Un projet SIRH représente un investissement stratégique pour l’entreprise. Pourtant, de nombreux projets échouent ou n’atteignent pas leurs objectifs. Dans la majorité des cas, les difficultés trouvent leur origine dans une étape clé : la rédaction du cahier des charges.

Souvent sous-estimé, ce document conditionne pourtant :

  • la pertinence de la solution retenue
  • la maîtrise des coûts et des délais
  • l’adoption par les utilisateurs

Voici les 5 erreurs les plus fréquentes lors de la rédaction d’un cahier des charges SIRH et nos conseils pour les éviter.

1. ❌ Se focaliser sur l’outil plutôt que sur les besoins

C’est l’un des pièges les plus courants : construire un cahier des charges sous forme de liste de fonctionnalités.

Par exemple : “gestion des congés”, “suivi des temps”, “entretiens annuels”…

Le problème ?

Cette approche oriente déjà le choix vers certaines solutions et reste trop “vague”, sans garantir qu’elles répondent réellement aux besoins.

Le risque :

Choisir un outil qui coche toutes les cases… mais qui ne s’intègre pas dans les pratiques de l’entreprise.

Le bon réflexe :

Partir des usages et des processus existants :

  • Comment sont gérés les plannings aujourd’hui ?
  • Où se situent les pertes de temps ?
  • Quelles sont les erreurs fréquentes (paie, absences…) ?

💡 Exemple : un fichier Excel utilisé pour la GTA (Gestion des Temps & Activités) cache souvent un besoin plus profond : fiabiliser les variables de paie et automatiser les flux.

2. ❌ Négliger l’implication des utilisateurs métiers

Un cahier des charges rédigé uniquement par la direction ou la DSI passe souvent à côté de la réalité terrain.

Or, un SIRH est utilisé au quotidien par :

  • les équipes RH
  • les managers
  • les collaborateurs

Le risque :

  • incompréhension des besoins réels
  • fonctionnalités inadaptées
  • rejet de l’outil

Le bon réflexe :

Impliquer les utilisateurs dès la phase de cadrage :

  • ateliers métiers
  • interviews
  • remontées d’irritants

💡 Cette approche permet non seulement d’affiner les besoins, mais aussi de faciliter l’adoption future.

3. ❌ Sous-estimer les enjeux d’intégration et de data

Un SIRH ne fonctionne jamais en silo. Il doit s’interfacer avec :

  • la paie
  • la comptabilité
  • l’ERP
  • d’autres outils métiers

Le risque :

  • double saisie
  • incohérences de données
  • perte de productivité

Le bon réflexe :

Anticiper dès le cahier des charges :

  • les flux de données
  • les outils à interfacer
  • les responsabilités (qui est la source de vérité ?)

💡 Une bonne circulation de la donnée est un facteur clé de succès d’un projet SIRH.

4. ❌ Manquer de précision dans les exigences

Un cahier des charges trop vague laisse place à l’interprétation.

👉 Exemple : “outil simple et intuitif”

Résultat : chaque éditeur propose sa propre vision… et la comparaison devient difficile.

Le risque :

  • réponses hétérogènes
  • choix biaisé
  • incompréhensions en phase projet

Le bon réflexe :

Formuler des exigences claires et structurées :

  • besoins fonctionnels détaillés
  • contraintes réglementaires (temps de travail, paie…)
  • critères de performance

💡 Plus votre cahier des charges est précis, plus les réponses des éditeurs seront pertinentes et comparables.

5. ❌ Négliger l’accompagnement au changement

Dernière erreur — et souvent la plus sous-estimée.

Un projet SIRH ne se limite pas à déployer un outil. C’est avant tout un projet de transformation.

Le risque :

  • faible adoption
  • résistances internes
  • perte de valeur du projet

Le bon réflexe :

Intégrer dès le cahier des charges :

💡 Même le meilleur outil échoue sans adhésion des utilisateurs.

🎯 Conclusion

Un cahier des charges SIRH bien construit est bien plus qu’un simple document.

C’est un véritable levier de réussite pour votre projet.

✔ Il permet de clarifier vos besoins
✔ Il sécurise le choix de la solution
✔ Il facilite l’adoption par les équipes

À l’inverse, un cadrage insuffisant est souvent à l’origine des dérives de coûts, de délais… et des déceptions.

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  • structurer la démarche
  • challenger les besoins
  • éviter les erreurs classiques
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