Pré-onboarding : comment réussir cette étape (trop) souvent négligée ?

Entre la signature du contrat et le premier jour  du collaborateur, il peut se passer plusieurs semaines voire plusieurs mois… parfois sans aucun échange. En effet, près de 20 % des nouveaux collaborateurs n’ont eu aucun contact avec leur futur employeur avant leur arrivée (étude Ipsos x Workelo, 2024).

Résultat : une perte d’engagement, démotivation, voire abandon du poste avant même de commencer.

Les attentes sont pourtant claires : les collaborateurs attendent une prise de contact proactive pour se sentir attendus… et engagés.

Dans cet article, découvrez les enjeux du préboarding, les bonnes pratiques à adopter et comment un SIRH peut structurer cette phase clé.

Qu’est-ce que le pré-onboarding ?

Le pré-onboarding, ou préboarding, désigne l’ensemble des actions mises en place entre l’acceptation d’une offre d’emploi et l’arrivée effective du collaborateur.

Cette phase diffère du onboarding, qui commence à l’arrivée du collaborateur et vise à faciliter sa prise de poste, sa montée en compétences et son intégration opérationnelle dans l’équipe. Le pré-onboarding, quant à lui, agit en amont : il prépare l’arrivée avant même que la collaboration ne commence concrètement.

Souvent perçue comme une zone “blanche”, cette période peut pourtant être stratégique pour :

• Maintenir la motivation du candidat,
• Réduire le risque de désistement,
• Préparer une intégration plus fluide.

Les enjeux du pré-onboarding : un moment clé, trop souvent sous-estimé

La période entre la signature du contrat et le premier jour est souvent considérée comme neutre par les entreprises. Pourtant, pour les futurs collaborateurs, c’est une phase cruciale, chargée d’attentes, d’émotions et de doutes qui façonnent la première impression durable.

Selon une étude de Brandon Hall, 84 % des talents ont une perception plus positive de l’entreprise lorsque le pré-onboarding est bien organisé.

1. Rassurer sur le choix effectué

Le doute peut persister après la signature : selon Workelo, 36 % des salariés continuent à consulter des offres d’emploi pendant leur intégration. Une simple prise de contact personnalisée (mail, appel, message) peut grandement renforcer la confiance et limiter ce risque.

2. Montrer que la prise de poste est attendue

Toujours selon Workelo (2024), un collaborateur sur cinq n’a aucun contact avec son futur employeur entre la signature et le jour J. Ce silence peut laisser un sentiment d’abandon, d’indifférence, et entamer durablement la motivation. Créer un lien régulier en amont est donc indispensable.

3. Faciliter la projection dans son futur rôle

Lors du préboarding, les futurs collaborateurs expriment un besoin fort de visibilité pour se projeter sereinement dans leur nouveau poste. Selon une étude Workelo (2024), 80 % d’entre eux souhaitent avoir une vision claire du programme d’intégration.

Pour aider le collaborateur à se projeter, communiquez-lui un planning clair des premières semaines, un guide d’accueil avec les outils et contacts clés, et un organigramme de l’équipe.

4. Créer des liens humains avant l’arrivée

Toujours selon Workelo, 80 % des futures recrues considèrent qu’il est important de mieux connaître leur future équipe avant leur arrivée. Favoriser des échanges authentiques avec les managers ou collègues dès le préboarding transforme cette phase en une véritable expérience humaine. Les collaborateurs engagés dès le départ sont ainsi plus rapidement opérationnels et investis.

5. Cultiver l’adhésion à la culture d’entreprise

Selon Workelo, 72 % des futures recrues estiment important d’avoir accès à un livret d’accueil et à des contenus variés avant leur arrivée. Ces ressources permettent de transmettre les valeurs, les codes, l’ambiance et les rituels de l’entreprise, renforçant ainsi le sentiment d’appartenance

Le SIRH, un allié stratégique pour un pré-onboarding fluide

Mal préparée, la phase de pré-onboarding peut vite devenir chronophage pour les équipes RH et frustrante pour les nouveaux arrivants. À l’inverse, lorsqu’elle est digitalisée, elle gagne en efficacité, en fluidité… et en attractivité.

C’est aussi une attente forte des jeunes talents : selon une enquête Workelo – Ipsos (2024), 74 % des 18-24 ans souhaitent un accompagnement digital en complément du présentiel lors de leur intégration.

C’est là que le SIRH entre en jeu : il structure, automatise et personnalise l’ensemble du parcours d’accueil avant même le premier jour. Voici ses principaux atouts :

Centraliser l’information avec un portail de pré-onboarding

De plus en plus de SIRH proposent un espace self-onboarding dédié aux nouveaux arrivants.

Objectif : donner accès à une plateforme unique, dès la promesse d’embauche, avec :

• Des documents de présentation de l’entreprise  (livret d’accueil digital, organigramme, trombinoscope…)
• Une présentation des équipes ou de la culture d’entreprise
• Des vidéos de bienvenue ou témoignages collaborateurs
• Un aperçu du déroulement des premières semaines
• Des éléments pratiques : plan d’accès, horaires, outils utilisés…

💡 Cet espace devient un véritable sas d’entrée, rassurant et engageant.

Automatiser les échanges et tâches administratives

Le digital permet aussi de simplifier la logistique RH en automatisant les démarches dès la signature :

Comment fonctionne le logiciel de pré-onboarding ?

• Envoi d’un email de bienvenue personnalisé à la nouvelle recrue pour se connecter à son espace personnel
• Invitation à compléter sa fiche salarié et ses informations personnelles (numéro de téléphone, adresse, numéro de sécurité sociale…)
• Dépôt facilité des documents administratifs (RIB, carte vitale, pièce d’identité…)
• Rappels automatisés pour les pièces manquantes ou les deadlines
• Relances ou messages personnalisés à fréquence régulière
• Signature électronique des documents administratifs

👉 Résultat : moins de friction pour les RH, plus de fluidité pour le collaborateur.

Humaniser la relation à distance

 💡 Le saviez-vous ? La veille de leur arrivée, 46 % des futurs collaborateurs se disent stressés, et 18 % se sentent soucieux. (étude Workelo)

Pour apaiser ces tensions, le meilleur levier reste la communication : un contact anticipé, des informations claires et une relation déjà engagée permettent de transformer l’appréhension… en enthousiasme.

Le digital ne doit pas effacer la dimension humaine, mais la soutenir :

• En organisant des échanges en visioconférence avec RH, manager ou équipe
• En diffusant des vidéos “off” de la vie d’équipe
• En créant du lien même à distance, via chatbot ou messagerie interne pour répondre aux questions éventuelles

4 idées concrètes pour structurer votre pré-onboarding

Voici 4 leviers simples mais puissants, testés sur le terrain :

1. Un kit de bienvenue personnalisé

Dès la signature, envoyez un pack digital comprenant :

• Un mot d’accueil du manager ou de la direction
• Le programme des deux premières semaines
• Des infos pratiques : horaires, dress code, accès, outils, contacts
• Des témoignages de pairs ou d’anciens candidats

👉 Bonus : une touche de fun (playlist de l’équipe, lexique des expressions maison…)
📩 Astuce : automatisez l’envoi via votre SIRH 

2. Des points de contact réguliers

Organisez 1 à 2 échanges (même courts !) avant l’arrivée avec :

• Le RH (pour répondre aux questions et rassurer)
• Le manager (pour initier la relation)
• Un binôme ou futur collègue (pour humaniser l’attente)

💬 Même un message vaut mieux que le silence : ces touches créent une première relation de confiance.

3. Une to-do engageante avant l’arrivée

Pour impliquer le collaborateur, n’hésitez pas à lui confier quelques « missions » utiles et ludiques pour l’aider à s’intégrer.

Quelques idées :

• Remplir une fiche de présentation originale (portrait chinois, super-pouvoir imaginaire, passions…) pour se présenter au reste de l’équipe

• S’abonner à la newsletter interne ou rejoindre le canal Teams de son équipe

• Répondre à un mini-quizz sur la « culture d’entreprise »

📌 L’objectif : faire sentir au collaborateur qu’il fait déjà partie de l’équipe.

4. Un avant-goût de la culture d’entreprise

N’attendez pas le jour J pour faire rayonner votre marque employeur. Faites découvrir votre culture d’entreprise en amont :

• Partagez la newsletter interne
• Diffusez des photos de moments d’équipe
• Envoyez une vidéo interne avec des témoignages spontanés

🎥 Montrez vos valeurs en action, pas en slide.

En conclusion : le pré-onboarding, levier d’engagement stratégique

En 2025, préboarding is the new onboarding 😉

Ce moment “entre deux” n’est plus une simple phase d’attente : c’est un levier RH stratégique pour fidéliser les talents dès la promesse d’embauche.

En structurant cette phase avec des outils digitaux adaptés et des gestes simples mais marquants, vous créez une expérience candidat fluide, chaleureuse et cohérente.

Optimisez votre expérience collaborateur dès le premier contact !

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