Tout employeur (à l’exception des particuliers employeurs) a pour obligation de détenir plusieurs registres. Il s’agit du registre unique du personnel, registre relatif aux conditions de travail, registre du comité social et économique (CSE) et document unique d’évaluation des risques professionnels (DUER ou DUERP). Aujourd’hui, Fortify vous propose un focus sur le Registre Unique du Personnel (RUP). Ce document central permet de garantir une transparence totale sur le personnel employé dans une entreprise.
Découvrez tout ce qu’il faut savoir pour faciliter la mise en place et la tenue du Registre Unique du personnel au sein de votre entreprise !
Registre unique du personnel : définition
Le registre unique du personnel est un document qui récapitule la liste des salariés d’une entreprise. Il doit comporter des mentions obligatoires concernant l’identification des salariés, les dates d’embauche et de départ, les contrats de travail.
La tenue de ce registre constitue une obligation pour l’employeur, dès l’embauche du 1er salarié (ou dès l’arrivée d’un stagiaire).
Les informations inscrites sur le registre unique du personnel se conservent pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement.
A savoir : Ce document concerne tous les employeurs, sauf les particuliers employeurs et les associations ayant recours au chèque emploi associatif.
Le registre unique du personnel concerne tous les salariés de l’entreprise, y compris ceux mis à disposition par les entreprises de travail temporaire et les travailleurs à domicile.
Les obligations de l’employeur
La tenue du registre du personnel est obligatoire pour chaque établissement employant des salariés ou stagiaires. Si vous avez plusieurs établissements, il vous faudra donc un registre du personnel par établissement.
Que doit contenir le RUP ?
Le registre unique du personnel doit impérativement comporter les informations suivantes, dans l’ordre chronologique des arrivées :
- Identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité
- Carrière : emplois, qualifications, date d’entrée et de sortie de l’entreprise
- Type de contrat : CDI, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, contrat d’insertion professionnelle, contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, contrat d’intérim…
- Pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre de travail : le type et le numéro du titre (copie à annexer au registre).
- Pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire, sont à indiquer dans une partie spécifique
Quelles sont les sanctions en cas d’infraction ?
L’absence de registre, le défaut de mise à jour ou l’oubli de mentions obligatoires peuvent entraîner jusqu’à 750 € d’amende par salarié concerné pour les personnes physiques. Et bien sûr jusqu’à 3 750 € pour les personnes morales.
Quelle forme doit revêtir le registre unique du personnel ?
Aucune forme particulière n’est imposée pour la tenue du registre unique du personnel. L’employeur est libre de choisir le format papier ou numérique s’il le souhaite.
Le format papier
Si l’employeur opte pour le format papier, il doit être indélébile et infalsifiable. Il existe des cahiers prévus à cet effet avec des pages numérotées qui ne peuvent pas être remplacées. Les informations doivent être inscrites à l’encre indélébile, et sans ratures ni utilisation de correcteur. Ce format reste peu pratique à tenir à jour et sa gestion particulièrement chronophage pour les services RH.
Le format numérique
Le registre peut-être tenu sur support numérique pour les entreprises qui le souhaitent. La condition étant de maintenir des garanties de contrôle équivalentes au format papier. Pour mettre en place un registre du personnel numérique, il faut consulter au préalable le CSE. Il est également nécessaire de fournir à l’inspection du travail la copie de l’avis rendu. Le registre informatisé doit permettre d’obtenir, sans difficulté d’utilisation, de compréhension et sans risque d’altération, toutes les mentions obligatoires.
Pourquoi digitaliser votre Registre Unique du Personnel ?
La digitalisation de vos processus RH vous permet de centraliser l’ensemble de vos données salariés et facilite ainsi l’édition de votre registre unique du personnel. La solution de gestion du personnel de Fortify vous permet de centraliser l’ensemble de vos données salariés.
Comment un SIRH facilite l’édition du registre du personnel ?
- Réalisez en quelques clics un export au format Excel pour constituer votre registre unique du personnel
- Pour bénéficier d’un registre complet, pensez à ajouter les salariés des 5 dernières années. Archivez-les en amont, même si ceux-ci ont quitté la société.
- Convertissez le fichier dans le format de votre choix pour le rendre « non modifiable »
- Faites signer électroniquement le fichier afin de détenir un registre du personnel indélébile, conformément à la réglementation.
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