5 bénéfices de la digitalisation RH : retour d’expérience

Chez Ricoh France, nous avons un fonctionnement particulier de par la configuration de l’entreprise. En effet, la plupart de nos collaborateurs travaillent au sein de nos 35 agences réparties sur le territoire national. Une telle organisation entraîne mécaniquement un grand nombre d’échanges mails, téléphoniques et papiers avec l’équipe RH. La digitalisation des processus RH prend alors tout son sens. Elle apporte en effet, de multiples bénéfices opérationnels (hausse de la productivité, fiabilisation des données, maîtrise du risque…). Mais cela va bien au-delà. Le pan organisationnel est aussi à mettre en avant : la digitalisation RH permet à tous de mieux collaborer.

Chez Ricoh, nous avons donc totalement intégré les nombreux avantages apportés par la digitalisation RH et nous avons changé notre manière de fonctionner. Et parce qu’il n’y a rien de tel que des exemples concrets, voici une illustration des principaux bénéfices la digitalisation de nos processus RH.

Quelques mots sur Ricoh

Créée en 1936, Ricoh est une entreprise technologique mondiale qui transforme la façon dont les entreprises travaillent, en leur offrant des services et technologies qui stimulent l’innovation, soutiennent le développement durable et encouragent leur croissance.

1) Hausse de la productivité

La digitalisation RH nous a permis d’amener des gains de productivité au-delà de ce qu’il est possible de faire avec un SIRH, plus rigide et fermé.

Qu’il s’agisse du onboarding, de la dématérialisation des dossiers ou des demandes courantes des salariés (acomptes, absences, attestations…), tout est “digitalisable”. La clé, pour y parvenir, est de disposer d’une plateforme digitale RH agile. Cela permet d’avoir une gestion dynamique des processus et de les améliorer sans cesse, pour gagner en productivité. Nous pouvons ainsi nous concentrer sur l’essentiel, notre coeur de métier : la qualité et la conformité de la paie, du reporting, des déclarations et la maîtrise de la masse salariale.

2) Fiabilisation des données

Dans le lot des processus que nous avons digitalisés, certains étaient très sensibles et par conséquent d’autant plus importants à optimiser. La digitalisation de la partie variable de la rémunération des commerciaux est un très bon exemple. Effectivement, l’activité de Ricoh France dépend très fortement de l’efficacité de notre force de vente. Sa rémunération est donc un sujet central pour les ressources humaines. Nous devons disposer de données extrêmement fiables.

Chaque mois, nous étions amenés à collecter des fichiers Excel reprenant les différents éléments variables auprès des managers pour pouvoir calculer la paie. Nous devions ensuite les compiler et les intégrer manuellement via un FTP. De plus, ce n’était pas toujours simple d’avoir tous les fichiers en temps et en heure. Ce processus était donc très chronophage et demandait une grande rigueur.

Maintenant, ce processus sensible est digitalisé : les calculs, très complexes, se font dans un logiciel spécifique. Un export est ensuite réalisé pour être intégré dans notre plateforme digitale RH. Les données sont donc compilées de manière automatique et transmises en paie. Nous avons automatisé le processus de la même façon pour tous les éléments variables.

3) Maîtrise du risque RH

Lors de notre chantier de digitalisation des RH, nous nous sommes également penchés sur des processus à risques, comme la gestion des frais déjeuners de notre population commerciale. À risques car ils sont notamment soumis à de possibles contrôles URSSAF. Côté RH, il est donc indispensable d’effectuer une veille permanente de la réglementation pour se mettre en conformité rapidement.

La gestion des tickets restaurants est connue pour être fastidieuse car il y a énormément de cas particuliers. Par exemple, les commerciaux avaient le droit à un forfait déjeuner dans certains cas et dans d’autres à un ticket restaurant. Il fallait également prendre en compte la rétroactivité, les absences, les notes de frais, etc. Il faut donc croiser des centaines de données chaque mois. Au départ, cela concernait 200 salariés. Depuis nous avons étendu les tickets restaurants et aujourd’hui plus de 1000 collaborateurs en bénéficient. De plus, le calcul des droits dépend des agences et remonte ensuite au siège. Avant notre digitalisation tout passait par l’envoi par mail de fichiers Excel.

Afin d’avoir des données fiables et rapidement mobilisables à transmettre en cas de contrôle, nous avons intégré le processus dans notre plateforme qui garantit, via les workflow de validation, la traçabilité répondant aux exigences SOX.

4) Meilleure collaboration interne

Grâce à la digitalisation de nos processus RH, nous avons grandement fluidifié nos relations avec les autres services en agence. Tout se fait maintenant presque uniquement de manière numérique. Cela a permis de limiter considérablement la quantité de documents papier à gérer. Nous avons également amélioré la qualité des données RH en réduisant le nombre de ressaisies, par exemple.

Poursuivons avec l’exemple des rémunérations. Pour les fonctions supports dont les objectifs sont semestriels ou annuels et donc plus simples à calculer, les managers réalise directement sur la plateforme l’évaluation des objectifs du collaborateur. Cela détermine des pourcentages d’atteintes qui génèrent ensuite le calcul du montant de la prime à verser. Il ne reste plus qu’à générer un fichier d’import et à le transférer dans le logiciel de paie. Les managers évaluent les collaborateurs en toute transparence, et le N+2 valide les résultats pour garantir une évaluation juste et objective.

5) Nouvelle façon d’aborder les RH

Lorsque nous avons débuté la réflexion autour de la digitalisation de la fonction RH au sein de Ricoh France, nous avons décidé de procéder par étape, en mode agile. En effet, vouloir tout faire d’une seule traite, c’est prendre le risque de complexifier plutôt que de simplifier le quotidien des collaborateurs et de ne pas laisser le temps à chacun de se familiariser avec les nouvelles méthodes.

Nous avons donc commencé par les entretiens professionnels, puis un organigramme et un annuaire commun. Nous avons ensuite intégré dans notre plateforme digitale RH, au fur et à mesure, la gestion des congés et RTT, la part variable des rémunérations dont nous parlions précédemment, les tickets restaurants, la gestion de notre parc automobile, la GED, les comptes-épargnes temps, et bien plus encore !

Il est difficile de dresser une liste exhaustive des processus RH que nous avons digitalisé tant les champs d’applications sont nombreux. Ils touchent tous les domaines RH : gestion du personnel, relations sociales, intégration, paie, etc. Bien évidemment cette digitalisation a également impliqué les départements avec lesquels nous interagissons au quotidien tels que la DSI, la finance, le commercial, la communication…

La digitalisation est aujourd’hui incontournable au sein d’une entreprise pour évoluer dans le monde de demain avec les nouvelles générations de collaborateurs.