De plus en plus d’entreprises optent pour le coffre-fort numérique afin de diffuser les bulletins de paye à leurs collaborateurs, de façon dématérialisée. Les avantages de ce dispositif sont nombreux, tant pour le salarié que pour les services RH. En quoi consiste un coffre-fort numérique ? Quelles sont les règles imposées en matière de bulletin de paie dématérialisé ? Quels sont les atouts du coffre-fort numérique ? Eléments de réponse ci-dessous.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Tout comme un coffre-fort classique, un coffre-fort électronique (ou numérique) permet à tout particulier, salarié ou entreprise de stocker et de protéger ses documents précieux (contrats, bulletins de salaire…).
Comment fonctionne un coffre-fort numérique ?
- Le principe est simple : le salarié peut accéder à l’ensemble de ses bulletins de paie via son coffre-fort personnel totalement sécurisé.
- Les bulletins de paie sont impulsés directement par l’employeur en un clic. Ils sont ensuite automatiquement distribués sur le coffre-fort numérique selon le matricule du collaborateur.
- Chaque mois, le salarié reçoit un email lui indiquant que son bulletin de paie vient d’être déposé dans son coffre-fort électronique. Un lien URL lui permet de consulter son bulletin de paie en ligne après s’être authentifié.
- Le salarié a également la possibilité de déposer et centraliser ses documents personnels dans son coffre-fort.
- Des services supplémentaires peuvent être mis en place, comme la signature électronique à valeur probante de documents (ex : contrats de travail, avenants, etc…).
- Si le salarié quitte l’entreprise, il conserve l’accès à son coffre-fort.
Que dit la loi concernant la mise en place d’un coffre-fort numérique ?
Tout d’abord, il est important de noter qu’il est désormais obligatoire pour les entreprises de distribuer les fiches de paie via un moyen sécurisé, sous peine de sanctions pénales. Pourtant, de nombreuses entreprises distribuent encore les bulletins de paie, par mail ou via un dépôt sur un simple espace protégé par un mot de passe. Le coffre-fort numérique est à ce jour la seule alternative légale avec la remise en main propre ou par courrier.
💡Bon à savoir : Depuis la loi Travail de 2017, vous n’avez plus l’obligation de demander l’accord de vos collaborateurs pour leur communiquer leurs bulletins de paie par voie électronique. Le Bulletin de Paie Electronique peut donc devenir la règle par défaut. Toutefois, les salariés conservent le droit de s’y opposer à tout moment.
Le décret publié suite à la loi Travail impose deux possibilités de durée de conservation pour le bulletin de paie électronique :
- 50 ans,
- jusqu’à l’âge maximal de mise à la retraite augmenté de 6 ans, soit 75 ans.
🖍️A noter : Pour dématérialiser l’envoi des bulletins de paie, il est impératif de prévenir vos collaborateurs de ce nouveau mode de distribution au moins un mois avant la date d’envoi du 1er bulletin électronique. En cas d’opposition, vous devez retourner à une communication papier du bulletin de paie dans les 3 mois suivants le refus du salarié.
Les 3 principaux avantages du coffre-fort numérique
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- Sécurité et confidentialité :
Les bulletins de salaire sont stockés dans un espace sécurisé en France, accessible uniquement par le collaborateur grâce à son mot de passe personnel. Notre partenaire Silae Dématérialisation dispose d’un processus complet de conservation des documents conformément à la réglementation en vigueur. L’intégration native du RIC (Relevé d’Identité de Coffre) vous assure la pérennité des informations en cas de changement d’entreprise.
- Gain de temps et d’argent
Grâce à la dématérialisation, vous n’avez plus besoin d’imprimer et de distribuer les bulletins de paie à chaque collaborateur. Ainsi, vous réalisez des économies non négligeables liées à l’impression et à l’envoi des courriers notamment. Votre service RH peut alors se concentrer sur des tâches moins chronophages et à plus forte valeur ajoutée.
A savoir : Une entreprise de plus de 200 salariés va générer en moyenne une économie de 3 000€ par an grâce au coffre-fort numérique !
- Valorisation de votre marque employeur
En proposant le coffre-fort électronique à vos collaborateurs, ceux-ci bénéficient gratuitement d’un espace de stockage sécurisé à vie. Vous leur offrez ainsi un outil fédérateur, insufflant souplesse et simplicité dans leur gestion administrative. Les collaborateurs apprécient particulièrement de pouvoir conserver et centraliser leurs documents personnels (carte d’identité, permis de conduire, ou tout autre document officiel).
💡 Bon à savoir : Notre coffre-fort dispose d’une capacité de stockage de 1O Go, ce qui permet aux collaborateurs de stocker de nombreux documents.
La mise en place d’un coffre-fort numérique répond également aux attentes actuelle des collaborateurs. Solution digitale et innovante, elle permet de simplifier la vie des salariés, tout en prenant soin de l’environnement dans une optique « 0 papier ».
Infographie : pourquoi opter pour un coffre-fort numérique ?
Comment choisir votre coffre-fort numérique ?
Il est essentiel de choisir une solution qui répond aux normes légales et de confidentialité. Notre solution de dématérialisation Silae Dématérialisation garantit une conformité totale aux exigences de la loi Travail de 2016, du RGPD et de la norme NF 203 CCFN :
- Archivage à vocation probatoire : Nos coffres-forts numériques permettent de conserver les bulletins de paie de manière à garantir leur intégrité et l’exactitude de leur origine, répondant ainsi aux exigences légales.
- Traçabilité des opérations : Toutes les opérations effectuées dans le coffre-fort sont enregistrées et traçables. Les utilisateurs ont accès à un historique complet des actions réalisées, assurant une transparence totale.
- Accès utilisateur sécurisé : Nous offrons un accès exclusif et sécurisé aux utilisateurs, leur permettant de consulter leurs bulletins de paie de manière confidentielle et en toute sécurité.
- Récupération facile des documents : Notre solution facilite la récupération des bulletins de paie et des données stockées. Les utilisateurs peuvent accéder rapidement et aisément à leurs documents, sans contraintes ni complications.
Ces critères sont strictement respectés et intégrés dans la solution de dématérialisation proposée par notre partenaire. Pour plus de simplicité, le coffre-fort numérique est directement interfacé à la solution de paie Silae.
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