En France, de nombreuses entreprises n’ont pas d’outils dédiés pour gérer les congés et absences et optent pour des tableaux Excel voire des formulaires papier. Une gestion administrative particulièrement complexe, chronophage et source d’erreurs. Pourtant, des solutions digitales existent pour rendre la gestion des congés et absences beaucoup plus simple et zen ! Quels sont les atouts d’un logiciel de gestion de congés & absences et comment la mettre en place ? Fortify vous explique tout ce qu’il faut savoir sur ce sujet !
La digitalisation des congés : comment ça marche ?
Via un portail salarié simple et intuitif, vos collaborateurs effectuent leurs demandes de congés et absences depuis leur PC ou leur Smartphone, avec une simple connexion à internet. Le logiciel notifie les managers de la demande et ils accèdent ainsi en temps réel aux demandes de congés de leur équipe. En quelques clics, ils peuvent visualiser, accepter ou refuser les demandes. Le logiciel leur donne également une visibilité sur le planning global de leur équipe pour une meilleure gestion. Une fois validé, la demande poursuit son workflow de validation vers le N+2 le cas échéant, où le congé est pris en compte par le service des Ressources Humaines, puis par le gestionnaire de paie. Le salarié reçoit en direct une notification d’acceptation de sa demande.
Pourquoi digitaliser vos congés & absences ?
1- Rendre les salariés plus autonomes
Offrir un portail digital à vos salariés pour la pose des congés sera un atout indéniable pour votre marque employeur. En rendant vos salariés autonomes sur le suivi de leurs compteurs et de leurs demandes de congés, vous donnez l’image d’un employeur moderne, transparent et dans l’ère du temps.
Les collaborateurs apprécient notamment :
- Le suivi du solde de congés en temps réel
- La visualisation du planning de l’équipe pour anticiper leurs demandes
- Effectuer leurs demandes en quelques clics via Smartphone ou PC
2- Gagner en temps et en productivité
En dématérialisant la gestion des congés, les services RH gagnent du temps pour se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée telles que le recrutement, la formation, le onboarding… Le logiciel facilite également la collaboration et la communication entre les équipes, et en particulier le transfert d’informations vers les gestionnaires de paye.
Les services RH apprécient notamment :
- L’export automatique des données vers la paie en fin de mois
- Le calcul automatique des droits aux titres-restaurant
- Le suivi et l’analyse des tableaux de bord RH disponibles
3- S’adapter aux nouveaux modes de travail
A l’ère du digital, les besoins et les habitudes des collaborateurs évoluent. Les générations actuelles, de plus en plus mobiles et connectées, recherchent flexibilité et réactivité vis-à-vis de leurs employeurs. Avec une solution digitale, les collaborateurs peuvent consulter leurs compteurs et effectuer leurs demandes de congés partout où ils sont via une application dédiée très intuitive accessible sur smartphone, tablette ou PC !
4- Optimiser le pilotage et le suivi
Chez les managers, la dématérialisation des congés et absences est aussi très appréciée. Ils sont notifiés des demandes des membres de leur équipe qu’ils peuvent valider en quelques clics. Le logiciel facilite également la prise de décision et favorise la réactivité. De plus, ils peuvent suivre et consulter en temps réel les compteurs et soldes, CP, et RTT de leurs collaborateurs. Ils sont, en prime, plus performants car ils disposent de plus de temps pour se concentrer sur leur cœur de métier !
Les managers apprécient :
- La notification automatique en cas de demande
- La visualisation du planning de leur équipe en temps réel
- La gestion des demandes facile et rapide
Logiciel de gestion de congés : comment le mettre en place ?
Pour mettre en place la dématérialisation des congés au sein de votre entreprise, la meilleure solution est d’opter pour un SIRH. Avec Fortify, vous pouvez composer votre SIRH totalement sur-mesure, en choisissant les modules que vous souhaitez (notes de frais, formation, entretiens…). Notre SIRH dispose notamment d’un module de gestion des congés et absences. Celui-ci vous permettra de dématérialiser la gestion des congés de vos collaborateurs de A à Z. Afin de s’adapter à la structure de votre entreprise, vous pouvez facilement paramétrer le workflow de validation des congés. Notre logiciel SIRH est spécialement conçu et packagé pour coller aux attentes et au budget des startup, TPE et PME.
