Les erreurs sur la paie sont malheureusement fréquentes. En effet, Selon un sondage Ifop de 2015, un salarié français sur trois a déjà constaté une erreur sur sa fiche de paie. En plus des risques juridiques encourus, un manque de rigueur sur la gestion de la paie peut être préjudiciable pour votre marque employeur. Disparités de rémunération, erreurs liées à l’application de la convention collective, DSN erronées… font partie des erreurs de paie les plus fréquentes.
Il existe heureusement des solutions pour fiabiliser votre paie et préserver ainsi votre marque employeur ! Dans cet article, Fortify vous explique pourquoi et comment sécuriser la gestion de votre paie.
Pourquoi est-il important de fiabiliser sa paie ?
Conformité de la paie : que dit la loi ?
Depuis 2018, la loi impose l’édition d’un bulletin de paie clarifié, afin de faciliter la lecture et le contrôle par les salariés de leur fiche de paie. Le bulletin de salaire doit toujours comporter les mentions obligatoires suivantes :
- Informations sur l’entreprise et le salarié
- Détails de la rémunération
- Liste des cotisations sociales
- Versements et retenues
- Prélèvement à la source
- Rémunération nette
- Mentions juridiques (conservation des bulletins notamment)
Attention ! Vous devez être très vigilant sur sa mise en forme. L’employeur personne physique peut être sanctionné d’une amende de 450 euros en cas de bulletin erroné ou non remis aux salariés.
💡 Bon à savoir :
- En cas d’erreur au bénéfice de l’entreprise : le salarié dispose d’un délai de 3 ans, à compter de la date de versement du salaire, pour contester une fiche de paie et saisir le Conseil des Prud’hommes. Le conseil peut alors exiger le paiement de ces sommes, majorées d’intérêts de retard ainsi que des dommages et intérêts supplémentaires.
- En cas d’erreur au bénéfice du salarié : l’employeur est en droit de récupérer les sommes perçues, et ce durant trois ans, notamment par des retenues de salaire.
Erreur de paie : quel impact sur la marque employeur ?
Au-delà des risques juridiques et financiers encourus, des erreurs fréquentes sur la paie peuvent générer une perte de confiance de la part des salariés, ainsi que des tensions en interne. Un manque de rigueur sur la paie aura des impacts négatifs au sein de l’entreprise qui peuvent fortement dégrader la réputation de l’entreprise mais également la marque employeur.
Ainsi, il est essentiel de tout mettre en œuvre pour sécuriser la gestion de votre paie !
Comment optimiser et fiabiliser votre paie ?
1. Automatiser la paie via une solution digitale
La gestion de la paie est particulièrement chronophage et peut être facilement source d’erreurs. Compte tenu de la complexité de la paie et des évolutions légales et conventionnelles en continu, il est indispensable de disposer d’une solution de paie performante. Plébiscitée par les gestionnaires de paie, la solution de paie en SaaS Silae permet une automatisation de l’intégralité du cycle de paie :
- Edition des bulletins
- Fichier de virement de salaire SEPA
- Déclarations sociales
- Fichier des écritures comptables
- Etats de contrôle.
Pour une paie fiable et juste, l’étape du paramétrage initial du logiciel est capitale. Ainsi, les experts Fortify réalisent pour vous le paramétrage de votre solution en fonction de vos spécificités et de vos conventions collectives. C’est la qualité de ce paramétrage qui conditionnera la conformité de vos fiches de paie et vous permettra de gagner un temps précieux. De plus, un bon paramétrage vous permettra d’établir une DSN fiable en transmettant les données adéquates.
💡 Bon à savoir :
Pour encore plus de sérénité, Fortify propose une formule « Accompagnement paie ». Vous bénéficiez ainsi d’un support au quotidien par nos experts, sur vos problématiques paie et sociale et sur l’utilisation de la solution Silae.
2. Simplifier la gestion des EVP
Les éléments variables de paie sont par nature fluctuants et font donc logiquement évoluer la rémunération des salariés d’un mois à l’autre (primes, congés, heures supplémentaires, notes de frais, tickets restaurants etc.) Il va sans dire que la gestion des Eléments Variables de Paie (EVP) est un sujet crucial en entreprise et demande une grande vigilance lors de la réalisation des fiches de paie. L’enjeu est donc de simplifier et fiabiliser la collecte de ces fameux EVP.
La solution ? Mettre en place un SIRH afin de dématérialiser les données et process liés aux EVP : les congés, le nombre d’heures travaillées, les dépenses professionnelles, les primes etc. Le SIRH va permettre de fiabiliser l’ensemble du processus grâce à un workflow de validation des EVP. Vous évitez ainsi la ressaisie et la transmission de fichiers auprès des différents services.
L’atout d’une solution telle que Silae, est sa possibilité d’interfaçage avec vos différents logiciels RH (gestion des temps, notes de frais, congés et absences…)
Par exemple, les données saisies sur votre solution de GTA vont être transmises automatiquement vers la paie pour alimenter les EVP qui découlent des temps (heures supplémentaires, tickets restaurant…) mais aussi des activités (prime d’activité, salissures…). Vous pouvez également interfacer Silae avec votre logiciel de gestion des notes de frais, qui seront ainsi basculées vers la paie en quelques clics. Il en va de même pour la gestion des congés et absences dont les informations seront automatiquement transmises vers la paie.
3. Suivi des évolutions légales et conventionnelles en continu
Une des grandes difficultés du métier de gestionnaire de paie est la nécessité d’assurer une veille réglementaire en continu. Pour leur simplifier la tâche, Silae intègre nativement plus de 800 conventions collectives. Le mode SaaS permet une mise à jour légale et conventionnelle automatique et en temps réel. La veille est effectuée au quotidien par des spécialistes du droit social, pour une réactivité maximale et une paie 100% fiable !
4. Réaliser des audits de conformité
Pour sécuriser votre paie, il est important de réaliser régulièrement des audits de conformité pour assurer la conformité réglementaire de votre paie. Cette prestation de conseil personnalisée vise à mesurer les écarts entre vos pratiques de paie et les règles applicables.
L’audit de conformité de la paie intègre un diagnostic des anomalies ainsi que des préconisations sur les correctifs à mettre en place pour sécuriser vos pratiques. L’objectif : aboutir à une paie 100% fiable et conforme ! Toutes les entreprises du secteur privé, quel que soit leur effectif, mais également les établissements publics peuvent tirer bénéfice d’un audit de leur paie.
💡 Bon à savoir :
Vos règles de paie ne sont pas assez structurées ? Vous avez besoin de structurer et harmoniser vos pratiques ? Fortify Conseil RH vous propose la rédaction de votre livre blanc paie et social. Ce document rassemble les bonnes pratiques et détaille les règles de calcul à suivre en interne pour la production des documents de paie et RH.
5. Externaliser sa paie à des experts
Si vous ne disposez pas des ressources en interne, il est également possible de faire appel à un expert de la paie qui réalisera pour vous la gestion de votre paie. L’externalisation de votre paie vous permet d’économiser un temps considérable afin de vous concentrer sur votre cœur de métier. Vous gagnez également en sérénité en vous appuyant sur le savoir-faire d’experts en paie dédiés à votre entreprise.
