
SGS est le leader mondial de l’inspection, du contrôle, de l’analyse et de la certification, reconnu comme la référence mondiale en termes de qualité et d’intégrité.
SGS Groupe emploie plus de 93 000 collaborateurs et exploite un réseau de plus de 2 600 bureaux et laboratoires à travers le monde.
Pour aider les équipes paie à passer une période de forte tension et d’instabilité, SGS France a fait appel au cabinet de conseil SIRH de Fortify pour l’accompagner dans la stabilisation de son nouveau SI Paie, la réécriture du dossier d’analyse, le renfort ponctuel de l’équipe de gestionnaire de paie et la mise en place de processus de paie partagés et efficaces.
Résumé du projet : Migration d’un logiciel de paie
✔️ Contexte
- Une migration du système de paie dans un contexte où le service de paie est en sous-effectif et en tension.
- Une refonte nécessaire de l’organisation et des processus de paie.
- Un manque de ressources internes expérimentées au sein du service paie pour accompagner la migration.
✔️ Enjeux
- Stabiliser et sécuriser la paie en urgence.
- Remettre à plat les règles et les processus de paie.
- Mettre en place de nouveaux processus de travail et accompagner le changement.
- Déployer des processus de paie efficients et partagés pour une meilleure productivité et une qualité de service de paie accrue.
✔️ Solution
- Assistance opérationnelle à la production de la paie.
- Apport d’expertise fonctionnelle et méthodologique.
- Accompagnement à la stabilisation du SI Paie.
Les enjeux liés à la migration du logiciel de paie chez SGS France
«Je suis arrivé dans le groupe fin août 2021 pour prendre en charge la DRH de SGS France, soit 3000 collaborateurs à gérer au quotidien pour 130 sociétés au total avec des règles de paie différentes.
Le projet de migration de notre système de paie ADP Decidium vers la nouvelle solution Cegedim TEAMS RH avait déjà été lancé et les premiers retours nécessitaient d’opérer certains ajustements.
Depuis ces 2 dernières années, SGS France a du faire face à un turn-over important. 70 % de l’équipe a été renouvelée et la moyenne d’ancienneté ne dépasse pas 5 ans. Nos gestionnaire de paie, peu expérimentés, doivent gagner en compétences en matière de réglementaire de paie et nous n’avons, de ce fait, pas pu accompagner le passage vers le nouveau système de façon suffisamment efficiente.
Avec une migration pas encore totalement opérationnelle, des paies et des déclarations qui restent à fiabiliser, nous ne répondions pas efficacement à la première de nos obligations de DRH : produire des paies justes et dans les temps.
Nous avions là un potentiel enjeu autour de la dégradation du dialogue social et de la perte de confiance des collaborateurs. Dans l’attente d’une nouvelle directrice paie – SIRH qui nous rejoindra en juin 2022, nous devions, dans l’intervalle, nous faire aider pour stabiliser la situation.»
Nettoyer le système en place et reposer les fondamentaux d’un SI Paie performant et pérenne
«Nous avons rencontré les équipes Fortify grâce à une recommandation d’un de nos partenaires et avons été séduits par leur expertise métier et leur parfaite connaissance des principales solutions du marché, dont celle de Cegedim.
L’objectif que nous leur avons fixé était clair :
- Faire un grand «nettoyage» dans les anomalies référencées dans l’outil Jira et les gérer au plus vite
- Réécrire le dossier d’analyse pour reposer les fondamentaux et repartir sur de bonnes bases permettant entre autre de réaliser une recette efficace
- Mener des actions sur la DSN et préparer les fichiers de contrôle
- Définir et déployer de nouveaux processus paie clairement décrits et partagés pour l’ensemble des équipes paie»
L’importance d’un accompagnement externe dans une migration de logiciel de paie complexe
«Comme dans de nombreux secteurs d’activité aujourd’hui, nous avons de réels problématiques de ressources sur des profils de gestionnaire de paie qualifiés et nous rencontrons des difficultés à recruter sur un marché où la demande est forte.
Nous ne pouvions plus perdre de temps. En nous proposant un renfort immédiat et opérationnel de deux gestionnaires de paie connaissant à la fois le réglementaire de paie et le logiciel Cegedim TEAMS RH, nous avons été rassurés sur la capacité du cabinet de conseil SIRH de Fortify, à mener à bien ces missions au sein de SGS et à apporter des réponses efficaces à nos enjeux autour de la paie.»
Un consultant SIRH expérimenté à nos côtés pour suivre et garantir la bonne exécution
«Fortify nous a non seulement proposé un renfort opérationnel pour les traitements, contrôles et déclarations de nos paies, mais nous avons également bénéficié de l’accompagnement et des conseils d’une consultante senior très expérimentée en SIRH-Paie pour piloter la mission et s’assurer du respect des engagements par l’ensemble de l’équipe.
Nous recevons également un reporting hebdomadaire sur les actions réalisées qui nous permet d’avoir une visibilité précise sur l’avancement des opérations et de pouvoir recadrer vite ensemble les points qui nous semblent nécessaires.
Nous nous réjouissons d’avoir fait appel à Fortify en optant pour leur offre 3XPaie. Nous avons gagné un temps précieux en recherche de ressources et en mise en oeuvre. Nous pouvons aujourd’hui nous projeter avec davantage de confiance pour la suite.
Prochaine étape pour nous après la stabilisation de la paie, le lancement d’un projet GTA que nous avions mis en attente pour le moment. Cette première collaboration avec Fortify nous conduira certainement, si besoin, à solliciter à nouveau les équipes pour nous accompagner dans ce nouveau déploiement.».
Témoignage de Rémy Delabays – DRH de SGS France
