Dans un contexte de guerre des talents, l’expérience collaborateur est de plus en plus importante. Il en va de l’attractivité de l’entreprise et sa capacité à retenir les talents. Et pour fidéliser les salariés, il faut commencer par bien les accueillir !
Les statistiques parlent d’elles-mêmes : 4% des nouveaux arrivants quittent leur poste dès le premier jour selon une étude de Deloitte et 22% des départs ont lieu au cours des 45 jours suivant l’arrivée (Help New Hires Succeed: Beat the Statistics, SHRM Presentation by The Wynhurst Group, avril 2007).
Fortify décrypte pour vous les enjeux du Onboarding et vous présente 5 étapes à ne pas manquer pour bien accueillir vos nouvelles recrues !
Comment définir le Onboarding ?
« Onboarding » signifie en français « embarquement ». Par définition, il désigne l’ensemble des processus d’accueil mis en place par l’entreprise pour l’intégration de ses nouvelles recrues.
Le Onboarding ne se limite pas aux tâches administratives, il englobe également toutes les actions qui vont être mises en place pour faciliter son intégration et son adaptation dans l’entreprise (programme d’intégration, communication, management, suivi, formation etc…)
Quels sont les enjeux du Onboarding ?
Valorisation de la marque employeur
On a coutume de dire que la première impression est capitale ! C’est également le cas en entreprise. Ainsi, un Onboarding de qualité vous permettra de donner une bonne image aux nouveaux collaborateurs. La marque employeur en sera alors valorisée !
Fidélisation des collaborateurs
Un Onboarding qualitatif permet d’améliorer l’engagement du nouvel employé et participe à la rétention des talents. Il est primordial de tout mettre en œuvre pour que votre nouveau venu se sente à l’aise et en confiance. Dans un contexte de guerre des talents, la fidélisation des talents est en effet devenue un enjeu de taille !
Augmentation de la productivité
Lorsque vous intégrez une nouvelle recrue, un temps d’adaptation et de formation est nécessaire pour que celui-ci soit productif et efficace dans ces missions. La moyenne du « délai de productivité » est d’environ 4 à 6 mois. Un salarié bien intégré aura davantage de motivation et s’adaptera plus facilement au sein des équipes. Un processus Onboarding de qualité favorisera ainsi la productivité et l’efficacité du salarié lors de sa prise de poste.
Des enjeux financiers
Fidéliser ses salariés coûte beaucoup moins cher que recruter ! Si un nouveau collaborateur quitte l’entreprise prématurément, cela peut coûter très cher… Le coût d’une intégration ratée peut aller jusqu’à 7000 € selon Workelo ! Difficile à évaluer, le coût du recrutement et d’intégration peut être estimé en fonction du coût horaire chargé mais également des coûts liés au recrutement, de la formation, du temps passé à la préparation de son arrivée et à son intégration…
5 étapes pour réussir l’onboarding de vos nouvelles recrues
Etape 1 : gérer la partie administrative
L’anticipation est le maître mot d’un processus d’Onboarding réussi. En amont de l’arrivée, il faut tout d’abord gérer la partie administrative de façon fluide et réactive. C’est ce qu’on appelle le pré-Onbarding qui se situe entre la proposition de poste et le premier jour de votre collaborateur.
Cela regroupe des tâches diverses telles que :
- la récupération des pièces à fournir auprès du futur collaborateur (photocopie de la Carte Vitale et de la pièce d’identité, coordonnées, relevé d’identité bancaire…)
- la préparation, l’envoi et la signature du contrat, qui peut se faire de façon électronique avec des solutions dédiées,
- l’établissement de la DPAE,
- l’inscription à la mutuelle,
- l’inscription du salarié sur le registre unique du personnel💡 Le Tips de Fortify
Pour automatiser et simplifier vos processus d’Onboarding, vous pouvez vous appuyer sur des solutions digitales. Notre Solution de gestion du personnel permet ainsi de créer une « Checklist » et définir les tâches à réaliser par les différents acteurs de l’entreprise et leurs échéances afin de ne manquer aucune étape. Ces derniers en sont alors informés en temps voulu.
Vous pouvez également automatiser l’envoi d’un mail de bienvenue aux nouvelles recrues, intégrant les identifiants pour se connecter à leur espace personnel.
Sur cet espace, la nouvelle recrue pourra :
- Compléter les informations de sa fiche salarié si besoin (adresse, numéro de Sécurité Sociale, coordonéees…)
- Déposer facilement les documents administratifs demandés (RIB, carte d’identité, permis de conduire…)
- Consulter divers documents de l’entreprise que vous souhaitez lui mettre à disposition (par exemple un livret d’accueil, un trombinoscope etc…)
Etape 2 : gérer la partie matérielle et logistique
Au-delà de l’administratif, il faut également penser aux tâches annexes et à toute la logistique qui permettront de bien préparer l’arrivée des nouveaux salariés.
Il faut bien entendu aménager un poste de travail opérationnel avec tous les outils pour travailler de manière efficace : ordinateur avec identifiants et adresse e-mail configurés, logiciels installés, ligne téléphonique active, badge et fournitures prêts à l’emploi, etc. Le collaborateur se sentira ainsi attendu et sera opérationnel plus rapidement !
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Le « Welcome Kit » est également un outil intéressant à mettre en place pour proposer une expérience collaborateur positive à vos nouvelles recrues ! Il peut contenir un livret d’accueil, un trombinoscope mais aussi des goodies aux couleurs de l’entreprise (Tote-bag, hoodies, gourde, tasse, stylo, bloc notes…) Ce type d’outil contribuera fortement à la création du sentiment d’appartenance.
Etape 3 : prévoir un parcours d’intégration
Le parcours d’intégration de vos nouvelles recrues doit être réfléchi et anticipé. Il faut notamment porter une attention particulière au premier jour de travail afin de faire une bonne impression ! Vous pouvez par exemple prévoir un petit déjeuner d’accueil, une visite des locaux, un déjeuner d’équipe… Veillez néanmoins à ne pas « envahir » votre nouvelle recrue par un « trop plein » d’informations qui pourraient le déstabiliser.
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Une journée d’intégration peut également être organisée si vous accueillez plusieurs recrues durant la même période. N’hésitez pas à prévoir des activités ludiques (escape game, jeux de rôle…) pour les aider à s’intégrer et développer leur esprit d’équipe !
Les jours suivants la prise de poste, il est essentiel que le manager fasse un point avec le nouveau collaborateur sur ses objectifs, ses missions dans un esprit d’échanges et de bienveillance.
Enfin, le plan de formation doit être réfléchi et organisé bien en amont. L’objectif : former votre collaborateur aux processus, aux outils et au métier afin qu’il soit opérationnel et autonome le plus rapidement possible.
Etape 4 : impliquez l’ensemble des collaborateurs
L’aspect humain est primordial pour un onboarding de qualité. Ainsi, l’ensemble des équipes doit être impliqué dans l’accueil des nouvelles recrues. Il faut commencer par les informer en amont de l’arrivée de votre nouveau collaborateur. Cela peut être via une communication interne pour présenter le nouvel arrivant, ses missions, sa date d’arrivée, son parcours etc. Afin d’aider les nouvelles recrues à s’intégrer, vous pouvez organiser des moments conviviaux les premiers jours, dans un contexte moins formel (petit déjeuner d’accueil, afterwork, déjeuner d’équipe…). Pour que tout se déroule au mieux, l’ensemble des collaborateurs doit participer à la bonne intégration des nouveaux arrivants mais également au transfert de connaissances.
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Pour faciliter le Onboarding, vous pouvez mettre en place un programme de parrainage ! Le parrain est un collaborateur de l’entreprise choisi comme interlocuteur privilégié pour accompagner la nouvelle recrue tout au long de son intégration.
Etape 5 : suivre le collaborateur et recueillir son feedback
De l’arrivée du nouveau collaborateur jusqu’à la fin de sa période d’essai, il est essentiel de prendre du temps pour le suivre et recueillir son feedback régulièrement ! Ainsi des points d’étapes doivent être organisés par le manager et les services RH, par exemple au bout d’une semaine, un mois, au milieu et à la fin de sa période d’essai… L’objectif : recueillir ses impressions, répondre à ses questions et difficultés éventuelles afin de l’accompagner au mieux dans sa prise de poste. Le manager doit se montrer le plus disponible possible pour votre nouvelle recrue afin qu’elle se sente en confiance.
💡 Le Tips de Fortify
Pour clôturer le Onboarding, le rapport d’étonnement est un outil particulièrement intéressant. Ce questionnaire permet de recueillir les impressions des collaborateurs sur leurs premiers pas dans l’entreprise. Le rapport d’étonnement est très utile pour analyser votre process d’onboarding, mettre en avant vos réussites et vos axes d’amélioration.
