Un projet SIRH bien mené peut transformer en profondeur la fonction RH : fiabilisation des données, digitalisation des processus, pilotage social, amélioration de l’expérience collaborateur…Mais même la meilleure solution technique ne garantit pas le succès. Sans méthode ni cadrage rigoureux, le risque d’échec reste élevé.

Pour réussir, il faut structurer chaque étape : définir les priorités, organiser les travaux, tester les scénarios, sécuriser les choix… et surtout, s’appuyer sur les bons leviers au bon moment. C’est tout l’enjeu de l’AMOA SIRH (Assistance à Maîtrise d’ouvrage)

Chez Fortify, nous mobilisons une boîte à outils éprouvée pour structurer et réussir vos projets RH. Dans cet article, nous vous présentons 6 outils clés de l’AMOA SIRH, et surtout nos conseils concrets pour bien les utiliser.

1. L’étude d’opportunité : valider la pertinence du projet

L’étude d’opportunité est un document d’aide à la décision. Elle permet de répondre à une question simple : faut-il (ou non) lancer un projet SIRH ? Sa finalité : sécuriser l’investissement en validant sa valeur ajoutée.

Elle inclut :

  • Une analyse de l’existant (outils, processus, irritants)
  • Une définition des enjeux RH, IT, métiers et réglementaires
  • Une projection des gains attendus
  • Un premier cadrage budgétaire

💡 Nos conseils :

  • Ne la réalisez pas trop tard : elle peut révéler qu’une optimisation de l’existant est plus pertinente.
  • Intégrez tous les enjeux : métier, RH, IT, financier, humain.
  • Tenez compte de la maturité digitale et des attentes des utilisateurs.

2. Le schéma directeur SIRH : construire une vision à 3-5 ans

Le schéma directeur est la feuille de route du SIRH. Il donne une trajectoire claire à moyen terme, alignée avec la stratégie RH et digitale de l’entreprise. C’est un outil indispensable pour maîtriser la transformation digitale RH dans la durée.

Il comprend :

  • Les priorités fonctionnelles (paie, GTA, formation…)
  • La trajectoire cible (solutions, architecture, planning)
  • Les arbitrages structurants (cloud, make or buy, urbanisation…)

💡 Nos conseils :

  • Alignez-le avec les enjeux stratégiques RH (GEPP, marque employeur, digitalisation).
  • Utilisez-le comme outil de pilotage : il aide à prioriser les projets.
  • Intégrez les aspects IT (architecture, sécurité, interopérabilité).

3. La cartographie des processus RH : visualiser et simplifier

La cartographie RH modélise les processus actuels et cibles. Elle permet d’identifier les zones de friction et les opportunités d’amélioration. C’est un support précieux pour alimenter le cahier des charges et favoriser la conduite du changement.

Elle sert à :

  • Clarifier les rôles et responsabilités
  • Détecter les doublons, les irritants (éléments bloquants, points de friction…)
  • Aligner les processus avec les objectifs stratégiques

💡 Nos conseils :

  • Impliquez les utilisateurs terrains : ils connaissent les réalités du quotidien.
  • Cartographiez l’existant ET la cible.
  • Utilisez des outils collaboratifs simples (Miro, Lucidchart).

4. Le cahier des charges : la boussole du projet

Le cahier des charges formalise les besoins fonctionnels, techniques et organisationnels. C’est la base d’une consultation équitable et structurée des éditeurs. Un bon cahier des charges structure l’appel d’offres et facilite les comparaisons.

Il contient :

  • Les attentes métiers par domaine (paie, formation, talents…)
  • Les contraintes techniques et juridiques
  • Les critères d’évaluation et de choix

💡 Nos conseils :

  • Partez des besoins réels, pas d’un catalogue de fonctionnalités.
  • Associez les utilisateurs clés pour recueillir leurs attentes.
  • Intégrez des cas d’usage concrets pour aider les éditeurs à se projeter.

 

5. La grille d’analyse et d’aide au choix : comparer objectivement

La grille d’analyse permet de noter les solutions reçues lors de l’appel d’offres. Elle aide à faire un choix éclairé, argumenté et partagé. Il s’agit d’un outil déterminant pour sécuriser la décision finale.

Elle prend en compte :

  • Les fonctionnalités RH
  • L’ergonomie et l’expérience utilisateur
  • Le coût total (TCO)
  • L’intégration et l’accompagnement

💡 Nos conseils :

  • Définissez vos critères avant réception des offres.
  • Intégrez des tests utilisateurs.
  • Structurez la grille avec des pondérations adaptées à vos priorités.

6. Le cahier de tests pour valider la conformité

Avant la mise en production, il est indispensable de tester le SIRH : c’est la phase de recette. Elle permet de s’assurer que la solution fonctionne conformément aux besoins exprimés. À cette étape, le cahier de tests (ou plan de recette) joue un rôle central.

Il s’agit d’un document structuré qui recense l’ensemble des scénarios à tester. Pour chaque cas, il décrit les conditions de départ, les actions à effectuer, les résultats attendus et les critères de validation. Il permet ainsi de vérifier que chaque fonctionnalité du système répond bien aux exigences définies.

Il couvre :

  • Les processus clés (paie, absences, entretiens…)
  • Les interfaces et exports
  • La sécurité et les cas limites

💡 Nos conseils :

  • Anticipez la recette dès la phase de construction.
  • Désignez un référent recette.
  • Centralisez le suivi des anomalies.

L’AMOA SIRH : une aide précieuse pour réussir votre projet

L’AMOA SIRH mobilise une véritable méthodologie, avec des outils concrets et adaptés à chaque phase du projet.

En vous appuyant sur ces 6 outils clés, vous posez les bases :

  • d’un projet aligné avec vos enjeux RH, IT et financiers,
  • d’une consultation efficace des éditeurs,
  • et d’un déploiement sécurisé de votre solution.

Besoin d’un accompagnement opérationnel pour votre projet SIRH ?

Fortify vous accompagne de l’étude d’opportunité jusqu’à la conduite du changement.

👉 Découvrez notre offre d’accompagnement en AMOA SIRH !