Le suivi des temps de travail est désormais un impératif pour les entreprises. Elles doivent aujourd’hui mettre en place un système de gestion des Temps et des Activités (GTA) qui leur permet de répondre à leurs obligations légales. En effet, la réforme du code du travail voulue par Emmanuel Macron est passée par là. Publiée au journal officiel il y a quelques années (le 23 septembre 2017), elle modifie en profondeur le code du travail et donne une place plus importante aux accords d’entreprise pour permettre aux organisations de gagner en souplesse et en compétitivité. Il faut alors que les entreprises mettent en place ces nouvelles règles et accords afin que l’ensemble des parties prenantes puissent gérer, tracer, mesurer et justifier toutes les informations en cas de litige ou de contrôle.
La Gestion des Temps et des Activités : un moyen de répondre aux obligations légales
Le suivi du temps de travail est une obligation légale pour les employeurs, inscrite dans le Code du travail français. Aujourd’hui, la loi impose aux employeurs de mettre en place un système de suivi du temps de travail permettant de décompter précisément les heures effectuées par chaque salarié. L’employeur doit en effet être en capacité de justifier les heures effectuées de ses salariés. Pour cela, il a l’obligation de tenir des documents de preuve sur les heures effectuées. Un suivi rigoureux du temps de travail permet de garantir le respect des limites de durée légale de travail, des pauses obligatoires et des jours de repos.
La GTA dans la paie s’avère d’autant plus indispensable dans certains secteurs d’activités soumis aux horaires variables, avec du travail posté et quand la paie est très structurée par le temps : heures de nuit, heures supplémentaires…. Les éléments variables sont nombreux et il est alors incontournable d’avoir les outils en place pour les collecter et les gérer facilement et efficacement.
Pour rappel, une solution de GTA complète couvre les domaines suivants depuis la saisie, en passant par la planification jusqu’au suivi analytique :
- La gestion du temps de travail
- Le contrôle de temps de présence via des badgeuses physiques/virtuelles
- La gestion des absences, des activités et des présences
- La planification des ressources (annualisation collective, individuelle, planification de masse, planning collectif…)
- La dématérialisation des demandes d’absences par le biais de workflow
- Le pilotage, le contrôle et le suivi de l’activité
- Le suivi analytique des temps de travail par activités, centres de coûts, projets…
Une des fortes valeur ajoutée de la GTA : Optimiser et stabiliser la paie
Pour les entreprises qui se transforment, qui intègrent de nouveaux périmètres ou métiers… et dans un contexte où les outils sont de plus en plus sophistiqués et où la réglementation autour du travail se complexifie de jour en jour, la stabilité du système de paie est un enjeu plus que stratégique. Il est alors intéressant de pouvoir déporter les calculs le plus possible en amont, grâce à la GTA et de pré-mâcher le travail de la paie pour gagner du temps et sécuriser les paies. N’oublions pas que la qualité de la paie a un impact direct sur le climat social de l’entreprise ! La GTA participe alors à un système de paie plus stable.
En outre, par son biais, elle permet à l’organisation d’être éligible à des offres d’outsourcing de paie, vers lesquelles elles s’orienteraient de façon moins naturelle sans cet apport. Dans ce cas, il s’agit alors d’injecter uniquement des variables dans la paie et les calculs sont fait en amont. En s’appuyant sur une GTA paie fiable et bien construite, l’entreprise s’assure de la qualité des éléments variables qui seront envoyés dans la paie. En stabilisant ainsi la gestion et le traitement de la paie, les services RH se recentrent alors sur des missions à plus forte valeur ajoutée, notamment l’analyse des données et des indicateurs sociaux et jouent réellement leur rôle de Business Partner.
La GTA pour faciliter le quotidien des managers et des collaborateurs
La relation entre le manager et le managé s’opère autour de ses missions, de la réalisation de ses objectifs, mais aussi autour de son temps de travail. Les managers doivent s’équiper d’outils adaptés pour suivre les présences, les activités et les absences de leurs collaborateurs, afin d’interagir efficacement avec leurs équipes et de prendre les bonnes décisions pour piloter leurs activités. Ils ont deux principaux enjeux :
- Gérer les temps de leurs collaborateurs de la manière la moins chronophage et la plus fiable possible
- Optimiser les ressources en s’appuyant sur des outils qui vont les aider à mieux planifier les opérations et à piloter les temps
Avec une GTA efficiente et opérationnelle, les managers bénéficient d’une vision sur le légal, sur les compteurs de modulation annuelle, sur les compteurs externes en relation avec le C.A. et l’afflux de clients pour une prise de décision et un pilotage éclairés des activités. La GTA offre un parfait équilibre entre les enjeux en matière de responsabilisation des managers et l’apport opérationnel des outils de gestion des temps.
La nécessité d’aller vers une approche digitalisée
Certes les équipements en termes de terminaux de badgeage sont de plus en plus présents au sein des organisations, mais il n’est pas rare que la gestion des temps et des activités se fasse encore par la collecte de feuilles de papier, de fichiers PDF qui circulent au sein de l’entreprise. Cette gestion manuelle reste toujours très chronophage pour les services RH et les managers. Toutefois, la crise et le travail à distance, ont fait réfléchir les organisations qui ont compris tout l’enjeu d’une digitalisation du processus pour gagner en efficacité, en rapidité et en sécurité.
Le processus de choix n’est pas binaire. Il dépend beaucoup des enjeux opérationnels de l’entreprise.
Une première option peut être d’opter une GTA intégrée au système de paie avec tous les avantages (intégration native) et les limites que cela procure (moins d’adaptation métier). Les entreprises retiennent souvent cette option lorsqu’elles n’ont pas de besoin réel de pilotage opérationnel. On peut aussi envisager de choisir des systèmes plus opérationnels (Best Of Breed) en veillant à la bonne mise en place et maintenance des interfaces entre les systèmes (il est relativement fréquent que ces interfaces n’existent pas ou qu’elles soient incomplètes)
Projet GTA : des enjeux importants
Mettre en œuvre une GTA consiste à mener un projet impliquant trois acteurs clés : la DRH, la DSI et les directions opérationnelles. Dans des secteurs comme le retail ou le transport, ces directions (par exemple, la direction du réseau ou la direction logistique) jouent un rôle crucial. Elles sont souvent les plus demandeuses d’une solution pour optimiser la planification de leurs activités. Un projet de GTA pour optimiser la paie, c’est un projet RH avec une approche globale. Au-delà de la dimension opérationnelle, il induit également une forte dimension technique comprenant des enjeux d’intégrations avec les différents outils de l’entreprise. On pense à la paie bien sûr, mais également potentiellement aux liens directs avec le système financier (pour des raisons de pilotage analytique, de suivi par affaire), avec les systèmes métier, de production pour récupérer des données (disque temps dans le transports par exemple), ou encore le système logistique…
Chez Fortify RH nous avons développé une grande expertise sur toute la GTA. Nous disposons de nombreuses expériences d’accompagnement clients dans différents secteurs comme le Retail, les Centres d’appel, les organisations tertiaires, l’agro-alimentaire…
Chaque contexte client a des enjeux qui lui sont propres. Notre approche personnalisée et globale d’accompagnement permet de couvrir toutes les dimensions du projet depuis l’analyse des besoins, la définition de la cible, l’aide au choix des solutions, la mise en œuvre du projet et la conduite du changement.
