La mise en place d’un projet SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) au sein d’une organisation est complexe et stratégique. Pour garantir le succès de ce projet et maximiser ses bénéfices pour l’entreprise, il est crucial de prendre en compte certains facteurs clés. Voici une exploration détaillée de cinq de ces facteurs :
1. Bien qualifier et hiérarchiser ses besoins
L’une des premières étapes cruciales dans la mise en place d’un projet SIRH est la qualification et la hiérarchisation des besoins de l’organisation. Chaque entreprise a des objectifs et des enjeux RH spécifiques qui doivent être pris en compte. Il est essentiel de mener une analyse approfondie pour comprendre les processus existants, identifier les lacunes et déterminer les fonctionnalités indispensables pour atteindre les objectifs fixés. Une fois ces besoins qualifiés, vous devez les hiérarchiser en fonction de leur importance stratégique pour l’organisation.
Lors de cette phase, vous devez réfléchir à la finalité du projet. Un SIRH est le système d’information des ressources humaines. La mise en place d’un SIRH permet d’homogénéiser, simplifier et automatiser l’ensemble de vos processus RH. Il est donc composé de plusieurs briques qui vont répondre à des objectifs variés : gestion des notes de frais, gestion des entretiens, recrutement, onboarding, congés et absences… Vous devez ainsi reporter de manière exhaustive la couverture fonctionnelle liées à vos besoins dans le cadre d’un cahier des charges SIRH, ou d’une note de cadrage.
2. Poser un cadre précis au projet SIRH
Dans tout projet SIRH, la clarification des rôles et des missions est fondamentale. Il est primordial de constituer une équipe projet, avec à sa tête un chef de projet SIRH pour coordonner et piloter le projet. L’implication active des parties prenantes, telles que la direction générale, la DSI, les gestionnaires RH, les managers et les utilisateurs finaux, est également essentielle pour assurer le succès du projet.
Il est également indispensable de définir un budget pour votre projet SIRH en prenant en compte les différents coûts (abonnement, mise en place, formation). Il conviendra donc d’évaluer un budget global validé par la direction avant de se lancer dans la consultation des prestataires.
Enfin, il est vivement recommandé de se fixer un délai de mise en place et de mettre en place un planning prévisionnel pour votre projet. Pour cela, il est important de fixer des deadlines et objectifs dans le temps et de prévoir des points d’étapes réguliers avec l’équipe projet.
3. Bien choisir sa solution et son prestataire
Une fois l’équipe projet mise en place et le cahier des charges rédigé, il est essentiel de choisir la solution SIRH la solution la plus adaptée à vos besoins parmi la grande diversité de logiciels RH présente sur le marché. Pour cela, vous devez consulter plusieurs prestataires afin de visionner plusieurs démonstrations de logiciels. Cela vous permettra de voir quelles sont les fonctionnalités couvertes par les solutions. Vous aurez également un aperçu de l’interface, de son ergonomie et de sa facilité de prise en main.
Le choix du prestataire chargé de l’implémentation est également une décision cruciale qui aura un impact majeur sur le succès du projet. Pour cela vous avez le choix entre faire appel directement à l’éditeur pour le déploiement et la mise en place de la solution, ou passer par un intégrateur tel que Fortify. Recourir aux service d’un intégrateur pour votre projet SIRH revêt plusieurs avantages :
- Conseil personnalisé : L’intégrateur, libre de choisir parmi plusieurs solutions, conseille et propose celle qui correspond le mieux aux besoins spécifiques du client.
- Proximité client : L’intégrateur offre une relation de proximité, comprenant précisément les besoins de chaque entreprise et adaptant la solution à son environnement.
- Services spécialisés : Spécialisé dans la mise en place de logiciels RH, l’intégrateur offre une expertise métier et une gestion de projet complètes, y compris la conduite du changement.
- Suivi et support : L’intégrateur reste disponible après la mise en service pour répondre aux questions des utilisateurs, assurer la stabilisation et fournir des formations personnalisées.
- Réactivité : Grâce à son expertise et sa méthodologie, l’intégrateur s’engage à répondre efficacement aux objectifs, respectant ainsi le budget et le calendrier convenus avec le client.
4. Bien gérer la phase de reprise de données et interfaces
La phase de reprise de données est cruciale dans la mise en place d’un projet SIRH. Ses enjeux sont en effet nombreux :
- éviter la perte de données
- conserver l’historique de l’ensemble de vos datas RH
- éviter les ressaisies manuelles
- assurer des données fiables, mises à jour et cohérentes.
Pour cela, il est indispensable de vous appuyer sur des experts en Data Management qui sauront vous accompagner dans cette phase importante.
La mise en place des interfaces entre les solutions est également une étape délicate de la mise en place d’un projet SIRH. Elle permet notamment d’homogénéiser les bases de données sociétés et salariés, de centraliser l’ensemble des données RH et de garantir des flux d’informations pertinents entre les différents logiciels RH. Pour cela, il est indispensable qu’un expert mette en place les interfaces nécessaires afin de connecter le SIRH avec votre SI existant. Une gestion efficace de cette phase permet d’éviter les perturbations opérationnelles et assure une transition en douceur vers la nouvelle solution.
5. Placer la conduite du changement au cœur du projet
La réussite d’un projet SIRH dépend en grande partie de la manière dont le changement est géré au sein de l’organisation. Il est essentiel de placer la conduite du changement au cœur du projet dès le début. Le SIRH concerne de nombreuses parties prenantes au sein de l’entreprise (gestion de la paie, recrutement, managers…) Il est donc crucial de communiquer en totale transparence pour éviter les résistances au changement. En plaçant la conduite du changement au centre du projet, l’organisation peut favoriser une adoption réussie de la nouvelle solution et maximiser ses retombées positives sur l’ensemble de l’entreprise.
Enfin, la phase de formation a un rôle déterminant sur la bonne adoption des outils SIRH au sein de l’entreprise. Les administrateurs et services RH doivent être formés à l’utilisation de la solution afin de tirer pleinement potentiel de l’outil. Afin de guider les utilisateurs finaux (collaborateurs, managers) dans le logiciel, il est important de mettre des ressources à leur disposition tels que des tutoriels d’utilisation qui faciliteront la prise en main de la solution.
Pour conclure…
En mettant en œuvre ces cinq facteurs clés de succès, les organisations peuvent accroître considérablement leurs chances de réussite dans la mise en place d’un projet SIRH et tirer pleinement parti des avantages qu’il offre en termes d’efficacité et de productivité des processus RH.
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