Le choix d’un système d’information paie est une décision cruciale qui engage l’entreprise pour plusieurs années, souvent une décennie. Cette démarche stratégique ne se limite pas au choix de l’outil, mais intègre de nombreuses dimensions organisationnelles, techniques et humaines.

Dans cet article, découvrez les étapes clés pour sélectionner la meilleure solution de paie adaptée à vos besoins et éviter les écueils fréquents.

1. Ne pas se focaliser uniquement sur l’outil

Si les fonctionnalités de l’outil sont essentielles (gestion de la volumétrie, personnalisation, conformité réglementaire), il est important de ne pas sous-estimer le volet services associés. Ces derniers, souvent négligés, jouent un rôle déterminant dans le bon fonctionnement quotidien de la paie et dans la capacité de l’organisation à répondre aux enjeux RH.

Questions à se poser :

  • Quels processus souhaite-t-on conserver en interne ?
  • Quels aspects de la gestion de la paie pourraient être externalisés ?

Ces réflexions doivent être partagées avec les parties prenantes et intégrées dans les différentes étapes :

  • Cahier des charges : précisez vos attentes fonctionnelles et vos besoins en services.
  • Étude préalable : définissez la cible organisationnelle et les processus à optimiser.
  • Rendez-vous fournisseurs : clarifiez les attentes sur les prestations de services.
  • Contrat : formalisez vos exigences pour éviter les ambiguïtés.

2. Comprendre les modèles proposés sur le marché

Les fournisseurs de solutions Paie et SIRH offrent généralement trois grands modèles de services :

  1. Hébergement + tierce maintenance applicative (TMA)
    Souvent désigné comme modèle SaaS (Software as a Service), il combine hébergement de l’application et maintenance.
  2. Externalisation partielle
    Le prestataire réalise des pré-calculs et des pré-contrôles, tout en laissant une partie des tâches à l’entreprise.
  3. Externalisation complète de la paie
    Le prestataire gère l’ensemble du processus, de l’outil jusqu’aux services métier.

3. Adapter le modèle à vos besoins spécifiques

Il n’est pas nécessaire de se conformer aux modèles préétablis. Personnalisez le niveau de services en fonction des besoins de votre organisation. Il est important de garder la maîtrise de ses choix en discutant avec ces acteurs pour voir dans quelle mesure ils peuvent adapter leurs niveaux de services aux besoins de l’organisation et non l’inverse.

Chez Fortify, nous proposons plusieurs niveaux d’accompagnement afin de répondre à vos besoins spécifiques :

Il est particulièrement essentiel de comprendre comment vont être délivrés les services, qui sont les interlocuteurs, quel va être le niveau de qualité de service et de réactivité proposé, pour voir si cela va convenir.

Lorsque l’on choisit l’externalisation de la paie, on vise avant tout l’optimisation de l’organisation interne. Elle permet :

  • Une optimisation des ressources : réduction du temps passé sur les tâches opérationnelles.
  • Un renforcement des compétences : les collaborateurs montent en expertise pour superviser et challenger le prestataire.

Ce double avantage améliore non seulement l’efficacité de la gestion de la paie, mais aussi la satisfaction globale des équipes RH.

4. Optimiser votre organisation interne

Pour réussir la mise en place d’un nouveau système d’information paie, il est crucial de structurer votre organisation interne afin de piloter efficacement le projet.

Une erreur fréquente consiste à croire que l’ensemble de la responsabilité repose sur le prestataire. En réalité, les responsabilités sont partagées :

  • Le prestataire apporte son expertise technique et ses services.
  • L’entreprise reste garante de l’adéquation des nouveaux processus à son organisation interne et à ses besoins.

Les clés d’une organisation efficace :

  1. Constituer une équipe dédiée : Créez une équipe projet composée de membres clés de votre organisation, notamment des experts paie, des représentants RH, et des parties prenantes IT.
  2. Nommer un chef de projet : Ce dernier sera chargé de piloter les différentes étapes, de coordonner les acteurs internes et externes, et de s’assurer du respect des délais et des objectifs.
  3. Engager les parties prenantes : Impliquez les équipes concernées dès le départ pour anticiper les impacts organisationnels et garantir une transition fluide.
  4. Accompagner le changement : Formez les collaborateurs aux nouveaux outils et processus pour les rendre autonomes et efficaces dès la mise en œuvre.

Un pilotage interne solide est essentiel pour garantir la réussite du projet et maximiser la valeur ajoutée du nouveau système.

Conclusion

Changer de système d’information paie représente bien plus qu’un choix technologique. Il s’agit d’associer un outil performant à des services adaptés et de consacrer un temps équivalent à la réflexion sur ces deux aspects.

Cependant, ce processus peut s’avérer complexe en raison des multiples enjeux : ressources disponibles, budget, maturité de l’organisation, et évolutions réglementaires.

Vous avez besoin d’aide pour réussir votre projet paie ?

Fortify HR Partner vous accompagne à chaque étape de votre transformation. Contactez-nous pour bénéficier de notre expertise !