Le suivi des temps de travail est essentiel pour optimiser au mieux les ressources de la société mais également pour répondre aux obligations légales de traçabilité du suivi des temps de travail.
Vous envisagez la mise en place d’une solution de GTA dans votre entreprise ? Aujourd’hui de nombreux logiciels existent sur le marché, il n’est donc pas toujours évident de faire un choix. Dans cet article, vous trouverez tout ce qu’il faut savoir sur les fonctionnalités essentielles d’une solution de gestion des temps et activités ! Suivez le guide !
Définition de la GTA
La GTA (ou Gestion des temps et activités) peut se définir par le suivi des temps de travail et des activités des salariés.
La gestion des temps de travail comprend :
- Le pointage (arrivée, départ, temps de pause)
- Le calcul des heures supplémentaires et le suivi du repos compensateur
- La gestion des temps plein, partiels, forfaits jours…
- La personnalisation d’anomalie de pointage (temps de repos minimum obligatoire, plafond d’heures travaillées…).
Le suivi des activités permet :
- D’analyser les temps passés sur les différentes tâches et projets par les collaborateurs
- De suivre l’avancement des activités
- De faciliter le suivi budgétaire prévisionnel
- De simplifier la réalisation des rapports d’activité.
Cette gestion, si elle est faite de façon manuelle, peut être rapidement chronophage et source d’erreurs. Pour simplifier le suivi des temps et activités, il existe aujourd’hui des logiciels dédiés qui vont digitaliser ce processus. Les solutions de GTA vont apporter une visibilité à 360° des temps de travail et des activités de leurs collaborateurs. L’objectif est d’optimiser l’adéquation des ressources de la société avec les besoins de main d’œuvre.
Les fonctionnalités essentielles d’une solution de GTA
Les solutions de GTA présentes sur le marché sont nombreuses mais toutes ne disposent pas des mêmes fonctionnalités et du même niveau de personnalisation. L’idéal est d’opter pour une solution de GTA modulaire et collaborative en mode SaaS, pouvant s’adapter à vos besoins. Tour d’horizon des principales fonctionnalités d’une solution GTA efficace et complète.
La gestion des temps 🕑
Fonctionnalité centrale du logiciel de GTA, la gestion des temps permet d’améliorer le pilotage des temps de travail de vos équipes tout en respectant les contraintes légales :
- Paramétrage selon votre convention collective
- Compteurs individuels mis à jour en temps réel
- Calcul automatique des éléments variables de paie
- Fiabilisation des données RH
Le suivi des activités ☑️
Cette fonctionnalité est également indispensable pour suivre efficacement les activités de vos collaborateurs. Ce module apporte une meilleure connaissance des temps passés et des activités réalisés par chaque collaborateur :
- Déclaration d’activités par le salarié en quelques clics (feuilles de temps à compléter)
- Analyse des activités sur plusieurs niveaux : projet, mission, client…
- Workflow de validation des saisies analytiques
- Reporting et business intelligence : conception et édition de rapports analytiques
Le suivi précis et fiable des activités du personnel permet ainsi un meilleur pilotage et une optimisation des ressources de la société. Il facilite également le suivi et la gestion du budget attribué aux différents projets.
La gestion des plannings 📅
Une solution de GTA efficace dispose également d’un outil de gestion de planning qui va vous permettre d’organiser les équipes au plus près des besoins de votre activité :
- Création de plannings journaliers, hebdomadaires, mensuels, annuels…
- Affichage multi-lignes : modèles horaire, plages et cycles de travail, affectations analytiques, évènements sur la journée ou demi-journée, commentaires, etc.
- Génération automatique des horaires et/ou des affectations aux postes
- Proposition de plannings selon vos besoins exprimés
- Respect des souhaits individuels selon les préférences horaires ou les disponibilités des collaborateurs
- Respect des contraintes liées au poste de travail : habilitations, poste pénible, etc.
La gestion des congés et absences 🏖️
Si vous disposez déjà d’un SIRH avec un outil de gestion des congés et absences, cette fonctionnalité ne sera pas nécessaire. Néanmoins si vous ne disposez pas d’une telle solution, la plupart des solutions GTA propose ce type de module qui permet :
- La saisie des demandes de congés / absences) en quelques clics avec workflow de validation
- La consultation des compteurs du salarié en temps réel
- Visualisation des demandes validées, refusées ou en attente
- Synchronisation automatique des plannings collectifs et individuels
Les badgeuses virtuelles ou physiques ⏳
Il s’agit d’une fonctionnalité optionnelle mais qui peut s’avérer très utile. La mise en place d’une badgeuse permet d’améliorer le suivi du temps de travail et de le fiabiliser :
- Pointage physique via badgeuse ou virtuelle sur tablette, smartphone ou PC
- Mise à jour des compteurs d’EVP et des droits du collaborateur en temps réel
- Remontée des pointages vers le manager
- Gestion des anomalies de pointage simplifiée
- Récupération des activités pour un suivi analytique
Le reporting 📊
Une solution GTA performante doit impérativement disposer d’outils de Business Intelligence. En effet, l’objectif de la GTA est de pouvoir piloter de manière optimale les ressources humaines. Elle sert également d’appui pour la prise de décisions. C’est pourquoi notre solution GTA dispose d’une solution de reporting intégrée permettant d’analyser les temps et activités des collaborateurs et des équipes. En quelques clics, les gestionnaires peuvent éditer des tableaux de bords personnalisables. Vous pouvez analyser notamment :
- Les écarts entre les activités planifiées et réalisées
- Les activités sur plusieurs niveaux : projet, ligne, code analytique, produit, mission, évènement, etc.
- Les écarts entre les temps travaillés et les activités déclarées
- Les indicateurs d’aide à la décision intégrés au planning pour une gestion optimale des effectifs
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Vous connaissez désormais les différentes fonctionnalités essentielles d’une solution de GTA. A vous de composer votre solution sur mesure avec les modules de votre choix. Les experts Fortify peuvent vous aider à faire le bon choix et vous présenter la solution qui vous correspond le mieux !
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