Vous avez décidé de mettre en place un SIRH ou de changer de solution car la vôtre ne vous convient plus ? Face aux nombreux logiciels présents sur le marché, il n’est pas toujours évident de faire le bon choix… Avant toute chose, il convient d’analyser plusieurs critères pour vous diriger vers la solution la plus adéquate. Dans le cadre du mois de l’optimisation RH, Fortify vous guide dans l’acquisition de votre futur SIRH.
Optimisez vos ressources humaines avec un SIRH
Le SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) est un ensemble de logiciels ou modules, qui vont permettre aux services RH de digitaliser de nombreux process tels que la paie, la gestion administrative, la gestion des talents ou encore la gestion des temps.
C’est une solution complète qui permet d’optimiser les ressources humaines dans leur globalité. Elle permet notamment :
- Un gain de temps grâce à l’automatisation des tâches chronophages
- Un partage des informations en connectant vos différentes solutions au sein d’un écosystème RH unifié
- Une optimisation des processus RH grâce aux outils de Data intelligence
- Une valorisation de l’expérience collaborateur en simplifiant le quotidien de vos salariés
8 critères à analyser dans l’acquisition d’un SIRH
A présent, faisons le point sur les 8 principaux critères à analyser impérativement avant de vous lancer dans un projet SIRH.
1. Mode SaaS ou On Premise ?
Pour commencer, rappelons les différences entre le SaaS et le On Premise.
Le mode SaaS (Software as a service) consiste à accéder à distance au logiciel, via internet. Hébergé sur un serveur externe ultra sécurisé, un logiciel en SaaS ne nécessite aucune installation dans l’infrastructure de l’entreprise.
A l’inverse, un logiciel On Premise doit impérativement être installé sur les postes des utilisateurs. Il repose sur l’achat définitif du logiciel, contrairement au mode SaaS qui se présente sous forme de licences utilisateurs et nécessite un abonnement.
Le marché des logiciels SaaS, en plein essor depuis plusieurs années déjà, a détrôné le On premise. Les entreprises privilégient ce mode de distribution qui offre de nombreux avantages : mises à jour automatiques, hébergement des données sur des serveurs sécurisés, travail en mode collaboratif et multisupport (ordinateur, tablette, smartphone…). Accessible 24/7, un logiciel en mode SaaS offre davantage de flexibilité que le mode On Premise ainsi qu’une maîtrise des coûts.
2. Les possibilités d’interfaçage
Autre critère important à analyser lors de l’acquisition d’un SIRH : la possibilité d’intégration des solutions dans votre écosystème RH via des API (Application Programming Interface). L’avantage du mode SaaS est en effet la possibilité de connecter vos différentes solutions RH au sein d’un seul et même système.
Fortify propose les meilleurs logiciels RH du marché qui vont regrouper l’ensemble de vos tâches : paie, gestion administrative, gestion des talents, gestion des temps etc… Notre système d’API Centrex® permet une interconnexion entre les différents modules et fonctionnalités. Il permet également de se connecter aux solutions déjà implantées dans votre entreprise (logiciel de comptabilité par exemple).
Ainsi, vous disposez d’un système d’information unifié, dans lequel toutes les données sont centralisées de façon sécurisée. Vous limitez ainsi la perte et la ressaisie de données provenant des différents logiciels et assurez une fluidité dans la circulation des données.
3. La couverture fonctionnelle
Avant de vous lancer dans un projet SIRH, il est essentiel d’analyser les fonctionnalités qui sont pour vous indispensables, et secondaires. Dès lors, vous pourrez vous diriger vers les solutions qui s’adapteront à vos besoins. L’idéal est de se tourner vers des solutions modulables qui couvrent les champs essentiels de la fonction RH :
- Gestion administrative : portail RH, congés / absences, notes de frais, Onboarding / offboarding
- Gestion des talents : recrutement, entretiens, compétences, formation, rémunération…
- Gestion des temps et activité
- Gestion de la paie
Plus la couverture fonctionnelle est grande, plus vous pourrez adapter et faire évoluer votre SIRH en fonction de vos besoins.
4. Le degré de personnalisation
Selon la taille et les besoins de votre entreprise les capacités de personnalisation de la solution sont à prendre en compte dans le choix d’une solution SIRH.
Il existe en effet des solutions plus ou moins flexibles et évolutives. Certains éditeurs vont proposer des solutions standardisées avec peu de paramétrage, plutôt destinées aux TPE / PME.
D’autres éditeurs conçoivent des solutions plus élaborées et 100% sur mesure, avec des capacités de paramétrage avancées. Ce type de solutions très flexibles, s’adresse aux entreprises de taille plus importante qui vont avoir besoin d’un outil capable de s’adapter à toutes leurs spécificités.
Ainsi, si vous avez de nombreuses règles au sein de votre entreprise, la solution retenue doit être hautement paramétrable et évolutive, afin de répondre à vos process actuels mais aussi futurs.
A l’inverse, si vous êtes une petite entreprise avec des règles et process RH assez simples, un SIRH clé en main pourra tout à fait vous convenir.
5. L’ergonomie et l’expérience utilisateur
Un SIRH ne doit pas seulement être performant, il doit également être User Friendly. La solution choisie devra être à la fois ergonomique, rapide et simple d’utilisation. Il est très important que la solution soit agréable à utiliser et disponible sur de multiples supports (mobile, tablette…). Son design doit être attractif et son utilisation doit être la plus intuitive possible pour tous.
6. L’édition de reportings
Disposer d’un SIRH vous permet de centraliser l’ensemble de toutes vos données RH au sein d’une même solution. Afin de pouvoir exploiter au mieux ces données, la solution doit être dotée d’outils de Data Management. Ceux-ci doivent permettre en quelques clics l’édition de rapports exhaustifs et personnalisables (tableaux de bord, KPI…). En analysant l’ensemble de ces données, vous obtiendrez des informations clé pour la prise de décision stratégique.
7. La gestion des données
Les données RH sont précieuses et sensibles. Ainsi, il est capital que l’éditeur mette tout en œuvre pour assurer la sécurité et la confidentialité des données traitées.
Sécurité des données
Avec le mode SaaS, les données sont hébergées à l’extérieur de l’entreprise, dans le Cloud. Il est primordial de porter la plus grande attention aux précautions prises par l’éditeur concernant la sécurité de vos données. La solution doit ainsi compter plusieurs niveaux de cryptage des données afin d’éviter le vol d’informations. Il faut également s’assurer que l’hébergeur a des certifications de sécurité et que l’éditeur a une politique de sécurité des données très élevée. Afin de vérifier ces points, le prestataire doit être à même de vous communiquer le PAS (Plan d’Assurance Sécurité) qui détaille les informations liées à la sécurité des données. Par ailleurs, l’entreprise doit sensibiliser en interne les utilisateurs du SIRH sur le sujet de la protection des informations (mot de passe sécuritaire etc) et mettre en place des règles précises sur les accès et les droits d’administration du SIRH.
Confidentialité des données
Les services RH sont amenés à gérer des données personnelles sensibles. Dans cette optique, disposer d’un SIRH permet de sécuriser l’accès à ces données au sein d’une base mutualisée et sécurisée. La confidentialité est assurée par la mise en place de droit d’accès en fonction des habilitations et des responsabilités des différents utilisateurs.
Le logiciel choisi doit par ailleurs respecter les principes du RGPD applicables en Europe depuis 2018. Pour être conforme au RGPD, l’hébergement des données doit impérativement être situé au sein de l’Union Européenne.
8. Intégrateur ou éditeur : quelles différences ?
Pour choisir votre prestataire, vous pouvez faire appel à un intégrateur tel que Fortify ou passer en direct avec un éditeur.
Par définition, l’éditeur est l’entreprise qui assure la conception et le développement du logiciel. L’intégrateur est celui qui accompagne une entreprise dans le déploiement et le support d’une solution conçue par l’éditeur.
Comment faire votre choix entre intégrateur et éditeur SIRH ?
L’avantage d’opter pour un éditeur pour votre projet SIRH, c’est qu’il détient une connaissance inégalée de ses solutions. Il permet également un accès direct aux personnes qui développent le produit. Cependant, il ne dispose que d’une solution à vous proposer, et son rôle de conseil est ainsi limité à une brique fonctionnelle de votre environnement SIRH.
Le principal atout de l’intégrateur est sa connaissance approfondie des solutions qu’il propose. Chez Fortify, nous travaillons avec de nombreuses solutions RH complémentaires (gestion des temps, talents, paie…), parmi les meilleurs du marché. Les points forts d’un intégrateur sont notamment :
- Son rôle d’interlocuteur unique pour l’ensemble des solutions qui composent le SIRH
- Sa proximité avec les éditeurs
- Sa maîtrise de multiples logiciels qui permet de proposer la solution la plus adaptée aux besoins de l’entreprise
- Son expertise dans la gestion de projet
- Ses compétences « métier » pour accompagner et répondre aux problématiques du quotidien de ses clients, lors du déploiement du logiciel et après sa mise en service
- L’intégrateur est un spécialiste de la fourniture de services autour de l’implémentation de logiciels. Sa force réside dans la réactivité et la qualité de son service client, qui varie bien sûr en fonction des prestataires.
Editeur ou intégrateur, le plus important est de choisir un véritable partenaire qui sera à même de vous accompagner au mieux dans vos problématiques RH. Leurs missions sont complémentaires et placées au service d’une seule cause : la satisfaction du client.
Pour choisir le bon prestataire plusieurs critères sont à analyser : réactivité, disponibilité, expertise, références… L’aspect le plus important reste le contact humain qui sera au cœur de vos relations avec votre prestataire.
Pour Fortify, la satisfaction et l’accompagnement client sont nos priorités n°1. Nous faisons en sorte d’établir dès le début du projet, une relation de proximité, fondée sur la confiance et la transparence.
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