La gestion des arrêts maladie et de la subrogation est une tâche particulièrement complexe et chronophage. Pourtant le manque à gagner lié au recouvrement des IJSS peut être relativement conséquent ! Cela peut représenter jusqu’à 450 000 euros par an, pour une entreprise de 1 000 salariés (source : daf-mag.fr).
Quelles sont les causes fréquentes du non recouvrement des IJSS ? Quels sont les enjeux du recouvrement des IJSS ? Les experts Fortify vous donnent leurs conseils pour optimiser la gestion de vos IJSS.
IJSS : une gestion complexe
Entre la réception de l’arrêt de travail et la récupération des IJSS, la multiplicité des actions et leur délai demande une attention particulière.
Certaines indemnités sont longues à être remboursées que ce soit au salarié (sans subrogation) ou à l’employeur (en cas de subrogation) et parfois non remboursées.
Il peut paraitre étonnant que les sociétés laissent filer ces sommes qui leur sont pourtant dues. Cependant, 97 % des entreprises considèrent la tâche de recouvrement des IJSS comme chronophage et avec peu d’intérêt pour les gestionnaires malgré de forts enjeux financiers.
Enfin, en cas de subrogation, le recouvrement des avances de trésorerie auprès des organismes sociaux, nécessitent une bonne coordination entre la direction des ressources humaines, qui réalise l’avance auprès des salariés, et la direction financière, qui doit en constater le remboursement.
La subrogation : définition
En cas d’arrêt de travail ou congé maternité de l’un de vos salariés, un maintien de salaire total ou partiel est parfois prévu, sous certaines conditions, par la loi et votre convention collective. Le principe de subrogation entre alors en ligne de compte.
Dans un régime de subrogation, l’employeur fait l’avance des IJSS au salarié et perçoit ensuite le montant par la CPAM.
La subrogation est avant tout un mode de gestion mis en place par l’entreprise :
- L’employeur peut très bien décider ou non de subroger. Aucune règle ne lui est imposée dans le cadre légal et les obligations conventionnelles (Sauf exception).
- C’est lui qui décide ou non de pratiquer la subrogation et qui en fixe les règles via un accord d’entreprise ou la convention collective.
- Il garde le droit d’arrêter la subrogation au même titre que la négociation de n’importe quel accord d’entreprise.
La gestion des IJSS facilitée par la DSN
La DSN a permis d’automatiser la transmission d’un grand nombre de données et de simplifier ainsi la gestion de la paie. En effet, avec la DSN, il n’est plus nécessaire de fournir une attestation de salaires puisque cette information est déjà communiquée automatiquement à l’administration, tout comme le flux de déclaration d’absence. C’est notamment ce que permet de faire en quelques clics le module « Gestion des IJSS » du logiciel de paie Silae.
Avec la généralisation de la DSN en janvier 2017, on aurait pu imaginer que l’automatisation de la transmission de données à la CPAM soit la réponse efficace aux dysfonctionnements. Or, après trois ans de fonctionnement, on constate que malgré l’efficacité du flux, les anomalies et points bloquants persistent.
Sans rapprochement précis et des relances quotidiennes des CPAM, jusqu’à 30% des IJSS peuvent être en attente de remboursement ou jamais versées.
Les causes fréquentes de retard CPAM dans les remboursements IJSS
- Dossiers incomplets ou erronés avec notamment des justificatifs non transmis à la CPAM par les salariés (arrêts de travail, certificats de naissance)
- Engorgement de traitement à la CPAM qui traite en priorité les dossiers sans subrogation
- Dossiers comportant des particularités (par exemple : mi-temps thérapeutique, prolongation au-delà de 6 mois…)
- Refus de remboursement (droits non ouverts aux salariés)
- Versement direct fait au salarié malgré la subrogation
Concernant les dossiers incomplets, 80% sont dus à des arrêts de travail non reçus par les CPAM et 20% à des attestations de salaires manquantes ou rejetées.
Attention ! Il faut savoir que les prestations d’IJSS se prescrivent le premier jour du trimestre qui suit les 2 ans de l’absence. C’est pourquoi il est primordial d’être réactif pour la gestion des dossiers en souffrance. Au-delà de ce délai, il vous sera impossible de récupérer les sommes qui vous sont dues.
Les enjeux financiers du recouvrement des IJSS
25 % à 30 % des arrêts maladies ne sont jamais remboursés par les organismes sociaux aux entreprises (source : daf-mag.fr). Sans action spécifique, 15% des IJSS sont difficilement recouvrables. Le traitement de la subrogation étant particulièrement long et chronophage, cela va fortement impacter la charge de votre équipe et induire des coûts liés à la gestion des dossiers.
Pour les entreprises devant faire face à un nombre conséquent d’arrêts de travail, la subrogation peut provoquer des incidences significatives sur les liquidités de l’établissement. Cela peut représenter jusqu’à 450 000 euros par an, pour une entreprise de 1 000 salariés (source : daf-mag.fr).
De plus, avec la crise Covid-19, les arrêts maladie se sont multipliés, ce qui induit une gestion particulièrement complexe pour le recouvrement des IJSS. La crise a provoqué en 2 mois l’équivalent de 1 an d’arrêts de travail ! Il est d’autant plus important de mettre en place un suivi rigoureux de vos dossiers IJSS.
Agissez maintenant avant qu’il ne soit trop tard !
➡️En savoir plus sur le recouvrement des IJSS
Comment optimiser la gestion des IJSS ?
Les conseils de nos experts
- Analyser les écarts et surveiller les retards de remboursement
Il est primordial de gérer vos dossiers au fil de l’eau pour ne pas vous laisser submerger ! Dès qu’une somme remboursée ne correspond pas à vos calculs prévisionnels ou qu’un dossier n’est pas remboursé, soyez réactif ! Vous devez prendre contact avec la CPAM sans attendre pour tout dossier comportant une anomalie.
- Communiquer les bonnes pratiques à vos salariés
Il est fréquent que les salariés ne transmettent pas les pièces nécessaires au traitement de leur dossier à la CPAM. Ainsi, il est primordial de leur rappeler fréquemment les bonnes pratiques à suivre à ce sujet. Il faut notamment les sensibiliser sur la nécessité d’envoyer le formulaire d’arrêt de travail dans les 48 heures.
- Mobiliser les ressources nécessaires
Une bonne gestion des IJSS prend un temps considérable. Il est donc capital de mobiliser les ressources nécessaires, que ce soit en interne ou en externe. Les actions de recouvrement sont particulièrement chronophages et à faible valeur ajoutée pour les services RH. C’est pourquoi, de plus en plus d’entreprises ont recours à l’externalisation des IJSS.
Les avantages de l’externalisation des IJSS
Gain de temps :
En externalisant la gestion des IJSS, les gestionnaires de paie gagnent un temps considérable et peuvent se consacrer à leur cœur de métier. Les délais de récupération des IJSS sont considérablement réduits grâce à une équipe d’experts réactive et dédiée à la gestion intégrale des IJSS :
- Calcul des IJSS maladie, IJSS maternité, IJSS accident du travail…
- Recouvrement de vos créances auprès de l’administration
- Un conseil en continu et une approche d’expert
Chez Fortify, nous fournissons de manière trimestrielle, un reporting détaillé dans le cadre de la gestion externalisée des IJSS. Dans le cadre de ce reporting, nous communiquons les indicateurs de performance de notre mission :
- Etat d’avancement des dossiers
- Prochaines étapes
- Montant des IJSS recouvrées
Ils vous permettent non seulement d’identifier l’impact économique de la mission mais également l’efficacité des processus suivis.
Gain financier :
En externalisant la gestion des IJSS, votre prestataire prend en charge la relation avec les administrations publiques pour procéder au recouvrement de vos créances. Pour cela, l’expert va collecter sur demande les documents nécessaires auprès de vos salariés, de votre service RH et des administrations pour apporter des dossiers complets à la CPAM. Il gère également au quotidien les relances et le suivi en temps réel des remboursements.
