L’implémentation d’un SIRH représente un enjeu stratégique pour les entreprises souhaitant optimiser leurs processus RH. Cependant, le succès d’un tel projet repose en grande partie sur une préparation rigoureuse. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir les cinq étapes préparatoires essentielles à la réussite de votre projet SIRH. De l’analyse des besoins à la définition des objectifs, en passant par la rédaction de votre cahier des charges, ces étapes vous permettront de poser des bases solides pour une intégration efficace et réussie de votre logiciel SIRH.
Les étapes préparatoires du projet SIRH
1. Fixer vos objectifs
Comme tout projet, la mise en place d’un SIRH ne s’improvise pas. Avant toute chose, vous devez réfléchir à la finalité du projet. Un SIRH est le système d’information des ressources humaines. La mise en place d’un SIRH permet d’homogénéiser, simplifier et automatiser l’ensemble de vos processus RH. Il est donc composé de plusieurs briques qui vont répondre à des objectifs variés :
- Gestion des dossiers salariés
- Gestion des congés et absences
- Gestion des temps & activités
- Gestion des notes de frais
- Coffre-fort numérique pour la distribution des fiches de paie
- Gestion des compétences
- Gestion de la formation
- Gestion du onboarding
- Gestion des recrutements
Chez Fortify, nous sommes conscients que chaque entreprise a des objectifs différents en termes de projet SIRH. C’est pourquoi nous proposons un SIRH 100% sur mesure. C’est à vous de choisir les modules que vous souhaitez pour répondre à vos besoins.
Pour affiner vos objectifs, il est important de recueillir l’avis de vos collaborateurs, qui seront les premiers concernés par le changement. Pour ce faire, vous pouvez réaliser une enquête interne. Voici quelques exemples de questions :
- Sont-ils satisfaits des méthodes actuelles (par exemple : demande de congés ou de gestion des notes de frais) ?
- Trouvent-ils des processus pénibles ou complexes à réaliser ?
- Certaines tâches sont-elles trop chronophages ?
- Quels problèmes éventuels peuvent-il rencontrer ?
Leurs réponses vont permettront certainement d’identifier les processus existants pouvant être optimisés.
2. Définir votre budget
Avant toute chose, pour investir dans un SIRH, il faut commencer par définir votre budget.
Plusieurs coûts doivent être pris en considération dans l’élaboration de votre budget : coût de l’abonnement, de mise en place, éventuelles formations de vos administrateurs, etc.
Il conviendra donc d’évaluer un budget global validé par la direction avant de se lancer dans la consultation des prestataires.
3. Composer votre équipe projet SIRH
Une fois vos objectifs fixés, la seconde étape sera de composer l’équipe en charge du projet. Cette équipe réunit tous les acteurs du projet : services RH et financiers, DSI, DAF. Dans le cadre d’un projet SIRH, l’idéal est de confier le pilotage au service RH ou à la DAF. Il est essentiel de nommer un chef de projet qui sera le « chef d’orchestre » et référent tout au long du projet. Il sera responsable de l’avancée du projet et de sa réussite. C’est lui qui sera en charge d’animer et d’organiser les différentes réunions, de partager les comptes rendus, de valider les différents points avec la direction etc.
4. Définir vos besoins fonctionnels
Cette étape clé consiste à reporter de manière exhaustive les fonctionnalités liées à vos besoins. Prenons le cas par exemple des fonctionnalités liées à la gestion des notes de frais :
- Saisie de la note de frais par le collaborateur
- Compatibilité smartphone
- Notification par email au manager d’une demande de validation
- Mise en place d’un circuit de validation sur mesure (workflow)
- Valeur probante des documents transmis
Il faut ensuite évaluer l’importance de ces fonctionnalités et la priorité de mise en place (par exemple obligatoire, importante, facultative…). C’est grâce à cette grille que vous pourrez évaluer si les SIRH proposés par les prestataires correspondent à vos besoins. Vous devez leur communiquer cette grille avec votre cahier des charges (ou la note de cadrage) afin de leur transmettre précisément vos attentes.
5. Rédiger votre cahier des charges / note de cadrage
Une fois vos besoins clairement établis, il faut définir le périmètre du projet. Il est essentiel de structurer, rédiger et hiérarchiser et répertorier vos besoins au sein d’un cahier des charges ou d’une note de cadrage. Selon l’ampleur de votre projet et la taille de votre entreprise, à vous de choisir entre la rédaction d’un cahier des charges ou d’une note de cadrage.
La note de cadrage permet d’expliquer et de présenter le projet de manière synthétique, tout en abordant de nombreux détails utiles.
Le cahier des charges est un document exhaustif permettant de formaliser les attentes et les besoins du donneur d’ordre (ou de la maîtrise d’ouvrage).
Si vous êtes une startup, une TPE ou une PME avec une taille modérée, vous pouvez simplement préparer une note de cadrage SIRH, présentant les points suivants :
- Présentation de l’entreprise : nombre d’établissement(s), organisation juridique, nombre de salariés, organigramme, convention(s) collective(s)…
- Etat des lieux technique : quel est votre système informatique existant ? Quels logiciels de paie ou de comptabilité utilisez-vous ? Quels processus souhaitez-vous couvrir ? Qui va bénéficier du SIRH ? Souhaitez-vous mettre en place un portail salarié ? Avez-vous des contraintes techniques ou de sécurité ? Souhaitez-vous être propriétaire de votre logiciel RH (On-premise) ou y accéder par internet via un système d’abonnement (SaaS) ?
Votre cahier des charges ou la note de cadrage associé à votre grille de besoins fonctionnels seront la base de votre projet que vous pourrez transmettre aux prestataires lors de la phase de consultation.
Nous vous recommandons vivement de mettre en place un planning prévisionnel pour votre projet. Pour cela, fixez-vous des deadlines et objectifs dans le temps et prévoyez des points d’étapes réguliers avec l’équipe projet pour échanger sur l’état d’avancement du projet.
Bon à savoir
L’implémentation d’un SIRH peut prendre entre 3 et 12 mois selon l’ampleur du projet et la taille de l’entreprise. Conscient des enjeux actuels des PME à digitaliser leurs ressources humaines rapidement, Fortify propose des solutions clés en main et rapides à mettre en place.
Chez Fortify, nous proposons des logiciels SIRH en mode SaaS, c’est-à-dire accessible à distance via internet. Hébergés sur des serveurs externes, ils ne nécessitent aucune installation dans votre infrastructure ni sur les postes des utilisateurs. Ce mode de distribution est particulièrement adapté aux startup, TPE et PME car il s’adapte à la taille de l’entreprise et évolue en fonction du nombre d’utilisateurs et des modules choisis. Le tarif mensuel inclue : l’hébergement, les mises à jour et les services de maintenance. Il n’y a donc pas de coûts cachés !
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Vous apprendrez à sélectionner un prestataire fiable, indispensable au succès de votre projet, et à appliquer les meilleures pratiques pour assurer une intégration fluide et efficace.
