La gestion de la paie revêt de nombreux enjeux pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) et les grandes entreprises. Avec des volumes importants de données à traiter, des réglementations de plus en plus complexes et la nécessité d’intégrer divers outils RH et financiers, le choix d’un logiciel de paie adapté est essentiel. Quel sont les enjeux spécifiques des ETI et grandes entreprises en matière de paie ? Comment répondre à leurs besoins ? Quels sont les critères clés pour choisir le bon logiciel de paie ? Eléments de réponse dans cet article.
I. Les enjeux des ETI et grandes entreprises en matière de paie
Les ETI et grandes entreprises, qui représentent près de 25 % de l’emploi salarié en France, doivent se tourner vers des solutions qui garantissent efficacité et conformité, tout en permettant une adaptation rapide aux évolutions du marché.
Avant de se pencher sur les critères de sélection d’un logiciel de paie, il est essentiel de comprendre les défis spécifiques auxquels les ETI et grandes entreprises sont confrontées :
1. Évolution constante de la législation sociale
La législation du travail en France est complexe et en perpétuelle évolution. La France est d’ailleurs le pays où la paie est la plus complexe dans le Monde, selon l’Index Mondial de complexité de la Paie (IMPC), publié par Alight en 2023. Les professionnels de la paie doivent suivre attentivement les nouvelles lois, réglementations et conventions collectives pour garantir la conformité des calculs et éviter des sanctions coûteuses. Les changements fréquents en matière de rémunération, cotisations sociales et temps de travail représentent un risque majeur de non-conformité pour les entreprises, pouvant mener à des pénalités ou des litiges avec les salariés.
2. Automatisation et digitalisation
L’adoption de systèmes automatisés de gestion de la paie est une tendance croissante, visant à réduire les erreurs et améliorer l’efficacité. Cependant, la mise en œuvre de ces outils demande des compétences techniques spécifiques pour leur configuration et leur maintenance. Les équipes paie doivent s’adapter à ces nouveaux systèmes et acquérir des compétences en technologie pour répondre aux évolutions du secteur et rester compétitives.
3. Complexité des rémunérations
Les structures de rémunération sont de plus en plus diversifiées : stock-options, primes, avantages en nature, bonus… Gérer cette variété nécessite une compréhension approfondie des réglementations en vigueur et des outils performants pour garantir l’exactitude des bulletins de salaire. Un traitement erroné peut entraîner des problèmes de conformité et des tensions avec les salariés.
4. Gestion des temps de travail
Avec l’essor des horaires flexibles et du télétravail, la gestion du temps de travail devient un défi majeur pour les services paie. Les heures supplémentaires, les congés, les absences ou encore les jours de repos doivent être correctement comptabilisés pour garantir un calcul juste des salaires et avantages sociaux. L’usage d’un système de gestion des temps & activités performant est indispensable pour assurer la précision des données et réduire les erreurs.
5. Sécurité et confidentialité des données
La gestion de la paie implique la manipulation de données sensibles (informations bancaires, taux d’imposition, cotisations sociales, etc.), ce qui expose les entreprises à des risques accrus de cyberattaques. La protection des données est essentielle pour éviter les violations de la vie privée et garantir la conformité avec le RGPD. Mettre en place des mesures de sécurité robustes, telles que des systèmes basés sur le cloud, une authentification à deux facteurs et le chiffrement des données, est désormais incontournable pour garantir la sécurité et la conformité des opérations.
II. Les critères clés pour choisir un logiciel de paie
1. Dimension technologique : Robustesse, intégration et évolutivité
Lorsqu’il s’agit de choisir un logiciel de paie, plusieurs critères technologiques sont à considérer :
- Scalabilité :
Un logiciel de paie doit être capable de s’adapter à la croissance de l’entreprise. Il doit pouvoir gérer un nombre croissant d’employés et des données de plus en plus volumineuses sans compromettre ses performances. Par exemple, si l’entreprise envisage d’ouvrir de nouveaux sites ou d’étendre ses activités à l’international, le logiciel doit pouvoir s’ajuster facilement.
- Mise à jour légales et conventionnelles automatiques :
Un logiciel de paie efficace doit proposer des mises à jour automatiques des législations et des conventions collectives. Cela garantit que les entreprises restent conformes aux normes en vigueur sans nécessiter d’intervention manuelle constante, réduisant ainsi le risque d’erreurs et de non-conformités.
- Intégration avec d’autres solutions SIRH :
La capacité d’intégration est essentielle. Un bon logiciel de paie doit pouvoir communiquer avec d’autres outils RH, tels que la gestion des talents, des absences ou des avantages sociaux, afin de centraliser les processus et de gagner en efficacité.
- Sécurité des données :
La protection des données sensibles est primordiale. Assurez-vous que le logiciel respecte les normes de sécurité en vigueur, notamment le RGPD, afin de garantir la confidentialité des informations. De plus, les entreprises devraient rechercher des solutions qui offrent des options de sauvegarde des données et de récupération en cas de sinistre.
- Technologie SaaS :
L’adoption d’une solution SaaS permet un accès sécurisé et à distance aux outils de paie, tout en réduisant les coûts d’infrastructure et en facilitant les mises à jour. Cela permet également de bénéficier de nouvelles fonctionnalités sans nécessiter de lourds investissements matériels.
- Analyse et reporting :
Un bon logiciel de paie doit inclure des outils d’analyse et de reporting. Cela permet aux responsables RH et aux dirigeants d’accéder à des informations en temps réel sur les coûts de main-d’œuvre, les congés, et d’autres indicateurs de performance, facilitant ainsi la prise de décision stratégique.
2. Dimension service : Support, accompagnement et conformité
En parallèle des critères technologiques, la dimension service joue également un rôle majeur dans le choix d’un logiciel de paie :
- Accompagnement sur mesure :
Il est important de choisir un prestataire qui offre un support réactif et un accompagnement personnalisé, capable de répondre aux enjeux spécifiques des ETI et grandes entreprises, notamment en termes de localisations multiples et de règles spécifiques. Une approche proactive dans la gestion des problèmes peut faire toute la différence.
- Expertise réglementaire :
Les entreprises doivent se conformer à des obligations légales complexes. Il est donc essentiel de choisir un prestataire qui a une bonne connaissance des évolutions de la législation et qui s’engage à mettre à jour sa solution en conséquence. Participer à des formations régulières peut également aider à rester informé des changements réglementaires.
- Formation et support utilisateur :
La mise en place d’un nouveau logiciel doit s’accompagner d’une formation adéquate et d’un support accessible pour garantir une montée en compétences des utilisateurs et optimiser l’utilisation de l’outil. Des webinaires, des tutoriels en ligne et un accès à une base de connaissances peuvent également être de précieux atouts.
III. Zoom sur la solution Teams RH de Cegedim Business Services
Parmi les solutions disponibles sur le marché, Teams RH se démarque en tant qu’outil particulièrement adapté aux besoins des ETI et grandes entreprises. Socle de la solution Teams RH, Teams Paie propose un paramétrage standard des règles légales et conventionnelles adapté à tous types d’entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. Grâce à son moteur de calcul performant, Teams Paie permet une automatisation complète du cycle de paie, de la collecte des variables jusqu’à l’édition des bulletins de salaire. Cette solution s’avère être un atout majeur pour la gestion efficace de la paie au sein des entreprises.
- Un outil modulaire et évolutif :
Avec sa solution Teams RH, Cegedim Business Services offre une plateforme flexible, capable de s’adapter aux besoins changeants des entreprises, quel que soit leur secteur d’activité. Les entreprises peuvent choisir les modules qui correspondent à leurs besoins spécifiques, que ce soit pour la paie, la gestion des temps ou encore la gestion des talents.
- Une base de données unique :
Grâce à la base de données centralisée de Teams RH, toutes les informations provenant des processus décentralisés (portail, application mobile, gestion du temps et des activités, épargne salariale, etc.) sont intégrées en temps réel dans la base de paie. Cela garantit une qualité et une fiabilité optimales des données du Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH), notamment pour la Déclaration Sociale Nominative (DSN), le reporting et le bilan social.
- Conformité légale :
Teams RH est constamment mis à jour pour suivre les évolutions réglementaires, garantissant ainsi la conformité légale des traitements de paie. Il s’agit d’un logiciel de paie multi-conventions ce qui permet de gérer plusieurs secteurs d’activités. Cela permet ainsi d’automatiser la gestion de la paie des salariés selon les modalités de la convention collective.
- Sécurité des données :
Cegedim Business Services prend la sécurité des données très au sérieux. La solution met en œuvre des mesures de sécurité robustes, notamment le chiffrement des données, des protocoles d’accès stricts et des audits réguliers pour garantir la protection des informations sensibles, tout en respectant les exigences réglementaires.
- Outil de reporting :
Les tableaux de bord et les indicateurs de pilotage inclus offrent une vue claire et maîtrisée des différentes étapes du processus de paie. Des contrôles métiers assurent l’exactitude des résultats de la paie, garantissant ainsi une gestion efficace et fiable.
En tant que partenaire intégrateur de Cegedim Business Services, Fortify assure un accompagnement complet, du paramétrage au déploiement, en passant par la formation des équipes, afin de garantir une transition fluide vers la nouvelle solution. Nous mettons un point d’honneur à personnaliser notre approche selon les besoins de chaque client.
IV. Conseils d’experts pour le choix d’un logiciel de paie
Pour vous aider à affiner votre choix de logiciel de paie, voici quelques conseils d’experts :
- Effectuer une analyse des besoins :
Avant de choisir un logiciel, il est crucial de réaliser une analyse approfondie de vos besoins spécifiques. Impliquez toutes les parties prenantes, y compris les ressources humaines, la DSI & les équipes paie, pour recueillir leurs attentes et préoccupations.
- S’appuyer sur des experts pour sécuriser son projet :
Choisir une solution paie est complexe : en plus d’être face à une multitude d’offres, la sélection doit se faire sur la base de votre existant et de vos besoins, qui sont très difficiles à identifier. Il peut donc être opportun de s’appuyer sur un cabinet conseil SIRH qui vous aidera à bien définir votre projet et choisir la solution la plus adéquate en fonction de vos objectifs.
- Considérer la compatibilité future :
En plus de répondre à vos besoins actuels, le logiciel choisi doit également être capable de s’adapter à vos exigences futures. Pensez à la croissance de votre entreprise, aux changements potentiels dans votre secteur d’activité et à l’évolution de la législation.
- Demander des démonstrations et des références :
Afin de vous projeter au mieux, il est essentiel d’assister à des démonstrations des logiciels qui vous intéressent. Par ailleurs, consulter les références d’autres entreprises ayant déjà utilisé la solution peut fournir des perspectives précieuses sur ses avantages et ses inconvénients.
V. Conclusion
En résumé, le choix d’un logiciel de paie performant est crucial pour la gestion RH des ETI et grandes entreprises. Des solutions telles que Teams RH se présentent comme une option complète et évolutive, capable de répondre à leurs besoins spécifiques.
Le Groupe Fortify vous accompagne dans votre projet Paie de la phase de réflexion jusqu’au déploiement opérationnel de votre solution. Grâce à notre connaissance approfondie des systèmes Paie et SIRH, nous vous aidons à choisir et mettre en place la solution qui répond le mieux à vos besoins, en toute neutralité.
De l’audit initial à la mise en place, en passant par le déploiement et l’amélioration continue, nos experts vous accompagnent à chaque étape de votre projet !
