Le solde de tout compte est un document incontournable dans la gestion de la fin de contrat. Employeurs et salariés doivent bien comprendre son rôle, son contenu, et ses implications légales pour éviter toute confusion ou litige. Voici tout ce qu’il faut savoir pour maîtriser cette étape essentielle.
1. Qu’est-ce que le solde de tout compte ?
Le solde de tout compte est un document formel remis au salarié lors de la fin de son contrat de travail, quel qu’en soit le motif (démission, licenciement, fin de CDD, départ à la retraite, etc.). Ce document récapitule toutes les sommes dues par l’employeur au salarié : salaire, primes, congés payés, et indemnités de rupture.
Quand est-il remis ?
Il doit être fourni au plus tard le dernier jour travaillé par le salarié, que ce soit dans le cadre :
- D’une démission,
- D’un licenciement,
- D’un départ à la retraite,
- Ou de la fin d’un CDD.
Bon à savoir
Le solde de tout compte est habituellement remis par l’employeur en main propre au salarié. Il peut également être envoyé par courrier, via une LRAR. De plus en plus d’employeurs optent pour l’envoi électronique du SDCT avec accusé de réception et demande de signature électronique.
Il arrive parfois que l’employeur ne remette pas le solde de tout compte dans les délais prévus. Cela peut s’expliquer par diverses raisons, notamment des retards liés à l’envoi par courrier. Bien que l’employeur puisse bénéficier d’une certaine tolérance pour un léger retard, il reste tenu de respecter un délai raisonnable.
Pourquoi est-il important ?
Le solde de tout compte permet de clore la relation contractuelle entre les deux parties. En signant un reçu, le salarié reconnaît avoir perçu les sommes qui lui sont dues. Toutefois, il peut contester le montant dans un délai de 6 mois.
2. Quels éléments comprend le solde de tout compte ?
Bien qu’il n’existe pas de modèle strictement standardisé par la loi, le solde de tout compte répond à certaines exigences légales et doit inclure des informations essentielles. Tout d’abord, il doit obligatoirement comporter le montant, détaillé, dû par l’entreprise au salarié. Voici les principaux éléments inclus dans le solde de tout compte :
- Le salaire du mois en cours : Calculé au prorata si le salarié quitte l’entreprise avant la fin du mois.
- Les congés payés non pris : Une indemnité compensatrice pour les congés acquis mais non utilisés.
- Les primes : Cela peut inclure un 13e mois, une prime de performance ou d’ancienneté, calculée au prorata si nécessaire.
- Les heures supplémentaires ou complémentaires : Non réglées à la date de départ.
- Les indemnités de rupture.
- Indemnité légale ou conventionnelle en cas de licenciement.
- Indemnité de précarité (10 % des rémunérations brutes) pour les CDD.
- Les éventuels jours de repos compensateurs ou autres avantages en cours.
Par ailleurs, le document doit être daté et signé par l’employeur. Il est toutefois recommandé d’indiquer :
- la mention “solde de tout compte” ;
- l’identité et les coordonnées du salarié ;
- l’identité et les coordonnées de l’entreprise ;
- la mention “établis en deux exemplaires, dont un remis au salarié”.
Bon à savoir
Des logiciels de paie comme My Silae, Teams RH, ou ADP permettent de générer automatiquement un SDTC conforme en :
- Calculant toutes les sommes dues avec exactitude.
- Intégrant les règles spécifiques de l’entreprise (conventions collectives, primes).
- Fournissant un document professionnel et structuré prêt à être remis au salarié.
3. Comment calculer le solde de tout compte ?
Le calcul repose sur plusieurs étapes et méthodes, notamment :
1. Salaire au prorata
Si le salarié ne termine pas le mois complet, son salaire est ajusté :
Formule : (Salaire mensuel brut ÷ Nombre de jours travaillés dans le mois) × Nombre de jours réellement travaillés.
2. Congés payés non pris
Deux méthodes s’appliquent pour calculer l’indemnité compensatrice :
- Méthode du maintien de salaire : Salaire brut ÷ 26 × Jours ouvrables restants.
- Méthode du 10e : Total des rémunérations brutes × 10 %.
3. Indemnité de rupture
Selon le contexte de la fin de contrat (licenciement, rupture conventionnelle, fin de CDD), cette indemnité varie. Les conventions collectives peuvent prévoir des montants supérieurs au minimum légal.
4. Primes au prorata
Les primes annuelles (13e mois, prime de performance, etc.) sont recalculées en fonction du temps travaillé.
Exemple concret
Un salarié en CDI quitte l’entreprise le 15 mars avec un salaire brut de 2 500 € et 5 jours de congés payés non pris.
- Salaire au prorata : 2 500 € ÷ 31 jours × 15 jours = 1 210 €
- Congés payés : 2 500 € ÷ 26 × 5 jours = 481 €
- Total brut : 1 691 €
4. Quelles sont les obligations de l’employeur ?
Lors du départ d’un salarié (Offboarding), l’employeur doit respecter plusieurs règles pour être en conformité avec la législation :
Remise des documents obligatoires
Lors du départ du salarié, trois documents doivent être remis :
- Le solde de tout compte détaillant les sommes dues.
- Le certificat de travail, qui atteste des dates et fonctions exercées.
- L’attestation Pôle emploi, permettant au salarié de faire valoir ses droits au chômage.
Signature du reçu pour solde de tout compte
Le salarié peut signer un reçu pour attester de la remise des montants dus. Cependant, cette signature ne prive pas le salarié de son droit de contestation dans un délai de 6 mois.
Paiement immédiat des sommes dues
Les montants indiqués dans le solde de tout compte doivent être réglés au moment de la remise du document.
5. Les risques d’un SDTC non conforme
Un solde de tout compte mal calculé ou non conforme aux règles légales peut avoir des conséquences importantes pour l’entreprise, tant sur le plan financier que sur celui de son image et de ses relations avec les anciens salariés. Voici les principaux risques encourus :
1. Contentieux avec l’ancien salarié
Un salarié peut contester son solde de tout compte devant les prud’hommes s’il estime que des montants lui sont dus (congés payés non réglés, indemnités de rupture sous-évaluées, primes oubliées, etc.).
Bon à savoir :
Si le salarié a signé le reçu de solde de tout compte, il dispose d’un délai de 6 mois pour contester les sommes perçues. Si la contestation porte sur des sommes absentes du décompte, dans ce cas le délai est porté à 3 ans.
Si le salarié n’a pas signé lé SDTC, il peut engager des poursuites devant le conseil des prud’hommes dans les délais suivants :
- 1 an si le montant concerne la rupture du contrat ;
- 2 ans si cela concerne un litige entre le salarié et l’employeur intervenu pendant l’exécution du contrat de travail ;
- 3 ans pour tout ce qui relève des salaires.
2. Sanctions financières
En cas de non-respect des règles légales ou de la convention collective applicable, les juridictions prud’homales peuvent imposer :
- Le paiement des sommes dues au salarié, avec des pénalités.
- Des dommages et intérêts en cas de préjudice prouvé (retard de paiement, perte de droits).
3. Atteinte à l’image de l’entreprise
Un litige avec un ancien salarié peut nuire à la réputation de l’entreprise, particulièrement à l’heure des réseaux sociaux et des plateformes où les collaborateurs partagent leurs expériences professionnelles. Une mauvaise gestion peut entacher l’image d’une marque employeur.
4. Non-respect des obligations légales
Le Code du travail impose des délais stricts pour la remise du solde de tout compte et des documents afférents (certificat de travail, attestation Pôle emploi). Tout manquement à ces obligations peut entraîner :
- Une mise en demeure par l’inspection du travail.
- Des sanctions administratives ou des amendes.
5. Impact sur les audits et contrôles
- Lors d’un contrôle de l’URSSAF ou d’un audit interne/externe, un solde de tout compte non conforme peut révéler des failles dans la gestion de la paie ou le respect des règles sociales, entraînant des pénalités ou la nécessité de revoir les processus internes.
6. FAQ sur le solde de tout compte
La signature du salarié est-elle obligatoire ?
Non, mais elle peut faciliter les démarches pour l’employeur. Le salarié conserve son droit de contestation.
Les primes variables sont-elles incluses ?
Oui, elles doivent être prises en compte si elles sont dues au salarié selon les termes de son contrat.
Le solde de tout compte s’applique-t-il en cas de rupture de période d’essai ?
Oui, le principe reste le même : le salarié doit percevoir les montants qui lui sont dus.
L’employeur doit-il obligatoirement envoyer le SDTC au salarié sortant ?
Non, l’employeur n’a pas l’obligation d’envoyer au salarié le solde de tout compte. Ce document est quérable, c’est-à-dire que l’employeur doit le tenir à la disposition du salarié dans l’entreprise à la fin du préavis.
Comment simplifier la gestion du SDTC ?
Les logiciels de paie et de gestion RH tels que Silae, Teams RH ou encore ADP permettent d’automatiser le calcul des différents éléments du solde de tout compte. Ces outils intègrent :
- Les règles légales et conventionnelles (calcul des congés payés, primes, indemnités de rupture, etc.).
- Une gestion en temps réel des données liées au contrat et au temps de travail du salarié.
- La génération automatisée des documents nécessaires (reçu pour solde de tout compte, certificat de travail, attestation Pôle emploi).
En quelques clics, l’employeur peut ainsi produire un solde de tout compte précis, conforme aux exigences réglementaires.
Conclusion
Le solde de tout compte est une formalité incontournable qui marque la fin d’une relation contractuelle. Pour éviter tout litige, il est essentiel de bien calculer les montants dus et de respecter les obligations légales. Si vous êtes employeur, prenez soin de vérifier vos calculs ; si vous êtes salarié, n’hésitez pas à demander conseil en cas de doute.
