Le suivi des temps de travail est une tâche particulièrement chronophage pour les services RH. Elle est pourtant essentielle pour optimiser au mieux les ressources de la société mais également pour répondre aux obligations légales de traçabilité du suivi des temps de travail. La crise sanitaire et le développement du télétravail dans les entreprises renforcent d’autant plus la nécessité de suivre les temps de travail de vos collaborateurs le plus précisément possible.
En quoi consiste la GTA (Gestion des temps et Activités) ? Quels sont ses enjeux ? Pourquoi avez-vous tout intérêt à vous équiper d’un logiciel de GTA dans le contexte actuel ? Eléments de réponse dans cet article.
Qu’est-ce que la GTA ?
La gestion des temps et des activités (appelée également « GTA ») concerne toutes les organisations privées ou publiques quel que soit leur effectif. Elle permet de gérer efficacement les ressources humaines intervenant sur un projet. La GTA englobe l’ensemble des processus de suivi et de contrôle de la durée du travail dans une entreprise ou une organisation.
Un logiciel de Gestion des temps et activités est une brique du SIRH, dédiée au suivi des temps de travail et des activités. Les logiciels de GTA intègrent entre autre le suivi des temps, des présences, des congés & absences, des activités des salariés et enfin la planification & organisation..
Quels sont les enjeux de la GTA dans le contexte Covid-19 ?
Faciliter le suivi du temps de travail des collaborateurs
Dans le contexte sanitaire actuel où le recours au télétravail se développe dans les entreprises, il devient indispensable d’avoir une visibilité sur les temps de travail de vos collaborateurs. Dans ce cadre, opter pour une solution de GTA peut s’avérer très utile. En effet, elle va permettre de libérer les services ressources humaines de tâches chronophages et de faciliter le suivi de la productivité des équipes par les managers. Un logiciel de GTA en mode SaaS permettra aux services RH et aux collaborateurs d’accéder au logiciel, partout ils se trouvent, avec une simple connexion internet.
Les fonctions liées à la gestion des temps permettent :
- La planification et organisation des temps de travail
- La gestion de l’annualisation/modulation du temps de travail
- La déclaration des temps de travail en toute autonomie avec un système d’alerte en cas d’oubli du remplissage des feuilles de temps. La saisie peut être facilitée grâce au pré-remplissage des horaires.
- Un système de badgeage (virtuel ou physique) pour contrôler le respect des horaires de travail et des temps de pause. En cas de travail à distance, il est ainsi très pratique pour les collaborateurs d’effectuer leur pointage en quelques clics.
- Le suivi des compteurs en temps réel : heures supplémentaires, CET, RTT, congés payés, récupération (débit/crédit, RC, ..), heures de nuit, jours fériés,…La solution de GTA gère tous types d’horaires : forfait, fixe, posté, badgé ou non, variables, …
- La sécurisation du recueil des éléments variable de paie qui découlent des temps et activités
Gagner en efficacité et en productivité
La fonctionnalité « Gestion des activités » va quant à elle permettre un suivi précis de l’avancée des projets. Une bonne gestion des plannings permettra ainsi un gain de performance et d’efficacité.
Les fonctions liées à la gestion des activités permettent :
- La répartition des tâches ou des projets par salarié ou par équipe
- Une visibilité sur les temps de travail par projet / client afin de suivre l’avancement des activités
- L’édition de tableaux de bord pour un suivi précis des temps de travail
- Le suivi budgétaire des projets
Faciliter la gestion de la paie
Un des grands avantages des logiciels de GTA, tels que So’Horsys est la possibilité de s’interfacer avec la plupart des logiciels de paie existants, dont Silae le premier logiciel de paie du marché. Ainsi, la solution GTA interfacée avec la paie permettra :
- Le calcul automatique des éléments variables de paie (heures supplémentaires, tickets restaurants, primes…) et l’envoi vers la paie
- Le contrôle des éléments variables de paie avant export
- Alertes en cas d’anomalies
- Historique des fichiers de pré-paie
- Archivage des éditions et rapports générés
- Interfaçage avec le logiciel de paie avec gestion de l’anticipation et de la régulation
Être conforme avec la législation
Le suivi du temps de travail est une obligation légale (loi Travail du 8 août 2016). L’employeur doit être en mesure de justifier les heures effectuées de ses salariés. Pour cela, il a l’obligation de tenir des documents de preuve, à présenter en cas de contrôle de l’administration mais également sur demande de leurs salariés. Le logiciel de GTA vous apporte une visibilité sur la charge de travail effective de vos collaborateurs tout en vous assurant que les temps de repos légaux sont respectés.
En cas de recours à l’activité partielle par exemple dans le contexte Covid-19, disposer d’une solution de GTA sera d’une grande utilité pour garder une traçabilité des temps de travail de vos salariés. En effet, elle pourra par exemple permettre de prouver un pourcentage d’activité réalisée, en cas de contrôle de la DIRRECTE.
Vous êtes intéressé par la mise en place d’une solution de Gestion des temps et activités ?
