Un collaborateur consacre en moyenne 20 minutes à la gestion d’une seule note de frais, moyennant un coût de 53€ pour l’entreprise ! Vous souhaitez faire gagner du temps à vos collaborateurs ? la solution : dématérialiser la gestion des notes de frais. Depuis l’arrêté du 23 mai 2019, les entreprises ne sont plus obligées de conserver pendant 5 ans les justificatifs papier des notes de frais. L’archivage des documents fiscaux et légaux des entreprises peut être aussi bien physique que numérique sous conditions d’archivage à valeur probante pour le format dématérialisé. Fortify vous explique tout ce qu’il faut savoir sur la dématérialisation des notes de frais !
Pourquoi opter pour un outil de notes de frais automatisé ?
Dans un monde professionnel en constante évolution, la gestion des notes de frais peut rapidement devenir une tâche lourde et chronophage. Face à cette réalité, de plus en plus d’entreprises se tournent vers des solutions automatisées pour gagner en efficacité et en productivité.
Gagnez du temps et boostez votre productivité au quotidien
Silae Expense, se positionne comme une solution idéale pour simplifier la gestion de vos notes de frais. Grâce à son interface intuitive et ses fonctionnalités avancées, cet outil vous libère des tâches répétitives et fastidieuses. La synchronisation de la gestion des notes de frais permet un traitement rapide des remboursements, intégrés directement dans la paie et automatiquement transmis en Déclaration Sociale Nominative (DSN).
Un pilotage précis des dépenses de l’entreprise
Avec Silae Expense, vous disposez d’un contrôle total sur vos coûts. L’outil offre une analyse approfondie de vos dépenses, facilitant ainsi le pilotage financier de l’entreprise. Les fonctionnalités d’analyses prédictives vous aident à exploiter efficacement vos données pour prendre des décisions éclairées. Vous pouvez ainsi anticiper les dépenses futures et ajuster vos budgets en conséquence.
Sécurité et conformité : des atouts majeurs
La sécurité de vos données est une priorité. Silae Expense garantit la protection de vos informations tout en respectant les exigences fiscales et juridiques. Cela réduit considérablement le risque d’erreurs ou d’oublis administratifs, vous permettant ainsi de vous concentrer sur l’essentiel : la croissance de votre entreprise.
Anticipez les obligations de la Loi de Finances 2024
L’un des avantages clés de Silae Expense est sa capacité à vous préparer aux évolutions réglementaires. La Loi de Finances 2024 imposera aux entreprises de facturer de manière 100 % dématérialisée. En adoptant dès maintenant nos modules, vous pouvez digitaliser la gestion de vos notes de frais et accélérer votre transformation numérique pour améliorer votre agilité.
2. Comment fonctionne le logiciel Silae Expense ?
Une gestion simplifiée des dépenses
Silae Expense propose une gestion à la dépense qui révolutionne la manière dont les notes de frais sont traitées. La dématérialisation des frais réels est facilitée par un scan intelligent des justificatifs de notes de frais, grâce à la technologie OCR (Optical Character Recognition). En un simple scan, toutes les données pertinentes des justificatifs sont automatiquement extraites, ce qui réduit considérablement le temps passé sur cette tâche.
Indemnités kilométriques et archivage électronique
La gestion des indemnités kilométriques est également automatisée, en conformité avec le barème Urssaf, garantissant une précision et une conformité totale. De plus, Silae Expense offre un archivage électronique à valeur probante des justificatifs dématérialisés dans le coffre-fort électronique sécurisé Silae Dématérialisation. Cela permet non seulement de conserver les documents de manière sécurisée, mais aussi de répondre aux exigences légales en matière de conservation des justificatifs.
Intégration fluide avec Silae Paie
Un autre avantage de Silae Expense est son connecteur avec Silae Paie, qui permet une automatisation complète des remboursements des notes de frais. Les remboursements sont directement intégrés dans la paie, avec un transfert automatique en Déclaration Sociale Nominative (DSN), simplifiant ainsi le processus administratif.
Onboarding en temps réel et accessibilité mobile
L’onboarding des collaborateurs est facilité grâce à la synchronisation automatique des entrées et sorties des salariés. Ainsi, les nouveaux employés peuvent rapidement accéder à l’outil et commencer à l’utiliser sans délais.
Pour couronner le tout, Silae Expense est accessible via une application mobile native (Jenji), disponible sur iOS et Android. Cela permet aux utilisateurs de gérer leurs notes de frais à tout moment et en tout lieu, rendant le processus encore plus flexible et efficace.
3. Les atouts de la digitalisation des notes de frais
Gain de temps et d’argent
Selon une étude, publiée par HRS et la Fondation GBTA, un collaborateur consacre en moyenne 20 minutes à la gestion d’une seule note de frais, moyennant un coût de 53€ pour l’entreprise !
La solution de gestion des Notes de Frais et Déplacements simplifie nettement le processus de saisie des frais et de leur traitement. Les collaborateurs passent ainsi moins de temps sur l’administratif pour se consacrer à leur cœur de métier.
Le pilotage des dépenses est également mieux suivi et optimisé, notamment grâce aux rapports et tableaux de bord disponibles sur la plateforme.
Stockage facilité et conforme à la législation
L’archivage papier n’étant plus obligatoire, vous avez tout intérêt à passer par la gestion des notes de frais digitale. En effet, la réglementation en vigueur vous permet de conserver les justificatifs numérisés, qui ont désormais une valeur probante. Vous gagnez ainsi de la place et éviter le risque de perte des documents.
Marque employeur valorisée
Grâce à la digitalisation des notes de frais, vous libérez vos collaborateurs de tâches administratives chronophages. Ainsi, vos collaborateurs gagnent en autonomie et en rapidité. Ils apprécient pouvoir être remboursé plus rapidement et suivre le remboursement de leurs notes de frais en temps réel. Vous donnez également l’image d’une entreprise tournée vers le digital en phase avec les attentes des générations actuelles !
4. Zoom sur la valeur probante
L’archivage à valeur probante, c’est le fait de garantir le stockage et la restitution de documents de façon fiable, pour en assurer leur bonne conservation et leur intégrité tout au long de leur cycle de vie.
L’archivage à valeur probante se base sur la garantie de 3 grands principes :
- Authentique. L’horodatage et le scellement des documents avant archivage, garantissent l’authenticité
- Intègre. C’est assurer que le document n’a pas été altéré, modifié ou dénaturé depuis sa création. Pour cela, vous devez garantir le stockage confidentiel, traçable et immuable.
- Intelligible. Pour cela le stockage doit se faire au format standard pour permettre leur lisibilité dans le temps (par exemple, PDF)
Pour conclure
Adopter un outil de notes de frais automatisé comme Silae Expense, c’est faire le choix d’une gestion simplifiée et efficace. Gagnez du temps, maîtrisez vos coûts, assurez la sécurité de vos données et anticipez les évolutions réglementaires. La transformation digitale n’est pas un choix, mais une nécessité pour les entreprises souhaitant rester compétitives et réactives. N’attendez plus pour faire le pas vers l’avenir !
Prêt à franchir le cap ? 
