Si les entreprises françaises étaient jusqu’alors timides sur la mise en place du télétravail, la crise du coronavirus a donné un coup d’accélérateur au travail à distance. En effet, selon les chiffres de la Dares, en 2017, seulement 3 % des salariés pratiquaient le travail à la maison au moins une fois par semaine. Aujourd’hui, près de 40 % des actifs souhaitent télétravailler, selon un sondage Opinionway. Si elles ont été tout d’abord contraintes à recourir au travail à distance lors du confinement, de plus en plus d’entreprises ont aujourd’hui la volonté de mettre en place un dispositif de télétravail régulier et stable.
Comment réussir son projet de mise en place du télétravail ? Quelles sont les étapes à suivre ? Fortify vous donne ses conseils sur le sujet.
1. Impliquer les salariés dans le projet
La première étape dans la mise en place du télétravail est le recueil des besoins des salariés. Pour ce faire plusieurs possibilités : mise en place d’un groupe de travail, questionnaire, échanges avec les délégués du personnel…
L’objectif est d’impliquer vos collaborateurs dans le projet afin de collecter leurs avis sur les points suivants : qui serait intéressé par la pratique du télétravail ? Quelles seraient leurs motivations ? Quel rythme de télétravail souhaiteraient-ils ? Sont-ils équipés pour télétravailler ?
Les réponses à ces questions vous permettront d’orienter le dispositif de télétravail, de définir les conditions, et de mettre en place une charte de télétravail.
2. Définir le cadre par une charte de télétravail
Une fois le projet cadré, il est important de le formaliser les conditions du dispositif de télétravail dans une charte de télétravail. Dans ce document, l’employeur va définir les règles applicables au télétravail.
Il n’existe pas de charte de télétravail « type ». Chaque charte est unique et propre aux règles définies par l’entreprise et à ses spécificités. Elle doit cependant aborder des points importants, tels que les conditions d’accès au télétravail, la durée du télétravail, l’encadrement des jours de télétravail, le matériel mis à disposition, les droits et devoirs des télétravailleurs etc. D’autres règles peuvent être inscrites comme la période d’adaptation, les modalités d’acceptation des conditions du télétravail, ou la réversibilité de ce mode de travail.
A savoir : une charte de télétravail n’est pas obligatoire. En effet, Le télétravail occasionnel n’a plus besoin d’être encadré par une charte ou un accord collectif depuis les ordonnances Macron de 2017. Il peut être simplement mis en place via un accord entre l’employeur et le salarié. Néanmoins, il est fortement recommandé de rédiger une charte de télétravail afin de préciser les conditions du dispositif et formaliser les engagements de chacun.
3. Passer par une phase de test
Une fois les conditions définies et la charte de télétravail établie, nous vous recommandons vivement de passer par une période d’expérimentation. Celle-ci peut s’établir sur plusieurs mois ou un an. Tout au long de cette phase, des points réguliers doivent être mis en place pour ajuster le dispositif si besoin. La charte de télétravail est un document évolutif qui peut être modifié à tout moment.
La phase de test permettra également de veiller à ce que les outils de travail collaboratif choisis répondent bien aux besoins et que la productivité des employés soit optimale. Il faut également s’assurer de la qualité de vie au travail des salariés, et au maintien d’un bon équilibre vie professionnelle-vie personnelle.
4. Adapter le management
La mise en place du télétravail implique un management basé sur la confiance, dans le sens ou ce mode de travail va apporter davantage d’autonomie aux collaborateurs. Néanmoins, les managers doivent fixer un certain cadre. Ils peuvent notamment mettre en place des règles spécifiques et des indicateurs pour pouvoir évaluer la productivité de leur équipe à distance. Il est important de cadrer notamment les plages horaires du télétravail, les outils de suivi disponibles, les indicateurs pour évaluer la productivité… II est également important de veiller à ce que le télétravail n’induise pas un sentiment d’isolement social impactant ainsi la qualité de vie au travail. Pour cela, le manager doit être disponible et à l’écoute de ses collaborateurs. Il est ainsi primordial de réaliser des points réguliers dans le cadre du travail en distanciel.
Enfin, si besoin, il peut être intéressant de mettre en place des formations spécifiques au télétravail pour les managers pour assurer la réussite du projet.
5. S’appuyer sur des outils digitaux
Pour conclure, la mise en place du télétravail implique nécessairement l’utilisation d’outils collaboratifs. Il en existe aujourd’hui une quantité impressionnante. Dès lors, il vous appartient de choisir les outils les plus adaptés à votre organisation.
Outils de communication et d’organisation
Sur le volet communication à distance, il existe des outils tels que Zoom, Skype, Teams ou Slack qui permettront à vos collaborateurs de communiquer facilement et d’organiser des visioconférences en équipe. Il existe également des outils pour organiser sa journée de manière productive. Par exemple, certains disposent d’une version gratuite telle que Trello ou Todoist par exemple.
Solution de Gestion de temps
Afin d’évaluer le temps de travail effectif de vos collaborateurs en télétravail mais également pour être conforme à la légalité, il est primordial de vous appuyer sur une solution de gestion des temps et activités. En effet, le suivi du temps de travail est une obligation légale. L’employeur doit pouvoir justifier des heures effectuées de ses salariés. Il doit ainsi être en mesure de tenir des documents de preuve, non seulement en cas de contrôle de l’administration (inspection du travail, URSAAF), mais aussi en cas de demandes de salariés sur leurs compteurs (présences et congés).
Un logiciel GTA (gestion des temps et activités) est un logiciel dédié au suivi et au reporting des temps de travail. Dans le cadre du télétravail, celui-ci permet notamment :
- Un pointage déclaratif dématérialisé des heures d’arrivées, de départ et temps de pause
- Suivi en temps réel des heures de pointage de vos collaborateurs via un tableau de bord
Il aide également au pilotage de la performance de l’entreprise et donne ainsi une visibilité sur l’activité de vos salariés en télétravail et l’avancée des projets : - Imputation des tâches, activités et projets en heures ou en jours, par période et par client
- Maîtrise des heures travaillées et de l’avancement des activités
Ainsi, le logiciel de GTA vous aidera à être en conformité avec la législation. En effet, la loi Travail du 8 août 2016 a rappelé la responsabilité des entreprises en matière de suivi des temps de travail. Avec un logiciel de GTA, vous avez la visibilité dont vous avez besoin pour apprécier la charge de travail effective de vos collaborateurs tout en vous assurant que les temps de repos légaux sont respectés. Vous gardez également un suivi des temps de travail de chacun de vos employés en cas de contrôle.
SIRH
Un SIRH est également un outil collaboratif qui facilitera grandement la mise en place du télétravail. Il permet en effet de gérer à distance via internet les onboarding / offboarding, les demandes de congés, les consultations de planning, les notes de frais etc… Ainsi, les télétravailleurs échangent plus facilement et restent en lien avec leurs managers et leur équipe. Ce type de dispositif permet également à l’employeur d’entretenir la culture d’entreprise et d’améliorer l’expérience collaborateurs.
Autres logiciels en mode SaaS
En plus des ces outils, il existe bien d’outres logiciels destinés à faciliter le télétravail (CRM en ligne, logiciel de gestion de la paie, solution de recrutement et Talent Management accessibles depuis le cloud..) Se tourner vers des solutions en mode SaaS devient indispensable en ces temps de crise sanitaire qui favorisent les périodes de travail à distance parfois imposées.
