La mise en place de la DSN (Déclaration Sociale Nominative) a simplifié le quotidien des gestionnaires de paie. Son objectif : transmettre de façon dématérialisée les différentes informations qui vont permettre aux organismes sociaux (Pôle Emploi, l’URSSAF, centre des impôts…) de déterminer le montant de leurs cotisations.

Qu’est-ce que la DSN ? Comment fonctionne-t-elle ? Est-elle obligatoire ? Quelles sont les sanctions prévues en cas d’erreur ? Comment réaliser sa DSN facilement ?

DSN : définition

La DSN est une déclaration dématérialisée qui regroupe l’ensemble des données sociales dont dispose l’employeur. Elle se fait par l’envoi d’un fichier mensuel. Ce fichier repose sur la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie et sur le signalement d’événements.

Qui est concerné par la DSN ?

Créé récemment, le dispositif de la DSN concerne toutes les entreprises du secteur privé depuis le 1er janvier 2017. La DSN permet de centraliser l’ensemble des déclarations sociales en une seule et même déclaration. Elle a notamment remplacé la déclaration annuelle de données sociales unifiée (DADS-U) en 2019. La DSN est devenue le moyen principal de transmission des données pour la plupart des employeurs.

La DSN est-elle obligatoire ?

Depuis janvier 2018, toutes les entreprises du secteur privé doivent obligatoirement avoir mis en place la DSN. Si l’entreprise se compose de plusieurs établissements, il faut mettre en place une DSN pour chacun des établissements d’affectation disposant d’un numéro Siret propre.

Elle peut ne pas concerner certains employeurs. Il s’agit des catégories suivantes :

  • Les particuliers employeurs, indépendants ou auto-entrepreneurs
  • Les entreprises situées à Monaco, dans certaines collectivités d’Outre-mer, ainsi qu’à Mayotte (si elles ne disposent pas de numéro Siret) et en Polynésie française.
  • Les employeurs de la fonction publique. A noter : elle sera obligatoire pour toutes les collectivités, quelle que soit leur taille à compter du 1er janvier 2022.

A quoi sert t-elle ?

Selon le code de la sécurité sociale, la DSN sert :

  • au recouvrement des cotisations, contributions sociales et de certaines impositions ;
  • à la vérification du montant de ces charges ;
  • au calcul des droits des salariés en matière d’assurances sociales, de formation et de prévention des effets de l’exposition aux risques professionnels ;
  • à la détermination du taux de certaines cotisations ;
  • au versement de certains revenus de remplacement ;
  • à l’accomplissement des missions des organismes et administrations.

Comment se déroule t-elle ?

Il existe deux types de DSN :

  • La mensuelle qui concerne les données relatives à la paie du salarié
  • L’événementielle qui concerne les événements liés à la vie professionnelle du salarié

Qu’est ce que la DSN mensuelle ?

Elle doit être effectuée chaque mois pour chaque salarié, même si aucune rémunération n’est versée.

L’envoi doit se faire :

  • le 5 du mois pour les employeurs d’au moins 50 salariés et dont le salaire est versé au cours du même mois que la période de travail ;
  • le 15 du mois dans les autres cas.

Pour chaque salarié, elle doit contenir les informations suivantes :

  • le lieu d’activité et les caractéristiques du contrat de travail ;
  • la convention collective applicable ;
  • les dates de début et de fin de contrat, de suspension et de reprise du contrat de travail intervenant au cours de ce mois ;
  • les montants des rémunérations, cotisations, contributions sociales, exonérations de cotisations et la durée du travail retenus pour la paye de chaque mois ;
  • le taux de PAS (Prélèvement à la Source)
  • parfois, une régularisation au titre des données inexactes ou incomplètes transmises au cours des mois précédents.
  • des informations relatives à l’employeur ou l’émetteur de la DSN (SIREN, SIRET, etc.).

Qu’est-ce que la DSN événementielle ?

La DSN permet à l’employeur de signaler certains événements qui concernent l’activité professionnelle du salarié. Par exemple : arrêt de travail, absences pour événement familial, fin de contrat etc…

Si un événement tel qu’un arrêt maladie, une rupture de contrat de travail ou un accident du travail survient en cours de mois, il doit être signalé dans les 5 jours suivant sa prise en compte.

Comment réaliser facilement cette déclaration ?

La DSN est un fichier électronique qui se dépose sur un site dédié, Net Entreprises. Les entreprises agricoles réalisent quant à elles leurs DSN sur le site MSA.

La réalisation de cette déclaration peut être confiée à un expert-comptable ou peut être effectuée en quelques clics à l’aide d’un logiciel de paie compatible DSN, tel que Silae. Ainsi, la DSN sera effectuée avec les données issues de la paie et complétée avec les saisies ponctuelles de l’employeur. Réaliser sa DSN sans logiciel de paie peut en effet être chronophage pour l’employeur et facilement sources d’erreurs. L’utilisation d’un logiciel de paie permettra un gain de temps, de fiabilité et de sécurité.

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Quelles sont les sanctions en cas d’erreurs  ?

Il existe plusieurs sanctions prévues en cas non-transmission ou de fausse déclaration :

  • Non transmission de la DSN : pénalité de 17,14 € par salarié.
  • Retard de transmission de DSN : pénalité de 51 € par salarié et par mois de retard (ou fraction de mois de retard).
  • Oubli de déclaration de salarié : pénalité de 51 € par salarié et par mois ou fraction de mois de retard.
  • Inexactitude dans les déclarations : pénalité de 34,28 € par salarié en cas de fausse déclaration, 11,32 € en cas de transmission de fausses informations

Certaines erreurs ou omissions de l’employeur rentrent dans le cadre du droit à l’erreur. L’employeur peut éviter la pénalité en régularisant sa déclaration. Cette dernière doit se faire dans les 30 jours suivant la transmission de la DSN erronée.

Vous pouvez demander l’annulation de vos pénalités de retard si vous respectez les 4 conditions suivantes :

  • Vous n’avez pas commis d’infraction au cours des 24 derniers mois
  • Le montant de vos pénalités est inférieur à 3 428 €
  • Vous avez réglé toutes vos cotisations
  • Vous avez transmis la DSN

Dès lors, il est essentiel de réaliser sa DSN de façon rigoureuse pour éviter le risque d’erreurs et les sanctions afférentes. La solution la plus fiable est d’opter pour une solution de paie compatible DSN comme Silae Paie qui vous permettra de fiabiliser la transmission de vos données pour une paie fiable et conforme !