La gestion des temps des collaborateurs constitue un pilier fondamental de la gestion des ressources humaines au sein des entreprises. Soumise à une réglementation stricte, cette pratique nécessite une attention particulière de la part des employeurs pour assurer à la fois la conformité aux normes légales et une gestion efficace des plannings.
Dans cet article, nous allons explorer en profondeur les obligations légales des employeurs en matière de gestion des temps, l’importance du suivi du temps de travail et enfin, les solutions les plus efficaces pour une gestion optimale du temps de travail en entreprise.
1. Obligations de l’employeur en matière de gestion des temps
1.1 La durée légale de travail :
Conformément à l’article L3121-27 du Code du travail, la durée légale du travail est fixée à 35 heures par semaine, soit 151,67 heures par mois et 1607 heures par an. Cette durée peut être modulée par des accords collectifs, mais en aucun cas réduite en deçà de cette norme. L’employeur est tenu de veiller à ce que les salariés respectent ces horaires et reçoivent une rémunération adéquate pour leur temps de travail.
1.2 La durée maximale de travail :
Les employeurs doivent également s’assurer que les salariés ne dépassent pas les limites légales en termes de durée maximale de travail. Selon les articles L3121-18 et suivants du Code du travail, les salariés ne doivent pas travailler plus de 10 heures par jour et 48 heures par semaine en moyenne sur une période de 12 semaines consécutives. Des dérogations sont possibles dans le cadre d’accords collectifs, mais restent encadrées par des limites strictes.
1.3 Les heures supplémentaires :
Tout dépassement de la durée légale de travail constitue des heures supplémentaires, rémunérées selon des modalités spécifiques. Conformément à l’article L3121-29 du Code du travail, les heures supplémentaires donnent lieu à une majoration de salaire de 25% pour les huit premières heures et de 50% au-delà. De plus, un contingent annuel d’heures supplémentaires est fixé à 220 heures, au-delà duquel le salarié a droit à un repos compensateur obligatoire.
1.4 Les temps de non-activité :
En plus de la durée de travail effective, les employeurs doivent également veiller à respecter les temps de pause, de repos quotidien et hebdomadaire ainsi que les congés payés conformément à la législation en vigueur. Ces périodes de repos sont cruciales pour préserver la santé et le bien-être des salariés et sont régies par les articles L3131-1 et suivants du Code du travail.
1.5 Des cas particuliers :
En fonction du secteur d’activité et des spécificités de chaque entreprise, certains cas particuliers peuvent nécessiter une gestion spécifique des temps de travail. Par exemple, les salariés en forfait jours ou ceux travaillant de nuit sont soumis à des règles spécifiques encadrées par la loi. Les employeurs doivent donc être attentifs à ces cas particuliers et adapter leur gestion des temps en conséquence.
2. Le suivi du temps de travail : une obligation légale
Le suivi du temps de travail est une obligation légale pour les employeurs, inscrite dans le Code du travail français. Cette pratique vise à garantir le respect des normes en vigueur en matière de durée de travail et à assurer une gestion efficace des ressources humaines au sein de l’entreprise.
Voici quelques questions fréquentes sur le suivi du temps de travail en entreprise.
2.1 Que dit la loi sur le suivi du temps de travail ?
La loi impose aux employeurs de mettre en place un système de suivi du temps de travail permettant de décompter précisément les heures effectuées par chaque salarié. L’employeur doit en effet être en mesure de justifier les heures effectuées de ses salariés. Pour cela, il a l’obligation de tenir des documents de preuve, à présenter en cas de contrôle de l’administration mais également sur demande de leurs salariés. Un suivi rigoureux du temps de travail permet de garantir le respect des limites de durée légale de travail, des pauses obligatoires et des jours de repos. Ainsi, les employeurs peuvent s’assurer que leurs pratiques respectent la législation.
2.2 Quand décompter la durée du travail de vos salariés ?
Il est indispensable de décompter la durée du travail de vos salariés lorsqu’ils ne suivent pas un horaire collectif, c’est à dire le même horaire pour l’ensemble d’un service ou d’un atelier.
L’employeur doit alors établir les documents nécessaires au décompte de la durée de travail, des repos compensateurs acquis et de leur prise effective, pour chacun des salariés concernés (article L.3171-2 du code du travail).
La durée du travail de chaque salarié concerné est décomptée selon les modalités suivantes :
- Quotidiennement, par enregistrement, selon tous moyens, des heures de début et de fin de chaque période de travail ou par le relevé du nombre d’heures de travail accomplies ;
- De façon hebdomadaire, par récapitulation selon tous moyens du nombre d’heures de travail accomplies par chaque salarié.
2.3 Quels sont les employés concernés par le suivi du temps de travail ?
Tous les salariés, quelle que soit leur fonction ou leur niveau hiérarchique, sont concernés par le suivi du temps de travail. Cette obligation s’applique à l’ensemble du personnel de l’entreprise, y compris les cadres dirigeants et les salariés en forfait jours.
En effet, l’employeur est tenu d’établir un document de contrôle mentionnant les journées ou demi-journées travaillées par les salariés au forfait jour, qui disposent d’une liberté dans l’organisation de leur temps de travail et de leurs horaires. L’employeur doit également veiller au respect des temps de repos du salarié et s’assurer du caractère raisonnable de sa charge de travail et de la bonne répartition du travail dans le temps, par le biais d’un entretien annuel « Forfait-jours ».
2.4 Quels sont les enjeux pour l’employeur ?
Le suivi du temps de travail permet à l’employeur de garantir le respect des normes légales, de prévenir les litiges avec les salariés et de disposer d’une documentation probante en cas de contrôle par les autorités compétentes.
2.5 Quels sont les risques en cas de manquement ?
Le non-respect des obligations en matière de suivi du temps de travail peut entraîner des sanctions pénales, des litiges avec les salariés et des amendes administratives pour l’entreprise.
En cas de litige, un employeur qui n’est pas en mesure de présenter le décompte des temps de travail effectifs de ses employés est passible d’une amende pouvant aller jusqu’à 2000€ par salarié concerné. A noter : si l’employeur n’est pas en mesure de fournir son propre décompte, les juges se prononceront sur la base des éléments apportés par le ou les salariés.
Peu importe les méthodes de suivi choisies, l’employeur est tenu de conserver les documents de décompte pendant au moins un an afin de pouvoir les présenter en cas de contrôle. Cependant, en pratique, la durée de conservation des documents est d’au moins 3 ans en raison du délai de prescription applicable au paiement des salaires.
3. Les solutions pour un suivi efficace du temps de travail en entreprise
3.1 Le registre manuel
Les horaires de travail et de repos sont consignés manuellement par l’employé dans un registre au format papier ou digital (fichier Excel par exemple). Les fiches de temps sont habituellement signées par l’employé et son supérieur hiérarchique. Bien que cette méthode soit facile à mettre en place, elle présente toutefois plusieurs inconvénients, notamment en raison de son manque de fiabilité (risques d’erreurs, de falsification ou de perte). De plus, la gestion sur papier ou dans un tableur n’est pas idéale pour centraliser les informations et alourdit leur archivage.
3.2 La pointeuse ou badgeuse
Dans l’entreprise, un terminal est installé (à l’entrée, dans la salle de pause, etc.) où les employés doivent présenter leur identifiant unique (badge, carte, etc.) pour signaler le début de leur temps de travail ou de repos. Les données enregistrées sont ensuite traitées pour calculer les absences et les heures supplémentaires réelles. Cette méthode est couramment utilisée dans les sites de production (usines, etc.) et pour les employés de bureau ayant des horaires fixes. Cependant, elle est moins adaptée aux employés en « forfait jours », à ceux qui doivent beaucoup se déplacer (directeurs, commerciaux, etc.) ou qui travaillent régulièrement à distance.
3.3 Le logiciel de GTA (Gestion des Temps & Activités)
Un logiciel de gestion des temps & activités permet aux employés de déclarer leur temps de travail de manière autonome. Les saisies sont simplifiées grâce au pré-remplissage des horaires traditionnels. Ensuite, le responsable vérifie et valide les déclarations via le logiciel GTA. Les données sont enregistrées et archivées en cas de contrôle de l’inspection du travail et les heures sont comptabilisées avec précision pour la préparation de la paie. Un système d’alertes rappelle aux retardataires qu’ils doivent remplir leurs feuilles de temps et informe les responsables et les services RH en cas de non-respect des temps de repos. Le logiciel de GTA permet également une gestion digitalisée des congés et absences des salariés.
Quels sont les avantages de la digitalisation de la gestion des temps & activités ?
La digitalisation du suivi du temps de travail offre de nombreux avantages, tant en termes de fiabilité que d’efficacité. Les logiciels de Gestion des Temps (GTA) permettent de centraliser les données, de produire des rapports d’activité détaillés et de garantir une traçabilité complète en cas de contrôle.
Parmi les solutions de digitalisation du suivi du temps de travail, So’Horsys se distingue par son efficacité et sa simplicité d’utilisation. La solution offre une interface conviviale et intuitive, permettant aux salariés de déclarer leur temps de travail en toute autonomie. Les fonctionnalités avancées de So’Horsys permettent également aux managers de contrôler et valider les déclarations des salariés, de produire des rapports d’activité détaillés et de garantir une conformité totale aux normes légales en vigueur.
Par ailleurs, la solution So’Horsys est conçue pour garantir la conformité légale en matière de gestion du temps de travail. Elle prend en compte les réglementations légales et conventionnelles, ce qui évite les litiges et les sanctions.
So’Horsys propose également des solutions de pointage, physique ou virtuel permettant un suivi rigoureux des temps de travail. Les collaborateurs peuvent facilement pointer leur présence, que ce soit au bureau ou en déplacement.
Conclusion
Pour résumer, la gestion des horaires des employés est une question cruciale pour les entreprises, qui doivent respecter des réglementations strictes à ce sujet. En respectant scrupuleusement les normes légales et en optant pour des solutions digitales efficaces de suivi du temps de travail, les employeurs peuvent assurer une gestion optimale des ressources humaines au sein de leur entreprise. Outre ces avantages pour le suivi du temps de travail, l’implémentation d’une solution de Gestion des Temps et Activités (GTA) est un avantage pour améliorer l’utilisation des ressources et la productivité de l’entreprise, tout en assurant une gestion de la paie plus fiable et précise.
