Souvent perçus comme de simples outils servant à publier des offres d’emploi, les descriptifs de poste, de fonction ou d’emploi sont des leviers essentiels pour la gestion RH et le management. Pourtant, ils sont souvent négligés, jugés difficiles à tenir à jour et à partager efficacement, et donc sous-exploités.
L’intelligence artificielle qui a commencé à se faire une place dans la fonction RH et dans l’activité du recrutement, peut devenir un soutien pour la création efficace des informations utiles à une base de données fiables et dynamique des descriptifs. Les professionnels RH ont donc tout intérêt à optimiser la gestion de leurs descriptifs et d’en tirer un maximum de valeur.
Nous vous expliquons quelques bonnes pratiques pour que vos fiches de poste deviennent la clé de voute de vos processus RH et les apports de l’IA générative.
Une approche structurée pour des fiches de poste efficaces
Des outils adaptés à chaque finalité
Les descriptifs de poste, de fonction et d’emploi se différencient par leur niveau de granularité et leur objectif :
- La fiche de poste (ou descriptif de poste) : Elle décrit précisément les tâches, les contraintes, les interactions, et les compétences spécifiques nécessaires à un salarié. Il est particulièrement utile pour clarifier les attentes tout au long de la relation contractuelle, identifier les axes de développement individuel et structurer les recrutements (profil recherché, critères de sélection, etc.).
- Le descriptif de fonction : Plus général, il regroupe plusieurs postes similaires en termes de pratiques et de responsabilités communes, facilitant ainsi la mutualisation des informations.
- Le descriptif d’emploi : Intégré dans la Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (GEPP), il regroupe souvent plusieurs postes dans une logique plus globale. Il synthétise les activités principales, les compétences requises, les perspectives d’évolution et les passerelles entre les emplois. Il permet d’analyser les effectifs, de planifier les mobilités internes et d’accompagner les transformations organisationnelles.
La fiche de poste : un véritable outil stratégique
Les fiches de poste ne sont pas uniquement des documents techniques : elles constituent une base essentielle pour piloter votre politique RH. Lorsqu’elles sont actualisés et bien structurés, elles favorisent une meilleure transparence, renforcent l’équité et soutiennent l’alignement entre les besoins organisationnels et les aspirations des collaborateurs.
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Tout d’abord, il faut noter que la loi n’encadre pas la fiche de poste. Son contenu est donc libre pour l’entreprise. Néanmoins, la fiche de poste idéale doit être complète et structurée. Il existe des éléments incontournables à intégrer dans vos fiches de poste : contexte du poste, missions et responsabilités, compétences et aptitudes…
Pour simplifier la rédaction de vos descriptifs d’emploi, téléchargez notre modèle de fiche de poste prête à l’emploi, à personnaliser en fonction de vos besoins !
Les bonnes pratiques pour optimiser les fiches de poste
Consolider et fiabiliser la base de données
- Regrouper vos descriptifs dans une base de données unique et unifiée, en collaboration étroite entre RH, managers et collaborateurs.
- Organiser un processus collaboratif d’actualisation régulière des descriptifs, par exemple à travers des revues périodiques.
Utiliser le socle des données pour tous les processus RH
L’utilisation d’une base de données fiables permet de soutenir la cohérence des processus RH et peut servir de référence dans :
- Le recrutement: identifier avec précision les critères de sélection et structurer les entretiens.
- Les révisions salariales : comparer les emplois avec des grilles salariales internes et externes pour garantir l’équité et la conformité légale.
- Les entretiens annuels : évaluer les performances en s’appuyant sur des attendus partagés clairement avec le collaborateur.
- La gestion des compétences : aligner les formations et les exigences des postes.
Analyser les données pour ajuster les politiques RH
Une base de données structurée permet une exploitation efficace et donne une vision globale pour procéder à des analyses. C’est une aide à la décision pour les actions RH et l’anticipation des problématiques RH.
Une base structurée permet notamment d’ :
- Adapter les actions de recrutement aux besoins présents et futurs.
- Organiser les transformations organisationnelles.
- Accompagner les emplois sensibles face aux mutations professionnelles et sociales.
- Anticiper les renouvellements de compétences pour éviter les baisses de performance ou les risques psychosociaux.
- Aligner les compétences disponibles avec les évolutions métiers et les valeurs de l’entreprise.
- Optimiser les mobilités internes en cartographiant les passerelles entre les postes.
Soutenir le reporting RH
L’exploitation des descriptifs bien structurés nourrit et optimise les indicateurs RH. Elle alimente les informations sociales destinées aux partenaires sociaux dans le cadre des consultations obligatoires ou ponctuelles (politique sociale, projets d’organisation, …).
Elle permet de mieux piloter les changements à opérer et de justifier les choix stratégiques auprès des parties prenantes.
L’intelligence artificielle, un assistant pour la rédaction des fiches de poste
L’IA permet de simplifier et enrichir la rédaction
L’IA générative peut jouer un rôle clé dans la rédaction des descriptifs en :
- Proposant des contenus standards, par exemple en listant les compétences techniques et comportementales indispensable pour un poste donné au regard du contexte de l’entreprise (secteurs, effectifs, …).
- Offrant des comparatifs avec les pratiques externes, ce qui permet d’intégrer des pratiques nouvelles et enrichissantes.
Cette automatisation réduit considérablement le temps consacré à la rédaction tout en libérant les RH et les managers pour se concentrer sur des ajustements stratégiques, comme l’identification des soft skills ou des spécificités culturelles de l’entreprise.
Managers et équipes RH restent garants de l’adéquation avec les besoins de l’entreprise
L’IA ne remplace pas l’expertise humaine. Les choix finaux sur les contenus (par exemple, la hiérarchisation des compétences ou l’identification des critères d’évolution) doivent rester alignés avec la stratégie RH et les valeurs de l’entreprise. Le manager et des RH demeurent garant de compléter et vérifier l’adéquation du descriptif avec les besoins spécifiques de leur organisation.
Il ne serait pas pertinent de lisser et d’uniformiser les référentiels avec ceux de toutes les entreprises. Il s’agit plutôt de profiter de processus plus productif et intelligent pour travailler des informations plus complètes.
Pour aller plus loin
Vous souhaitez tirer pleinement partie de vos descriptifs et investir dans des outils de gestion des talents capables de :
- Centraliser les informations dans un référentiel unique.
- Automatiser la mise à jour et la diffusion des descriptifs auprès des collaborateurs et managers.
- Faciliter les analyses croisées entre les données RH (compétences, formations, mobilités, etc.)
- Automatiser la création de cartographies, de passerelles entre les postes.
Vous souhaitez exploiter ces données pour piloter efficacement votre politique RH, renforcer l’expérience collaborateur et soutenir la performance de votre entreprise ?
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